Không có bảng mô tả công việc rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên không hiểu ý sếp, giao việc 1 đằng làm 1 nẻo, hỏi đến trách nhiệm thì đùn đẩy cho nhau..Chất lượng công việc không chỉ giảm sút nặng nề mà lãnh đạo còn phải liên tục phải chạy theo xử lý lỗi sai cho nhân viên.
Chưa dừng lại ở đó, thiếu mô tả công việc còn ảnh hưởng sâu rộng đến quá trình tuyển dụng, không tuyển được nhân sự phù hợp, thời gian tuyển người kéo dài. Dẫn tới hàng loạt dự án chậm trễ, gây thiệt hại nghiêm trọng về tài chính.
Bảng mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc hay Job Description (JD) là tài liệu ngắn gọn miêu tả công việc chi tiết cho từng vị trí. Nó sẽ quy định và chỉ rõ nhiệm vụ phải đảm đương, các bước thực hiện tuần tự cũng như kết quả cần đạt được.
Bảng mô tả công việc là không thể thiếu trong quản trị nhân sự và thường được sử dụng cho các mục đích như: công tác tuyển dụng người mới, giao việc trao quyền cho cấp dưới, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên… Trường hợp dùng cho công tác tuyển dụng thì bảng mô tả công việc còn quy định rõ những lợi ích mà ứng viên đó nhận được khi hoàn thành công việc được giao, các phúc lợi khi gia nhập tổ chức,…
Tại sao doanh nghiệp cần sở hữu bảng mô tả công việc chuẩn chỉnh?
Bảng mô tả công việc được sử dụng như một phương tiện cực kỳ hữu hiệu trong quá trình gây dựng và vận hành doanh nghiệp. Bởi nó đem lại những lợi ích đột phá sau đây:
– Nhờ những tiêu chí cụ thể, nó giúp định hướng cho quá trình tuyển dụng, nhanh chóng lựa chọn và bố trí được nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc.
– Giúp nhân viên mới bắt nhịp công việc nhanh chóng và làm việc hiệu quả hơn, giảm thời gian đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp.
– Nhà quản lý có cơ sở để giao việc trao quyền hợp lý, phân chia đúng người đúng việc, tránh tình trạng chồng chéo và nhầm lẫn về vai trò, trách nhiệm.
– Như một tấm bản đồ chỉ đường, giúp nhân viên biết rõ yêu cầu và cách thức hoàn thành công việc; nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân và cả hệ thống.
– Giúp CEO dễ dàng giám sát, đề ra các chỉ tiêu đánh giá tiến trình thực hiện và hiệu quả công việc, từ đó xây dựng mức lương thưởng phù hợp và công bằng nhất
Cách viết bảng mô tả công việc hoàn chỉnh
Bước 1: Phân tích yêu cầu công việc
Phân tích công việc là bước nghiên cứu nội dung và yêu cầu công việc, từ đó xác định trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có của nhân viên để hoàn thành công việc được giao. Phân tích công việc càng chi tiết và kỹ lưỡng thì bảng mô tả công việc càng chính xác, sát với thực tế doanh nghiệp.
Quá trình phân tích sẽ giúp CEO trả lời các câu hỏi:
– Nhiệm vụ của nhân viên tại vị trí này là gì? Các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành công việc?
– Quyền hạn của họ đến đâu trong bộ phận phòng ban và trong tổ chức?
– Yếu tố hỗ trợ (nhân lực, vật lực) giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ?
Bước 2: Chọn mẫu
Lựa chọn một mẫu bảng mô tả công việc chung làm khung văn bản cho toàn bộ doanh nghiệp. Việc có một quy chuẩn chung như vậy làm tăng tính chuyên nghiệp, đồng bộ trong công tác tuyển dụng, tạo ấn tượng cho ứng viên lẫn nhân viên về sự chỉnh chu trong công việc.
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu mô tả công việc riêng nhưng để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như đảm bảo tính hiệu quả thì CEO có thể tham khảo mẫu bảng mô tả của các doanh nghiệp thành công để sử dụng. Các mẫu này sẽ được trình bày tại PHẦN 3 của bài viết.
Bước 3: Dựa vào bảng phân tích công việc điền các thông tin tương ứng vào mẫu mô tả công việc đã chọn
Thông tin điền vào bảng mô tả cần đảm bảo:
- Vắn tắt mục đích công việc bằng vài dòng ngắn gọn.
- Liệt kê chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên cho vị trí công việc đó.
- Liệt kê kỹ năng và phẩm chất cần thiết để đáp ứng nhu cầu của CEO về vị trí hiện tại.
- Nêu rõ công việc dưới sự phân công và chỉ đạo từ ai…
Bước 4: Xác minh tính chính xác của bản mô tả công việc
Sau khi hoàn thiện bảng mô tả công việc, cần kiểm tra lại tính chính xác của văn bản đó với cấp quản lý trực tiếp (Ví dụ: Nếu dựng JD cho vị trí nhân viên Marketing, bạn cần check lại với trưởng phòng Marketing xem các thông tin trong JD đã chuẩn xác và hợp lý hay chưa).
Yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để làm căn cứ ban hành văn bản.
Tham khảo các mẫu mô tả công việc cho doanh nghiệp
Lợi ích của bảng mô tả công việc là không thể phủ nhận. Nhưng thay vì những bản mô tả thực sự chi tiết, gắn liền với thực tiễn thì rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang rối rắm với “mớ miêu tả” sơ sài, cop nhặt và hoàn toàn không áp dụng được.
Hệ thống mẫu bảng mô tả công việc chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp. Với 200+ file mô tả chi tiết đến từng vị trí, phòng ban thuộc các ngành nghề đa dạng khác nhau, bao gồm:
– Mô tả công việc Ban Giám đốc
– Mô tả công việc phòng Nghiên cứu phát triển
– Mô tả công việc phòng Kế hoạch
– Mô tả công việc phòng Vật tư
– Mô tả công việc phòng Marketing
– Mô tả công việc phòng Sản xuất
– Mô tả công việc phòng Quản lý chất lượng
– Mô tả công việc phòng Kinh doanh
– Mô tả công việc phòng Giao vận
– Mô tả công việc phòng Tài chính, kế toán
– Mô tả công việc phòng Công nghệ thông tin
– Mô tả công việc phòng Hành chính nhân sự
– ………
Mẫu bảng mô tả công việc này được khẳng định là bí kíp mà rất nhiều CEO và quản lý đã áp dụng để việc quản trị nhân sự trở nên đơn giản và hiệu quả hơn đến gần 3 lần.
