Kỹ năng thu hồi công nợ trong hoạt động kinh doanh

Kỹ năng thu hồi công nợ trong hoạt động kinh doanh là một công việc căng thẳng và khó khăn.

1. Ý nghĩa các khoản tín dụng ?

Ngày nay, hoạt động cho vay tín dụng đã quá quen thuộc và xuất hiện nhiều trong xã hội hiện nay với mục đích đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của các cá nhân khi năng lực tài chính của họ chưa đủ để trang trải, nhu cầu tiêu dùng cá nhân chưa đủ để chi trả khi muốn mua sắm những đồ dùng thiết yếu.

Do đó vay tín dụng với một lợi thế là họ có thể tiêu dùng trước và chi trả sau với nhiều hình thức. Bên cạnh đó, việc cho vay các khoản tín dụng không chỉ có ý nghĩa đối với cá nhân mà còn mang lại nhiều lợi ích những tác động tích cực cho xã hội.

• Nâng cao khả năng tiếp cận kinh tế tài chính của người dân (đặc biệt là người dân có mức thu nhập thấp, không có lịch sử tín dụng bị từ chối bởi các ngân hàng thương mại truyền thống,..) và giúp cho các kế hoạch tiêu dùng diễn ra suôn sẻ giữa sự biến động khó khăn trong việc thu nhập góp phần cải thiện chất lượng cuộc sống và tạo sự công bằng trong xã hội.
• Cho vay tín dụng cũng được xem là một trong những công cụ quan trọng làm tăng nhu cầu sản xuất hàng hoá từ đó làm tăng sản lượng và có cơ thể tạo thêm nhiều cơ hội việc làm giảm tỉ lệ thất nghiệp cho xã hội hiện nay.
• Làm giảm nhu cầu vay nợ đen (các dịch vụ phi chính thức) giúp hạn chế việc cho vay nặng lãi nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất của cải vật chất, mối hệ trở nên xấu đi.
• Góp phần tăng sự hiểu biết cho những khách hàng mới tiếp xúc về vấn đề tài chính – giúp họ quản lý tốt hơn các giao dịch tài chính cá nhân, tạo cơ hội để họ có thể sử dụng các dịch vụ tài chính khác bao gồm dịch vụ ngân hàng truyền thống.

Nguyên nhân của các khoản nợ khó đòi ?

Nguyên nhân phát sinh các khoản nợ khó đòi rất đa dạng, tuy nhiên có thể kể đến các nguyên nhân phát sinh như sau:

• Khách nợ có ý định chiếm dụng vốn để kinh doanh. Việc chiếm dụng vốn của khách nợ thường được biểu hiện sau: chủ đầu tư đưa ra nhiều lý do để cố tình không thanh toán trả nợ như: công trình chưa được nghiệm thu, hàng hoá chưa bán ra được hoặc bị đơn vị khác chiếm vốn,..; thường xuyên tìm cách tránh mặt, không có thiện chí làm việc; không ký nhận vào bất kỳ tài liệu hay chứng từ nào dẫn đến tình trạng nợ kéo dài và khó thu hồi.
• Hồ sơ công nợ thiếu căn cứ pháp lý: hợp đồng ký kết giữa các bên do người không đúng người có thẩm quyền ký kết hay hồ sơ công nợ thiếu chữ ký, con dấu xác nhận của người có thẩm quyền; do các bên chưa thống nhất được về khối lượng thực tế thi công, khối lượng hàng hoá giao nhận thực tế, đối chiếu công nợ; hồ sơ công nợ chưa rõ ràng hay bị thất lạc tài liệu giao dịch. Khách hàng sẽ dựa vào các nguyên nhân trên để không thực hiện thanh toán.
• Tài chính thanh toán nợ của khách hàng yếu: do gặp khó khăn trong kinh doanh sản xuất như không bán được hàng hoá ; do kinh doanh bị thua lỗ; do đơn vị thứ ba, đơn vị khác chiếm dụng vốn. Tuy nhiên, vấn đề về khả năng tài chính yếu không đồng nghĩa với việc không thu hồi được công nợ. Trong trường hợp này, các doanh nghiệp, công ty phải thực hiện các biện pháp để giám sát tình hình luân chuyển vốn của khách nợ và có biện pháp xử lý triệt để và chuyên nghiệp.
• Doanh nghiệp không cẩn thận trong việc kiểm tra, xác minh thông tin khách hàng trước khi hợp tác: hiện nay, có rất nhiều giao dịch được hợp tác dựa trên sự quen biết và dựa trên các mối quan hệ nhưng doanh nghiệp không biết và xác định rõ thông tin từ phía đối tác. Chính vì vậy, việc thẩm định tình hình hoạt , khả năng tài chính của các đối tác thường bị bỏ qua. Khi gặp vấn đề về thanh toán sẽ dẫn đến thiếu cơ sở, căn cứ để thu hồi.
• Do sự quản lý còn lỏng lẻo, chưa có kinh nghiệm trong việc xử lý nợ của các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp: việc xử lý công nợ thiếu kinh nghiệm, thiếu chuyên môn sẽ dẫn đến tình trạng các công nợ kéo dài và dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi.

