Quy trình làm việc được ví như “xương sống” giúp bộ máy vận hành trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều ông chủ đổ công sức, tiền bạc ra xây quy trình nhưng vẫn đang oằn lưng gánh bộ máy tổ chức cồng kềnh, các phòng ban làm việc nhộm nhoạm hay kè kè đi sau giám sát nhân viên thủ công,…
Vậy, quy trình làm việc là gì? Làm sao để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả mà không tốn nhiều công sức? tại bài viết dưới đây!
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo tuần tự có sẵn nhằm đạt được một kết quả hay giá trị nhất định. Quy trình đó không nhất thiết phải cố định mà có thể linh động theo theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ hoặc dự án nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được.
Dựa vào chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong doanh nghiệp, người ta chia quy trình thành 4 loại chính:
- Quy trình quản lý khách hàng
- Quản lý vận hành doanh nghiệp
- Quản lý đổi mới
- Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước
Tuân thủ theo quy trình làm việc giúp nhân viên xác định được trình tự các bước cần phải làm, cũng như các giai đoạn triển khai, cùng phòng ban liên quan. Đồng thời, nó còn liên kết các thành viên; tăng khả năng phối hợp linh hoạt, nhịp nhàng giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với đội nhóm và giữa các phòng ban với nhau để tạo ra giá trị cho tổ chức.
Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình làm việc?
Thiếu quy trình làm việc bài bản hoặc có xây dựng nhưng chưa hiệu quả.. đẩy doanh nghiệp rơi vào tình cảnh rối rắm. Cấp dưới không nắm bắt được trách nhiệm của mình, dẫm chân lên nhau trong công việc..kéo theo các dự án trì trệ, bản thân nhân sự quay cuồng nhưng hiệu suất vẫn tụt dốc không phanh.
Bởi vậy, việc xây dựng quy trình chuẩn ngay từ ban đầu là rất quan trọng. Nó sẽ giúp doanh nghiệp:
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các phòng ban, cá nhân; từng người nắm bắt được vai trò của mình để tự giác thực hiện, phối hợp với nhau nhịp nhàng, giải quyết công việc nhanh chóng.
- Mọi công đoạn được trình bày và phân tách rõ ràng giúp cắt giảm hoàn toàn những hoạt động thừa thãi, tối ưu hiệu suất công việc và giảm thiểu chi phí vận hành công ty.
- Giúp CEO quản lý nhân viên từ xa 1 cách dễ dàng và bài bản, không cần kè kè giám sát, kiểm tra mà công việc vẫn vận hành theo guồng quay ổn định.
- Nội bộ cùng chung định hướng, gắn kết với nhau trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.
- Giảm áp lực cho quản lý bộ phận + quản lý cấp cao, nhờ quy trình làm việc mà họ dễ dàng phát hiện, gỡ bỏ những sai sót trong khâu vận hành.
6 bước xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh
Một quy trình làm việc được coi là hiệu quả khi làm rõ được những vấn đề sau:
- Mục tiêu cần đạt
- Danh sách công việc cần làm
- Danh sách, thứ tự công việc ưu tiên
- Người thực hiện, phụ trách từng giai đoạn
- Thời gian thực hiện
- Phương thức thực hiện
Việc làm rõ những vấn đề trên đây cũng chính là căn cứ xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích của việc xây dựng quy trình
Cần xác định rõ: Quy trình được xây dựng cho ai (toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay từng người)? Với mục đích là gì? Nhu cầu xuất phát từ cá nhân hay nhà quản lý? Ví dụ như:
- Xây dựng quy trình để nâng cấp hệ thống, cải thiện hiệu quả công việc;
- Khi doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn mới, cần quy trình hướng dẫn cho nhân sự.
- Hoặc do yêu cầu trực tiếp từ quản lý cấp cao đưa xuống..
