QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ

Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường bị quá tải với rất nhiều công việc và do đó họ rất ít thời gian để quản lý tài chính hoặc nếu có thì họ cũng sẽ không làm tốt được. Mặt khác, nếu việc quản trị tài chính diễn ra không tốt thì có thể dẫn đến thất bại hoàn toàn của doanh nghiệp.

Theo thực tế cho thấy, 80% doanh nghiệp đủ mọi quy mô nếu kinh doanh không thành công hay phá sản thì phần lớn là do không thể quản lý tốt dòng tiền của họ. Từ đó Profitbooks đã nghiên cứu và tập hợp những sai lầm về tài chính “chết người” có thể làm ảnh hưởng không tốt đến doanh nghiệp:

1. Ép buộc phải tăng trưởng

Một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng cũng sẽ tăng gấp 5 lần. Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra. Người giám đốc ấy đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi họ không tương thích với sản phẩm công ty, tức dù tiếp cận được khách hàng nhưng không bán được sản phẩm. Và việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng khá nhiều tới tài chính công ty, dẫn tới công ty phải đi vay để trang trải số tiền thiếu hụt trong thời gian qua.

Câu chuyện trên cho thấy mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng cũng phải nhìn nhận từ nhiều phía, liệu con số mục tiêu đưa ra có đạt được hay không, đây là trách nhiệm khá lớn đối với giám đốc tài chính khi nói về chiến lược kinh doanh.

2. Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng

Là một doanh nghiệp nhỏ, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới lúc nào cũng phải cân nhắc. Có hai số liệu để xác định liệu khách hàng này có mang lại lợi nhuận mà công ty đã dự đoán hay không?

• Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả sản phẩm.
• Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu mà khách hàng bỏ ra trong thời gian dài.

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí nhận được. Tức có khách hàng trung thành sẽ tốt hơn là khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, giám đốc tài chính hay lãnh đạo sẽ nắm rõ hơn dòng tiền của công ty.

Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng rất thấp. CFO cần suy xét chi phí nào cần chi, cái nào cần tinh lược. Bởi ngoài ra còn phải chi ra nhiều thứ khác như: tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền internet,…

Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu – chi sẽ ảnh hưởng dần dần tới bảng tài chính doanh nghiệp.

3. Tính toán lợi nhuận không chính xác

Một điển hình khác từ thực tế như khách hàng của ProfitBooks chuyên bán phụ kiện di động trên thị trường thương mại điện tử. Anh ta lấy sản phẩm giá vốn bằng 40% tiền riêng mình. Ví dụ, anh ta mua một chiếc headphone với giá 8,40 usd và bán nó với giá 13,96 usd. Anh ấy tin rằng sẽ kiếm được 30-40% tiền lời trên mỗi sản phẩm mua đi bán lại.

Nhưng khi anh chuẩn bị bảng cân đối cuối năm, anh nhận ra mình đã thua lỗ. Bởi anh ta đã không xem xét chi phí chênh lệch gồm: phí giao dịch, phí vận chuyển (thay đổi theo từng đơn đặt hàng), chi phí lưu kho và quan trọng nhất – chi phí lợi nhuận.

Đa số các doanh nghiệp cảm thấy rằng họ sẽ nhận lại khá nhiều tiền lãi trong giao dịch nhưng thực tế họ phải chi trả quá nhiều chi phí xung quanh mà không kiểm soát trước.

Dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.

4. Chậm trễ thanh toán

Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp, nhất là những công ty làm việc với nhà cung cấp.

Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.

Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên giải quyết thanh toán trong phạm vi khoảng 3 tháng. Điều đó có nghĩa nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì có thể cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

5. Quản lý thuế không đúng cách

Thuế là tiền phạt để làm tốt. Nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Thuế là nghĩa vụ mà buộc công ty phải thực hiện tốt dù có thích hay không. Hơn nữa, phải thanh toán đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.

Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế nếu như CFO không rành về phần này. Bởi nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo. Nó phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật ban hành.

Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế luôn thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó lên 15% chỉ trong thời gian ngắn, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.

Vì vậy, cần có kế hoạch bổ trợ cho những bất ổn bên trên, đặc biệt bản thân CFO phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân chỉnh chính xác nguồn chi tiêu hợp lý.

Theo Profitbooks