Phòng kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ và các vị trí

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp liên quan đến các vấn đề về tiêu thụ sản phẩm/ dịch vụ, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cũng như việc mở rộng thị trường và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng doanh nghiệp. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh là bộ phận trong một công ty chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận. Phòng kinh doanh thường tham gia vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh, chiến lược sản phẩm, chiến lược Marketing, quản lý mối quan hệ với khách hàng, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty được tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả. Đội ngũ phòng kinh doanh thường tập hợp các nhóm như phát triển kinh doanh, bán hàng và chăm sóc khách hàng để thúc đẩy tăng trưởng doanh số và đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm khác nhau, tùy theo mô hình, cơ cấu, quy mô kinh doanh mà doanh nghiệp áp dụng.

Vai trò của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp

1. Thúc đẩy doanh số và lợi nhuận
2. Tìm kiếm và mở rộng thị trường
3. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng
4. Tham mưu cho cấp lãnh đạo

Thúc đẩy doanh số và lợi nhuận

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và bán hàng. Do đó, bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tìm kiếm và mở rộng thị trường

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm kiếm và mở rộng thị trường mới cho doanh nghiệp. Việc này có thể bao gồm nghiên cứu các thị trường nước ngoài, khám phá các phân khúc thị trường mới hoặc tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong các khu vực chưa được khai thác.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mạng lưới quan hệ với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp,… Điều này có thể giúp phòng kinh doanh tìm kiếm cơ hội hợp tác, mở rộng thị trường và xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.

Tham mưu cho cấp lãnh đạo

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm trách nhiệm dự báo doanh thu và lợi nhuận trong tương lai, dựa trên các yếu tố như xu hướng thị trường, phân tích cạnh tranh và điều kiện kinh tế. Dựa trên các dự báo này, phòng kinh doanh có thể hỗ trợ cấp lãnh đạo trong việc lập kế hoạch tài chính và đưa ra quyết định về đầu tư và phát triển.

Để thực hiện tốt các vai trò đó, phòng kinh doanh cần có một đội ngũ nhân viên kinh doanh giỏi, có kỹ năng bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt. Ngoài ra, những người đứng đầu cũng cần có một chiến lược kinh doanh hiệu quả, phù hợp với thị trường và mục tiêu của doanh nghiệp.

Chức năng của phòng kinh doanh

1. Chức năng tham mưu
2. Chức năng hướng dẫn
3. Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng
4. Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo
5. Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm 

Chức năng tham mưu

Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, như nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu và xu hướng của khách hàng. Đề xuất các chiến lược kinh doanh, bán hàng hiệu quả. Xây dựng và triển khai các chiến dịch Marketing, quảng cáo, theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Đồng thời tư vấn cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ như nghiên cứu, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới. Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ hiện có, định giá. Tham gia xây dựng và triển khai các kế hoạch, dự án kinh doanh của công ty.

Chức năng hướng dẫn

Phòng kinh doanh có thể thực hiện chức năng hướng dẫn, chỉ đạo thông qua các hoạt động như xây dựng và triển khai các kế hoạch kinh doanh, bao gồm kế hoạch phát triển sản phẩm, kế hoạch phân phối sản phẩm, kế hoạch marketing,… Đào tạo, huấn luyện nhân viên kinh doanh về kiến thức, kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng,… Giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên kinh doanh.

Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo của phòng kinh doanh góp phần đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả, đáp ứng mục tiêu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng

Để đẩy mạnh sự phát triển của công ty, phòng kinh doanh cần tập trung vào việc tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng mới, đồng thời duy trì và nâng cao mối quan hệ với khách hàng hiện có. Qua đó, công ty có thể đạt được sự bền vững và mở rộng thị trường một cách hiệu quả.

Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi quá trình bán hàng, ghi nhận thông tin về doanh số, số lượng sản phẩm đã bán, khách hàng đã tiếp cận và các chỉ số kinh doanh khác. Đồng thời chuẩn bị báo cáo về hoạt động kinh doanh để cung cấp thông tin cho các cấp quản lý và các bộ phận liên quan. Báo cáo này thường bao gồm các chỉ số kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, phân tích thị trường, đánh giá hiệu quả chiến dịch Marketing. Báo cáo giúp quản lý đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại, đưa ra quyết định chiến lược và dự đoán xu hướng tương lai.

Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm 

Chức năng này đòi hỏi phòng kinh doanh cần tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Việc này có thể bao gồm huy động vốn, thanh toán quốc tế, cho vay, tư vấn tài chính, liên doanh,…

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

1. Nhiệm vụ tổng quát
2. Trong hoạt động quan hệ khách hàng
3. Tư vấn tài chính
4. Phát triển sản phẩm

Nhiệm vụ tổng quát

• Tiến hành nghiên cứu và triển khai chiến lược nhằm tiếp cận đến thị trường và khách hàng mục tiêu.

