Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang và có kế hoạch ứng dụng phương pháp Quản lý chất lượng toàn diện vào hoạt động quản lý nhằm nỗ lực cải thiện cách thức thực hiện công việc. Tuy nhiên làm thế nào để ứng dụng phương thức trên hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Dưới đây là một vài bước triển khai TQM trong doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo.

Quản lý chất lượng toàn diện – TQM là gì?

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là quá trình liên tục phát hiện và giảm hoặc loại bỏ các lỗi trong sản xuất, tinh giản quá trình quản lý chuỗi cung ứng, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp luôn luôn được đào tạo thường xuyên.

Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp Quản lý chất lượng toàn diện vào quản lý với mục tiêu cải thiện cách thức thực hiện công việc. Điều này được thực hiện bằng cách tạo ra một tích hợp hệ thống quản trị thống nhất, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và hoàn toàn tập trung vào khách hàng. Toàn bộ quá trình quản lý chất lượng được thực hiện nhằm mục đích giữ tất cả các bên liên quan đến quá trình sản xuất chịu trách nhiệm về chất lượng chung của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.

Các trụ cột của Phương thức Quản lý Chất lượng toàn diện (TQM) trong doanh nghiệp

• Tập trung vào khách hàng.  Khách hàng là mục tiêu kinh doanh và là động lực để doanh nghiệp xây dựng và phát triển sản xuất kinh doanh. Trong phương pháp TQM, tâm lý và phản hồi của khách hàng được theo dõi chặt chẽ thông bằng nhiều phương thức tiếp cận khác nhau như làm khảo sát, gọi điện thoại.
• Sự tham gia của nhân viên. Nhân viên cần hiểu được mục đích và nguyên tắc cơ bản trong quá trình chuyển đổi trong công việc. Phương thức TQM không chỉ tăng cường sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp, nó là cách thức khơi dậy khả năng và lòng trung thành của nhân viên.
• Quy trình là điểm trọng tâm. Doanh nghiệp cần có các quy trình cụ thể để thu thập và tích hợp phản hồi của khách hàng và nhân viên. Bên cạnh đó, các quy trình riêng biệt để hiện thực hóa TQM bằng cách điều chỉnh chiến lược của doanh nghiệp phải được xây dựng trước tiên và bám sát trong quá trình thực hiện.
• Cấu trúc tích hợp. Muốn hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, doanh nghiệp cần có sự ổn định từ nội tại chính cơ cấu tổ chức cán bộ. Cụ thể, đối với TQM, để triển khai TQM hiệu quả, các phòng ban không chỉ hoạt động một cách riêng biệt mà cần học hỏi lẫn nhau và tinh chỉnh các quy trình của họ trong quá trình cùng làm việc.
• Cách tiếp cận chiến lược. Các quy trình, cách thức hoạt động cần được điều chỉnh theo đúng tầm nhìn và mục tiêu đã được thống nhất trong doanh nghiệp. Tương tự, khi triển khai TQM, các cách thức và phương pháp thực hiện cần đi theo định hướng chung của doanh nghiệp, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Giao tiếp chính xác. Khi triển khai TQM, sự giao tiếp rõ ràng, truyền đạt thông tin chính xác  trong nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với khách hàng, sẽ góp phần thu thập phản hồi xác thực, cải tiến trong quy trình trong doanh nghiệp.
• Các cải tiến diễn ra liên tục. TQM trong doanh nghiệp có khả năng mở ra các thay đổi bởi khi triển khai phương thức này, các điểm mâu thuẫn trong quy trình hoặc hành động cụ thể được xác định và cải tiến để giảm thiểu các lỗi. Các cải tiến phải được diễn ra liên tục để các quy trình được sửa đổi một cách triệt để và luôn hoàn thiện.

5 bước để triển khai TQM trong doanh nghiệp hiệu quả

• Kiểm tra sự quản lý

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một hành trình dài đi từ việc xác định các quy trình quản lý nhỏ nhất trong doanh nghiệp đến giai đoạn các quy trình đó được thiết kế, triển khai và liên tục cải tiến các quy trình đó. Do vậy, mục đầu tiên trong chương trình thực hiện TQM là kiểm soát các hoạt động quản lý để kiểm kê đầy đủ các quy trình đang tồn tại trong doanh nghiệp, từ đó có thể định hình được những kết quả kì vọng khi ứng dụng phương pháp này.

• Xác định các mục tiêu thành công tiên quyết

Cách thức Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) tồn tại và phát triển trong văn hóa kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Do đó, đôi khi các kết quả của triển khai TQM không được thể hiện một cách rõ ràng. Doanh nghiệp khó có thể nhận ra và đánh giá được mức độ thành công khi thực hiện dự án này. Đây là lý do tại sao việc định lượng các mục tiêu cuối cùng lại quan trọng khi doanh nghiệp muốn sử dụng hiệu quả TQM. Các yếu tố định lượng có thể phản ánh tác động của TQM có thể là các biện pháp tính toán dựa trên hiệu suất như các con số, biểu đồ và đồ thị.

• Điều chỉnh quy trình đáp ứng các yêu cầu kinh doanh 

Khi xác định áp dụng TQM, đó chính là lúc doanh nghiệp cần phải xem lại các quy trình  đang được sử dụng . Các quy trình được điều chỉnh bởi các quy tắc và có thể được thực thi bằng công cụ hoặc kỹ năng của nhân viên trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể chọn việc xây dựng các quy trình bằng các phương thức khác nhau để tiếp nhận và phản hồi từ người, hoặc những người hiểu rằng mọi tương tác với thương hiệu là cơ hội để củng cố lòng trung thành của khách hàng. Sau khi nhận được phản hồi, chúng phải được xử lý và gửi trả kết quả đánh giá về cho khách hàng. Những phản hồi tích cực hay tiêu cực đều là nguồn tài nguyên đáng giá để doanh nghiệp xác định được những gì, tại sao, ai và làm thế nào để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

• Đánh giá chính xác vai trò của dữ liệu

Dữ liệu là thứ không nói dối. Doanh nghiệp cần nhận biết đúng đắn vai trò của dữ liệu trong doanh nghiệp, đặc biệt trong quá trình cải thiện chất lượng của sản phẩm dịch vụ. Thông thường các phản hồi thu thập từ khách hàng và nhân viên sẽ có thể làm thay đổi các quy trình và định hướng kinh doanh của doanh nghiệp. Thay đổi là điều không dễ dàng, nhưng để có thể có những thay đổi chính xác, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích đúng và đủ các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để làm căn cứ đưa ra các quyết định phù hợp với yêu cầu thực tế.

• Tạo được niềm tin từ nhân viên 

Quản lý chất lượng toàn diện được thực hiện đúng là luôn phải được duy trì trong suốt thời gian làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên vững tin hơn vào định hướng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trong chính xác sản phẩm mà họ đang sản xuất ra. Đây chính là động lực cho phương thức quản trị chất lượng cho doanh nghiệp phát triển toàn diện và lâu dài.

Kết

Đối với các doanh nghiệp đang muốn triển khai TQM trong cơ sở sản xuất của mình, việc hiểu các khái niệm và nguyên tắc của chúng là chưa đủ. Doanh nghiệp cần có những bước tiếp cận phương thức trên một cách phù hợp như 5 bước được đề cập ở trên để quá trình triển khai TQM đạt được hiệu quả cao nhất.