Six Sigma là phương pháp cải tiến quy trình được phát triển bởi một nhà khoa học tại Motorola vào những năm 1980. Những người thực hành Six Sigma sử dụng số liệu thống kê, phân tích tài chính và quản lý dự án để đạt được mục tiêu kinh doanh, cải thiện và kiểm soát chất lượng tốt hơn bằng cách xác định và sửa lỗi, khiếm khuyết hiện có trong các quy trình.
Six Sigma là gì?
Six Sigma là tiêu chuẩn đo lường, quản lý hiệu suất, chất lượng trong một quy trình sản xuất, bằng cách tìm ra nguyên nhân của lỗi và xử lý chung ở giai đoạn đầu, tăng độ chính xác của quy trình. Trong đó, Sigma (σ) là một ký hiệu trong lý thuyết thống kê, chỉ độ lệch chuẩn trong một tập hợp. Trong trường hợp này, 6 Sigma được sử dụng làm thước đo của mức độ biến động hoặc sai lệch của một sản phẩm so với tiêu chuẩn ban đầu.
Six Sigma bắt nguồn từ đường cong hình chuông được sử dụng trong thống kê, một Sigma tượng trưng cho một độ lệch chuẩn duy nhất so với giá trị trung bình. Với tiêu chuẩn Six Sigma, chỉ cho phép có khoảng 3 – 4 lỗi/ khuyết tật trên 1 triệu sản phẩm được sản xuất hoặc quy trình. 6 Sigma tương đương với tỷ lệ lỗi là khoảng 0,00034% trên tổng sản phẩm/ quy trình sản xuất.
Lợi ích của Six Sigma trong quản lý chất lượng
Các chuyên gia khẳng định,Six Sigma mang lại nhiều lợi ích cho tất cả các tổ chức ở hầu hết mọi lĩnh vực. Trong đó, những lợi ích to lớn phải kể đến như:
- Tăng lợi nhuận, giảm chi phí
- Tăng cường lòng trung thành của khách hàng
- Xây dựng kế hoạch chiến lược cụ thể
- Đề cao văn hoá doanh nghiệp
- Mở rộng quy mô
- Đảm bảo hệ sinh thái đáp ứng linh hoạt
Tăng lợi nhuận, giảm chi phí
Khi tỷ lệ lỗi/ khuyết tật giảm hoặc không còn tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí không cần thiết như nguyên vật liệu, nhân công, thời gian. Điều này cũng đồng nghĩa với việc chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.
Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung chi phí vào các hoạt động quan trọng hơn như nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, tăng cường quảng bá thương hiệu, đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực làm việc. Những điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện được chất lượng sản phẩm, tăng lợi thế cạnh tranh, từ đó tăng doanh số và lợi nhuận.
Tăng cường lòng trung thành của khách hàng
Six Sigma là một phương pháp tập trung vào việc thấu hiểu khách hàng, đảm bảo sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của người sử dụng. Do đó, phương pháp này giúp tăng lòng trung thành của khách hàng.
Để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát hoặc nghiên cứu hành vi của khách hàng để hiểu rõ hơn về các yêu cầu của họ, từ đó cải thiện sản phẩm của mình.
Xây dựng kế hoạch chiến lược cụ thể
Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Sau khi xác định được sứ mệnh, mục tiêu và thực hiện phân tích SWOT, Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện để đạt được mục tiêu.
Ví dụ, nếu chiến lược kinh doanh tập trung vào việc dẫn đầu về chi phí trên thị trường, áp dụng phương pháp Six Sigma để loại bỏ sự phức tạp không cần thiết trong quy trình, đồng thời đạt được thỏa thuận mức giá thấp hơn với nhà cung cấp nguyên liệu. Bằng cách tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất, Six Sigma giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện hiệu quả sản xuất và giảm chi phí, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đề cao văn hoá doanh nghiệp
Kết nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên thông qua quy trình làm việc hoàn hảo là một phương pháp hiệu quả. Trong phương pháp 6 Sigma, yếu tố con người được coi là rất quan trọng và được đề cao hơn cả kỹ thuật. Nó giúp giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng phương pháp đo lường minh bạch cùng thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù doanh nghiệp có loại hình văn hoá đặc trưng nào.
Mở rộng quy mô
Khi đã loại bỏ các nguồn gây lỗi/ khuyết tật và xây dựng quy trình đạt chuẩn 6 Sigma, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mở rộng quy mô sản xuất, hệ thống đo lường đi kèm.
Đảm bảo hệ sinh thái đáp ứng linh hoạt
Bản chất của Six Sigma là chuyển đổi, thậm chí là thay đổi kinh doanh. Khi một quy trình bị lỗi hoặc không hiệu quả bị loại bỏ, nó đòi hỏi sự thay đổi trong cách làm việc, tiếp cận của nhân viên. Một nền văn hóa linh hoạt và đáp ứng mạnh mẽ với những thay đổi có thể đảm bảo việc triển khai dự án hợp lý. Những nhân viên và bộ phận liên quan cũng nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi.
Nguyên tắc áp dụng phương pháp 6 Sigma
- Khách hàng là trung tâm
- Chủ động trong quản trị
- Cộng tác không có rào cản
- Đề cao dữ liệu/ dữ kiện
- Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc một vài lỗi nhỏ
Khách hàng là trung tâm
Six Sigma là một trong những triết lý kinh doanh tập trung vào việc lắng nghe tiếng nói của khách hàng. Các yêu cầu và mong muốn của khách hàng được đưa vào quá trình hoạt động để doanh nghiệp nhanh chóng sửa đổi, cải tiến quy trình để đạt được tiêu chuẩn đặt ra, mang lại sản phẩm với chất lượng tốt nhất để phục vụ khách hàng.