Việc phát sinh các khoản nợ khó đòi còn do rất nhiều nguyên nhân khách quan khác. Tuy nhiên, nhìn chung những nguyên nhân trên có thể là nguyên nhân cơ bản dẫn đến công nợ khó thu hồi đối với các doanh nghiệp.Vì vậy, để tránh trường hợp khách nợ kéo dài thời gian thanh toán thì các doanh nghiệp cần chủ động lựa chọn đơn vị uy tín để nhanh chóng thu hồi, giải quyết công nợ.

Kỹ năng thu hồi công nợ trong hoạt động kinh doanh tức là làm gì ?

Thu hồi nợ là yêu cầu khách hàng nợ phải thanh toán cho chủ nợ các khoản tiền, tài sản khác khi đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn mà khách nợ phải trả cho chủ nợ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa chủ nợ và khách nợ hoặc theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Lưu ý: Chỉ khi khoản nợ đến hạn/quá hạn thì chủ nợ mới phát sinh quyền đòi nợ.

Thu hồi nợ có thể là một công việc căng thẳng và khó khăn vì bạn sẽ phải cố gắng duy trì thái độ lịch sự với khách hàng với mục tiêu chính là đòi nợ. Để làm được như vậy, bạn cần có sự nhạy cảm, nắm bắt được tình huống, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống nhạy bén và tuyệt vời.

Là một nhân viên thu hồi nợ, tuỳ thuộc vào họ làm việc cho tổ chức, công ty nào mà khối lượng công việc có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung trách nhiệm hàng đầu của việc thu hồi nợ vẫn là làm mọi cách và vận dụng các phương pháp phù hợp để lấy lại được tiền nợ đã quá hạn.

• Xác định thật chính xác các khoản nợ tồn còn đọng.
• Lập kế hoạch hành động cụ thể và rõ ràng để thu hồi các khoản nợ chưa thanh toán kịp thời hạn hoặc đã quá hạn.
• Xác định vị trí và chủ động liên hệ với bên nợ tiền để hỏi về tình trạng thanh toán.
• Đàm phán về mức thời gian hoàn trả nợ và lên kế hoạch thanh toán.
• Chuẩn bị tâm lý và xử lý một cách khéo léo các câu hỏi hoặc khiếu nại.
• Điều tra và giải quyết các tình huống nếu thông tin về số tiền nợ chưa đúng và không khớp.
• Tạo mối quan hệ tin cậy và tạo thiện cảm với bên nợ tiền để tránh các vấn đề phát sinh trong tương lai.
• Thường xuyên theo dõi, cập nhật trạng thái tài khoản và cơ sở dữ liệu.
• Thông báo cho các đối tượng hoặc các bên liên quan nếu như con nợ không muốn hoặc không thể trả tiền.
• Hỗ trợ hết mình các hành động pháp lý trong trường hợp cần thiết nhất.

Kỹ năng thu hồi công nợ của nhân viên trong hoạt động kinh doanh ?

Việc đòi nợ không phải là vấn đề đơn giản mà ai cũng có thể làm tốt tại các doanh nghiệp. Đối với nhiều người, việc nhấc điện thoại lên để gọi cho khách hàng và hỏi họ về các khoản thanh toán là nhiệm vụ vô cùng khó khăn.