• Xây dựng kế hoạch giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng.

• Thiết lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành sản phẩm/ dịch vụ, lập báo cáo để làm căn cứ ký hợp đồng với khách hàng.

• Cung cấp thông tin, tài liệu và đảm nhận việc biên phiên dịch cho Ban Giám đốc.

• Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch và chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác, đảm bảo tuân thủ quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm theo yêu cầu hợp đồng.

• Xây dựng kế hoạch thực hiện và phân bổ thời gian sản xuất kinh doanh cho các phân xưởng và toàn bộ doanh nghiệp.

• Tiến hành triển khai sản xuất, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm và nâng cao chất lượng nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường.

• Đề xuất chiến lược Marketing và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn cụ thể.

• Xây dựng kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm.

• Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới.

• Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao.

Trong hoạt động quan hệ khách hàng

• Nghiên cứu, thiết lập các chính sách bán hàng như khuyến mãi, chiết khấu, giá cả,…

• Thiết lập các chính sách theo từng nhóm khách hàng rồi trình lên cho Ban giám đốc phê duyệt

• Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch bán hàng theo từng giai đoạn cụ thể, trình lên cho cấp trên phê duyệt. Triển khai theo đúng kế hoạch được phê duyệt nhằm đạt được mục tiêu đề ra

• Kết nối, phát triển và duy trì mạng lưới khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp

• Thiết lập mối quan hệ với các đối tác, có thể là kêu gọi đầu tư, góp vốn, liên doanh, liên kết nhằm phát triển chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

• Thu thập, quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng. Tuân thủ đúng quy trình, chính sách của doanh nghiệp.

Tư vấn tài chính

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn tài chính cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp, có thể bao gồm cấu trúc tài chính, chi phí, dòng tiền, quản trị, công nghệ thông tin,…

Phát triển sản phẩm

• Thu thập, nghiên cứu và phân tích thông tin thị trường, xác định nhu cầu và định hướng phát triển sản phẩm.

• Đề xuất ý tưởng phát triển sản phẩm hoặc cải tiến sản phẩm hiện có. Các ý tưởng này cần được đánh giá kỹ lưỡng về tính khả thi, tính cạnh tranh,…

• Tham gia xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm, bao gồm các nội dung như mục tiêu, thời gian thực hiện, nguồn lực,…

• Tham gia quá trình phát triển sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và phù hợp với thị trường.

• Phối hợp với các phòng ban liên quan để thử nghiệm và đánh giá sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.

• Tham gia vào quá trình tiếp thị và bán hàng để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

Các vị trí phổ biến trong phòng kinh doanh

Giám đốc kinh doanh

• Hoạch định chiến lược kinh doanh: Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh của công ty. Chiến lược này cần được xây dựng dựa trên phân tích thị trường, tình hình tài chính của công ty và các mục tiêu kinh doanh đề ra.

• Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm:

  • Bán hàng và chăm sóc khách hàng

  • Marketing và truyền thông

  • Sản xuất và cung ứng

  • Tài chính và kế toán

• Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự trong bộ phận kinh doanh.

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

• Định kỳ thống kê và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.

>> : Giám đốc kinh doanh là gì? Vai trò nhiệm vụ và mô tả công việc

Trưởng phòng kinh doanh

• Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh:

  • Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển

  • Tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động nhân viên kinh doanh

  • Đào tạo, nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ

  • Đánh giá, khen thưởng và kỷ luật

• Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh:

  • Phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng mục tiêu

  • Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

  • Triển khai kế hoạch kinh doanh và đảm bảo đạt mục tiêu doanh số

• Quản lý các hoạt động kinh doanh:

  • Quản lý hoạt động bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng

  • Quản lý hệ thống kênh phân phối

  • Quản lý các hoạt động liên quan đến sản xuất, kho vận và tài chính

• Đánh giá hiệu quả kinh doanh:

  • Theo dõi, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

  • Đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh.

>> : Trưởng phòng kinh doanh: Vai trò, công việc, kỹ năng cần có

Trưởng nhóm kinh doanh

• Quản lý nhóm nhân viên kinh doanh:

  • Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên kinh doanh

  • Phân công công việc, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ

  • Giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm.

• Lên kế hoạch và triển khai chiến lược bán hàng:

  • Phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng mục tiêu

  • Xây dựng kế hoạch bán hàng và triển khai kế hoạch đó

  • Theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch bán hàng.

