Chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp hằng ngày, qua những cuộc nói chuyện với mọi người xung quanh. Chính vì vậy mà nhiều người nhầm tưởng đây là chuyện dễ dàng và đương nhiên. Nếu cứ giữ suy nghĩ lạc hậu đó thì chắc chắn bạn sẽ không bao giờ có được chìa khóa thành công và hạnh phúc trong cuộc sống và cả công việc. Có một câu nói mà người đời đi trước đã truyền lại, đó là “học ăn, học nói, học gói, học mở”. Dù làm việc một mình hay theo nhóm, bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng giao tiếp thông minh, nhạy bén thì kết quả công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất. Vậy làm thế nào để rèn luyện được kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm và phát huy kỹ năng này một cách hiệu quả nhất, mời bạn cùng CareerLink.vn tìm hiểu nhé.
Đừng ngại thể hiện suy nghĩ, ý kiến của mình
Đôi khi sẽ có lúc bạn cảm thấy khó khăn khi diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng của mình, hay bế tắc khi tìm hướng triển khai cho cuộc họp nhóm. Đây không phải là kỹ năng dễ nhưng nếu bạn muốn khả năng của mình được nhìn nhận và trân trọng, bạn nên tự tin vào bản thân, không ngần ngại đề xuất những ý tưởng mới dù có thể ban đầu kết quả không như bạn mong muốn. Nhưng ít nhất bạn cũng không trở thành “bóng ma vô hình” trong chính nhóm của mình.
Sử dụng hiệu quả các phương tiện trao đổi thông tin
Điện thoại không chỉ đơn thuần là công cụ giải trí, chụp hình hay check-in facebook. Bạn hoàn toàn có thể biến điện thoại hay laptop của mình thành công cụ kết nối các thành viên một cách hiệu quả. Một ý tưởng bất chợt, một phương án kinh doanh mới ngay lập tức có thể chia sẻ với các thành viên nhờ skype, email hay điện thoại. Việc vận dụng linh hoạt các công cụ hỗ trợ sẽ làm cho các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân mình.
Lắng nghe và thấu hiểu
Khi đã là một thành viên trong nhóm, bạn phải biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện mình thông minh tài giỏi mà bạn cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên để biết họ nghĩ gì, muốn gì, ý kiến của họ ra sao. Điều đó không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương mà còn góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau. Điều này tường chừng như đơn giản nhưng lại chính là chìa khóa giúp việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt hiệu quả.
Tôn trọng ý kiến của các thành viên
Một ý kiến, một phương án dù có hay tới đâu đi chăng nữa thì cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Nếu bạn biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn. Đây cũng chính là động lực lớn nhất để các thành viên trong nhóm phát huy được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung. Bởi khi thành viên đó thấy được ý kiến của mình được tôn trọng, họ sẽ cố gắng hơn trong công việc và thấy giá trị của bản thân được nâng cao.
Đừng quên giao tiếp bằng văn bản
Một nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thời gian của làm việc nhóm dùng giao tiếp bằng lời. Tuy nhiên cũng đừng quên 20% còn lại với việc giao tiếp bằng văn bản. Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cần sự chuẩn mực và chính xác. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn xác thì người nhận có thể không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề và gây nên những hậu quả khôn lường. Điều này sẽ gây khó chịu cho chính thành viên trong nhóm và kết quả làm việc sẽ giảm sút nghiêm trọng.
Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc
Đừng nghĩ rằng bạn chỉ cần giao tiếp với các thành viên trong lúc làm việc là đủ. Hãy dành thời gian gặp gỡ, giao lưu với bạn bè, đồng nghiệp, tìm kiếm những trải nghiệm mới bên ngoài công sở để đầu óc được thanh thản, thoải mái. Bạn nên hãy học cách sát lại với mọi người thông qua các hoạt động vui chơi, giải trí bởi chỉ có sự gắn kết mới tạo nên một nhóm hoàn hảo nhất. Tình cảm, sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là một trong những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và giúp giảm thiểu các xung đột khi làm việc.
Khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng
Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm. Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.
Giao tiếp trong làm việc nhóm không hề khó, nhưng làm thế nào giúp mọi người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung lại là điều không phải ai cũng làm được. Nếu bạn thực sự nắm được những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, bạn sẽ ngạc nhiên với những bước tiến mà bạn đạt được trong công tác xây dựng phong cách làm việc nhóm chuyên nghiệp.
Phương Thảo