Để có thể thực hiện tốt các yêu cầu công việc thì ngoài kỹ năng đàm phán, nhân viên thu hồi nợ cũng cần trau dồi cho mình thêm nhiều kỹ năng mềm khác. Do đó, vai trò của nhân viên thu hồi nợ rất quan trọng là người giúp các công ty đòi lại khoản tiền mà đối tác hoặc khách hàng để quá hạn thanh toán. Họ phải là người xử lý các trường hợp này một cách linh hoạt và chuyên nghiệp nhất.

1. Phải luôn có sự chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng

+ Chuẩn bị trước lý do và câu trả lời để liên hệ với bên nợ thanh toán: Trước khi liên lạc với bên nợ, bạn cần xác định các lý do để trình bày rõ ràng, dễ hiểu và thuyết phục nhất. Bạn cũng có thể chuẩn bị trước các câu trả lời mà con nợ sẽ hỏi bạn để có thể phản hồi một cách logic và thuyết phục nhất để khách hàng không thể từ chối trả nợ.

+ Xác nhận thông tin chi tiết về các khoản nợ: Một trong những yếu tố quan trọng mà nhân viên thu hồi nợ phải có được trước khi gọi điện đòi nợ khách hàng là phải nắm thông tin cụ thể và chính xác nhất mà bạn phải thu hồi. Bạn chắc chắn sẽ không muốn một cuộc trò chuyện nghiêm túc liên quan tới tiền bạc bị gián đoạn theo chiều hướng bạn không thể kiểm soát được.

+ Tìm hiểu kỹ về con nợ: Bạn cần phải tìm hiểu rõ về hồ sơ thanh toán và những thông tin xung quanh con nợ như lịch sử thanh toán, họ có thường xuyên thanh toán quá hạn không? Đối với các đối tác khác họ xử lý như thế nào,…

2. Luôn suy nghĩ theo hướng tích cực

Tinh thần của nhân viên thu hồi nợ ảnh hưởng đến cách xử lý tình huống và thậm chí là cách mà khách hàng nợ phản ứng lại với bạn. Thái độ và suy nghĩ tích cực sẽ giúp bạn lạc quan hơn, bỏ qua được suy nghĩ tiêu cực.

Nếu như cuộc gọi hoặc cuộc gặp mặt kết thúc không suôn sẻ, bạn hãy cố gắng bình tĩnh và bắt đầu lại. Bạn giữ tinh thần lạc quan thì tâm lý sẽ thoải mái và dễ thuyết phục khách hàng hơn và từ đó bạn có khả năng nhận được phản hồi tích cực hơn từ con nợ hơn.

3. Khả năng thu hồi công nợ cần phải có khả giao tiếp tốt trong mọi tình huống chuyên nghiệp

Hầu hết chúng ta cũng đều có một chất giọng khác nhau, có người cá âm điệu cao, có người có âm điệu trầm và tốc độ nói có thể có tác động đến người nghe. Là một nhân viên thu hồi nợ, bạn nên rèn luyện kỹ năng giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp nhất có thể.

Việc nói lớn tiếng hoặc dùng âm điệu trầm có thể khiến bạn gặp khó khăn hơn khi trao đổi và yêu cầu con nợ là người nghe thanh toán. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt thì việc thu hồi nợ sẽ thực hiện dễ dành và suôn sẻ hơn rất nhiều.

4. Kiểm soát tốt tình huống và linh hoạt

Một yếu tố khá quan trọng của nhân viên thu hồi nợ là phải biết dành quyền kiểm soát và làm chủ trong mọi tình huống khi giao tiếp với khách hàng nợ. Một trong số mẹo có thể giúp bạn áp dụng khi thu hồi nợ là lắng nghe cẩn thận và note lại khi cần, luôn đặt câu hỏi mở, giữ tập trung tỏng mọi tình huống và không để khách hàng thao túng bạn.

Nếu trường hợp con nợ bắt đầu la hét hoặc sử dụng ngôn ngữ nặng lời, bạn hãy bình tĩnh và bạn có thể nói với họ rằng bạn không thể giúp giải quyết tình huống nếu họ cứ tiếp tục có cách cư xử và hành động như vậy. Còn trong trường hợp con nợ trở nên quá kích động và khồn kiềm chế được hành động của họ thì bạn có thể lựa chọn giải pháp là hẹn nói chuyện lại vào thời điểm thích hợp hơn. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống khéo léo rất quan trọng và cần thiết trong trường hợp này.