5S – Nền Tảng Cho Sự Tồn Vong Của Doanh Nghiệp

Vì sao 5S là nền tảng cho sự tồn vong của doanh nghiệp?

Theo thống kê thì trung bình chỉ có khoảng 30% diện tích nhà máy là dùng cho việc sản xuất. 70% còn lại là nhà kho để chứa nguyên vật liệu, công cụ, máy móc thiết bị; là văn phòng, là lối đi… Và việc tìm kiếm trở thành một phần công việc của người lao động. Càng nhiều người phải tìm kiếm đồ đạc thì hiệu suất làm việc càng thấp. Bạn hãy thử nghĩ xem, nếu bạn dành 5 phút để tìm kiếm thì cũng chẳng phải là mất mát gì to lớn đúng không? Tuy nhiên, nếu bạn mất 5 phút tìm cái đinh ốc, 5 phút tìm cây thước kẹp, rồi lại 5 phút tìm cái tu vít… thì đó lại không còn là chuyện nhỏ nữa. Cụ thể bạn muốn làm SMED – Single Minute Exchange of Die mà lại gặp tình trạng như vậy thì quả là rắc rối lớn rồi. Tương tự tại khu vực văn phòng, cần bao nhiêu thời gian cho việc tìm một bộ hồ sơ, cây bút chì, cuộn băng keo hay cái kẹp giấy…?

Khi đó, 5S giúp mang lại rất nhiều lợi ích trực tiếp lẫn gián tiếp. Dưới đây là 7 lợi ích không ngờ từ 5S:

Lợi ích 1. Giảm thời gian chuyển đổi, mang lại sự đa dạng hóa sản phẩm

Với xu hướng đa dạng sản phẩm ngày càng tăng, các tổ chức chủ trương giảm thời gian chuyển đổi xuống bằng 0, tăng tần suất thay đổi và trở nên thích ứng hơn với đa dạng hóa sản phẩm. Khi đó:

• Sự sắp xếp có trật tự của vật dụng, khuôn, đồ gá lắp và các dụng cụ nói chung giúp loại bỏ lãng phí do chờ đợi
• Trang thiết bị và khu vực sản xuất sạch sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động (nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm)

Lợi ích 2. Giảm khuyết tật, mang lại chất lượng cao hơn

• Các lỗi xảy ra bởi nhiều nguyên nhân như gắn các bộ phận sai vị trí, sử dụng sai vật liệu… Khi đó, Việc sàng lọc và sắp xếp giúp ngăn ngừa được những loại lỗi này. Hơn thế nữa, việc giữ cho thiết bị sạch sẽ còn giúp giảm các lỗi vận hành thiết bị. Ví dụ một chiếc máy dập in nhãn được lau chùi sạch sẽ, nhãn in ra sẽ không bị lem mực hay bị vấy bẩn từ vết dầu nhớt đọng trên máy chẳng hạn.
• Thêm vào đó, việc tìm ra lỗi cũng như điều tra về lỗi cũng dễ thực hiện hơn đối với một nơi gọn gàng ngăn nắp thay vì một mớ lộn xộn
• Đồ đạc được sắp xếp, đặt đúng vị trí của chúng được sẽ giúp loại bỏ các lỗi do chọn nhầm, lấy nhầm
• Một nơi làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt giúp cho công nhân có ý thức hơn về những việc mà họ đang làm

Lợi ích 3. Giảm lãng phí, tốn ít chi phí hơn

• Giảm lãng phí do di chuyển trong tìm kiếm
• Giảm lãng phí cho việc chờ đợi
• Giảm lãng phí không gian lưu trữ không cần thiết (vật dụng dư thừa hoặc không còn dùng nữa…)
• Giảm lãng phí do các hành động không mang giá trị gia tăng: với tay, nhặt lên, xoay người…

Lợi ích 4. Giảm sự chậm trễ, mang lại việc giao hàng đáng tin cậy

Một trong những ví dụ dễ hình dung cho lợi ích này là khi mà có nhiều lỗi xảy ra, người ta sẽ bận rộn với việc làm lại (rework), không khỏi ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng. Và như đã đề cập ở trên, hạn chế được lỗi xảy ra sẽ giúp cho việc giao hàng đúng hạn hơn.

Lợi ích 5. Góp phần đảm bảo an toàn

Các chấn thương có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ khi nền sàn đầy rác hoặc các thiết bị đặt để bừa bãi (cái tu vít nằm trên sàn ngay chỗ lối đi). Va chạm trực diện tại ngã ba kiêm góc mà không có cảnh báo. Chấn thương khi đứng gần khu vực/ máy móc nguy hiểm mà không có vạch cảnh báo… Chúng ta có thể phát hiện ra những hỏng hóc và nguy hiểm ngay lập tức khi thiết bị được giữ trong tình trạng tốt. Duy trì mọi thứ được đặt đúng nơi của nó (cái tu vít phải ở trong hộp, để trên kệ, thay vì nằm trên lối đi). Đánh dấu thiết bị chữa cháy và thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp…

Lợi ích 6. Hỗ trợ việc bảo trì tốt hơn

Bụi bẩn có thể dẫn đến sự cố thiết bị hoặc là giảm tuổi thọ của thiết bị (kẹt máy, gỉ sét, khô dầu… không thể vận hành được). Do đó, việc giữ cho khu vực làm việc cũng như máy móc thiết được sạch sẽ giúp tỷ lệ “sẵn có” của máy móc thiết bị được cải thiện, đảm bảo cho nhu cầu sử dụng. Khi đó, có thể tránh tốn chi phí cho việc sửa chữa/ mua máy mới. Tránh được lãng phí chờ đợi khi máy gặp sự cố…

Lợi ích 7. Giảm khiếu nại, mang lại niềm tin từ khách hàng

Từ việc giảm khuyết tật/ lỗi và chậm trễ. Điều này có nghĩa là họ cũng hạn chế được việc bị khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm hay thời gian giao hàng.

Tóm lại, từ những lợi ích mà 5S mang lại, có thể nói 5S là nền tảng cho sự tồn vong của doanh nghiệp hay đằng sau sự thành công hay thất bại tại nơi làm việc là dáng vóc của 5S.