Căn cứ vào đối tượng áp dụng và mục đích xây dựng quy trình, giúp CEO có cơ sở hoạch định khoảng thời gian thực hiện, tần suất công việc, cụ thể hóa các bước tiến hành,…
Bước 2: Cụ thể hóa các bước tiến hành
Tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất và yêu cầu của công việc mà mỗi quy trình sẽ có số lượng các bước tiến hành khác nhau.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, xây dựng quy trình làm việc quá cồng kềnh sẽ khiến CEO vô cùng vất vả trong việc kiểm soát và xử lý. Nhưng ngược lại, một quy trình sơ sài, qua loa sẽ đẩy nhân sự vào tình cảnh hoang mang, sai sót liên tục, công việc ứ đọng, đứt quãng..
Để tìm ra đâu là quy trình hợp lý, nhà quản trị thường sử dụng phương pháp 5W-1H-5M để làm rõ vấn đề. Trong đó:
5W+1H có nghĩa là:
- What: Nội dung công việc là gì?
- Why: Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Who: Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện, ai là người giám sát?
- When: Thời gian thực hiện khi nào, thời điểm bắt đầu và kết thúc..
- Where: Xác định địa điểm thực hiện ở đâu?
- How: Công việc đó thực hiện như thế nào?
Và 5M giúp xác định các nguồn lực cần có để thực hiện, bao gồm:
- Man: Số lượng nhân sự cần có để hoàn thành công việc
- Money: Ngân sách chi trả cho công việc này là bao nhiêu? Giải ngân toàn bộ hay từng phần?
- Machine: Cần sử dụng các loại máy móc, công nghệ nào để thực hiện công việc?
- Material: Nguyên vật liệu đầu vào cần có để phục vụ công việc? Tiêu chuẩn lựa chọn là gì?
- Method: Sử dụng phương pháp làm việc nào?
Bước 3: Sắp xếp người thực hiện cụ thể ở từng bước
Sau khi đã có các bước tiến hành rõ ràng, CEO cần xác định cụ thể cá nhân hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện trong từng bước. Dựa vào bản mô tả công việc cho từng vị trí giúp phân bổ đúng người vào đúng việc, ai cũng hiểu rõ trách nhiệm của mình và tự giác hoàn thành.
Với các quy trình phức tạp, đòi hỏi tính chính xác cao thì cần xác định rõ: người thực hiện chính, người thực hiện phụ và người hỗ trợ.
Bước 4: Kiểm soát, đánh giá công việc và thúc đẩy hiệu suất
Theo dõi, đánh giá và thúc đẩy hiệu suất nhân sự dựa trên hệ thống chỉ tiêu KPI 100% định lượng giúp nhà quản lý sát sao tiến độ cũng như chất lượng công việc của từng người. Nhân viên cũng từ đấy mà chủ động sáng tạo, có trách nhiệm hơn trong công việc.
Bên cạnh đó, CEO cần gắn kết quả của cấp dưới với phương pháp trả lương 3P khoa học, logic (Trả lương theo vị trí, năng lực, kết quả làm việc). Từ đó, tạo động lực thúc đẩy năng suất, làm càng tốt thì lương thưởng càng cao.
Bước 5: Đóng gói quy trình, hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo
Để tiết kiệm thời gian diễn giải, đào tạo nhiều lần cho các lứa nhân viên khác nhau; quy trình cần được ghi nhận lại, lưu trữ, và gửi cho nhân sự hay các phòng ban liên quan. Đính kèm theo đó là tài liệu giải thích các khác niệm, thuật ngữ, diễn giải các từ ngữ viết tắt.
Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì nên quy định rõ các thông tin về biểu mẫu nằm trong nội dung nào.
Bước 6: Liên tục đổi mới và cải tiến quy trình
Trong quá trình đào tạo nhân sự làm quen dần cho đến khi thuần thục quy trình mới, bằng việc đồng hành, theo sát nhân sự giúp CEO phát hiện những lỗi không phù hợp và chủ động điều chỉnh, kịp thời gỡ bỏ “nút thắt” sai sót trong khâu vận hành. Có như vậy quy trình mới luôn thông suốt và được tối ưu.
Đồng thời, nhân viên nên được khuyến khích cùng tham gia cải tiến quy trình, nó sẽ giúp tạo dựng môi trường chủ động sáng tạo, nâng cao tinh thần và bứt phá năng suất.