• Đảm bảo mục tiêu doanh số:

  • Phối hợp với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu doanh số đề ra

  • Giải quyết các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến doanh số.

• Đánh giá và báo cáo định kỳ:

  • Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm kinh doanh

  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với cấp trên.

Nhân viên Telesales

• Nghiên cứu và hiểu về sản phẩm hoặc dịch vụ: Tìm hiểu về tính năng, lợi ích, và cách sử dụng của sản phẩm/ dịch vụ đó.

• Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng: Tìm kiếm thông tin khách hàng trên Internet, sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng hiện có, thu thập thông tin từ các nguồn khác.

• Tiếp cận khách hàng thông qua cuộc gọi điện thoại, thuyết phục họ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

• Khi khách hàng có các thắc mắc về sản phẩm hoặc dịch vụ, nhân viên telesales cần trả lời một cách chuyên nghiệp và cung cấp thông tin chi tiết để giải đáp mọi câu hỏi.

• Thực hiện quy trình xử lý đơn hàng, bao gồm ghi chép thông tin khách hàng, lập hợp đồng, thực hiện thanh toán.

• Theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng trong cơ sở dữ liệu của công ty.

• Đánh giá và phản hồi về hiệu quả của chiến dịch telesales.

>> : Telesales là gì? Vai trò, mô tả công việc và yếu tố cần có

Nhân viên kinh doanh

• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

• Giới thiệu và tư vấn sản phẩm/dịch vụ

• Thuyết phục khách hàng mua hàng

• Chốt đơn hàng và ký hợp đồng

• Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

• Báo cáo định kỳ kết quả kinh doanh cho cấp trên.

>> : Top 13+ Kỹ năng kinh doanh cho nhân viên Sales chuyên nghiệp

Nhân viên chăm sóc khách hàng

• Tiếp nhận và lắng nghe các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng

• Giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách chính xác, đầy đủ

• Xử lý các khiếu nại của khách hàng một cách thỏa đáng

• Cung cấp thông tin về sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng

• Hỗ trợ khách hàng trong quá trình đăng ký, mua hàng, sử dụng sản phẩm/dịch vụ

• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm/dịch vụ

• Thăm dò nhu cầu của khách hàng

• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới đến khách hàng

• Khuyến khích khách hàng mua hàng

• Thu thập phản hồi bằng cách gọi điện, email, khảo sát

• Phân tích phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm/dịch vụ.

>> : Chăm sóc khách hàng là gì? Vai trò, công việc và yếu tố cần có

3 Mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến

1. Theo mô hình dây chuyền – Functional Organization
2. Mô hình đảo – Island Organization
3. Mô hình nhóm (The POD)

1. Theo mô hình dây chuyền – Functional Organization

Đây là mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến nhất, trong đó các nhân viên kinh doanh được chia thành các nhóm theo chức năng, chẳng hạn như nhóm phát triển khách hàng tiềm năng, nhóm bán hàng, nhóm chăm sóc khách hàng,… Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm cho một giai đoạn cụ thể trong quy trình bán hàng.

Ưu điểm:

• Dễ dàng quản lý và giám sát
• Tận dụng được chuyên môn của từng bộ phận
• Có thể mở rộng quy mô dễ dàng

Nhược điểm:

• Có thể dẫn đến sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận
• Có thể khó đáp ứng nhu cầu của khách hàng

2. Mô hình đảo – Island Organization

Trong mô hình này, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các giai đoạn trong quy trình bán hàng. Họ sẽ tự mình tiếp cận khách hàng, phát triển mối quan hệ, chốt sale và chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Ưu điểm:

• Độc lập và linh hoạt
• Có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt hơn

Nhược điểm:

• Khó quản lý và giám sát
• Có thể dẫn đến sự cạnh tranh giữa các nhân viên

3 Mô hình nhóm (The POD)

Trong mô hình này, các nhân viên kinh doanh được chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm cho một nhóm khách hàng cụ thể. Các nhóm sẽ được hỗ trợ bởi các bộ phận chức năng, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng,…

Ưu điểm:

• Tập trung vào khách hàng
• Có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt hơn
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các bộ phận

Nhược điểm:

• Có thể khó quản lý và giám sát
• Thiếu chuyên môn

Phòng kinh doanh là một bộ phận quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào, đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Để phòng kinh doanh hoạt động hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban khác trong doanh nghiệp, đặc biệt là phòng Marketing. Phòng Marketing cần cung cấp cho phòng kinh doanh thông tin về thị trường và nhu cầu của khách hàng, từ đó phòng kinh doanh có thể xây dựng các chiến lược bán hàng phù hợp.