Chủ động trong quản trị
Phương pháp Six Sigma tập trung vào quá trình tìm kiếm, khắc phục các lỗi để tăng độ chính xác trong quy trình sản xuất. Từ đó chủ động ngăn chặn việc tạo ra các sản phẩm lỗi.
Cộng tác không có rào cản
Hệ thống 6 Sigma tuân thủ theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo xây dựng quy trình trơn tru ngay từ đầu. Điều này bao gồm tất cả chiều ngang, chiều dọc, đan chéo.
Đề cao dữ liệu/ dữ kiện
Phương pháp Six Sigma đề cao các dữ kiện và dữ liệu. Tức là không dựa vào sự suy đoán mà cần được đo lường một cách cẩn trọng, chính xác. Theo đó, doanh nghiệp cần phải trả lời được 2 câu hỏi sau:
- Dữ liệu/ dữ kiện nào cần thiết đối với quy trình sản xuất của doanh nghiệp?
- Áp dụng những dữ liệu/ dữ kiện vào 6 Sigma sao cho hiệu quả nhất?
Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc một vài lỗi nhỏ
6 Sigma không ngừng hướng tới sự hoàn thiện tuy nhiên vẫn cho phép mắc 3 – 4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm, tức là nó không bắt buộc tính tuyệt đối. Do đó, doanh nghiệp cũng không nên hướng đến sự hoàn hảo tuyệt đối ngay từ đầu. Miễn là phải giới hạn được hậu quả cũng như rút ra được bài học để cải thiện trong tương lai.
Áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp theo quy trình DMAIC
Áp dụng phương pháp Six Sigma với quy trình DMAIC bao gồm 5 bước cơ bản:
- D – Define (Xác định)
- M – Measure (Đo lường)
- A – Analyze (Phân tích)
- I – Improve (Cải tiến)
- C – Control (Kiểm soát)
D – Define (Xác định)
Bước đầu tiên trong quy trình này là phải có một nhận định chính xác về chân dung khách hàng và các yêu cầu chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Sau đó, doanh nghiệp cần tự đánh giá mức độ đạt được của mình và xác định các khu vực kinh doanh trọng điểm để áp dụng phương pháp Six Sigma.
M – Measure (Đo lường)
Bước này tập trung vào việc đo lường và thu thập dữ liệu về quy trình sản xuất, bao gồm cả yếu tố nội bộ và yếu tố liên quan đến khách hàng. Điều này giúp đánh giá mức độ chất lượng hiện tại của sản phẩm/ dịch vụ và xác định các vấn đề cần giải quyết để đạt được mục tiêu.
A – Analyze (Phân tích)
Xác định khoảng cách giữa mục tiêu và kết quả trong công việc hiện tại cũng như cơ hội cho doanh nghiệp trong tương lai. Các biện pháp đưa ra phải được kiểm tra chặt chẽ cũng như có các biện pháp dự phòng phù hợp. Quá trình này bao gồm việc phân tích các dữ liệu đã thu thập, xác định nguyên nhân gốc rễ và tổng kết lại các kết quả.
I – Improve (Cải tiến)
Bước này tập trung vào việc thiết kế và triển khai các giải pháp để giải quyết các vấn đề đã xác định trong bước phân tích. Các giải pháp được chọn phải đảm bảo tính khả thi, đồng thời kịp thời thay đổi khi cần thiết.
C – Control (Kiểm soát)
Bước này tập trung vào việc đảm bảo rằng các giải pháp đã triển khai đạt được hiệu quả và giữ được tính ổn định trong quá trình sản xuất. Điều này bao gồm việc xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng, giám sát và kiểm soát mục tiêu nhằm đảm bảo tránh mắc sai lầm cũ hoặc đi sai định hướng ban đầu.
Phân biệt Six Sigma và Lean Six Sigma
Six Sigma và Lean Six Sigma đều là các phương pháp quản lý chất lượng và tối ưu hóa quy trình sản xuất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt giữa hai phương pháp này, bao gồm:
Phân biệt | Six Sigma | Lean Six Sigma |
Nguồn gốc | Được phát triển bởi Motorola vào những năm 1980 | Được phát triển bởi Toyota vào những năm 1990 |
Mục tiêu | Tập trung vào việc giảm độ lệch và đưa quy trình sản xuất về trung tâm | Tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết |
Công cụ | Sử dụng các công cụ thống kê để phân tích và đo lường chất lượng | Kết hợp các phương pháp, công cụ Six Sigma và triết lý sản xuất tinh gọn/ doanh nghiệp tinh gọn |
Áp dụng | Thường được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất | Được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm sản xuất, dịch vụ, y tế, giáo dục,… |
Tính chất | Cải tiến quy trình nhằm giảm thiểu sự thay đổi và sai sót bằng cách sử dụng quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu | Cố gắng giảm lãng phí tài nguyên vật chất, thời gian, công sức và nhân tài trong khi vẫn đảm bảo chất lượng trong quy trình sản xuất và tổ chức |
Ví dụ thực tế của hệ phương pháp Six Sigma
Microsoft (MSFT) là một trong những tập đoàn sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới. Doanh nghiệp này đã sử dụng Six Sigma để giúp loại bỏ các lỗi trong hệ thống và trung tâm dữ liệu của mình, đồng thời giảm thiểu một cách có hệ thống các lỗi cơ sở hạ tầng CNTT.
Đầu tiên, họ thiết lập các tiêu chuẩn cho tất cả phần cứng và phần mềm của mình để tạo ra phép đo cơ bản nhằm phát hiện lỗi. Sau đó sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ, bao gồm việc thu thập dữ liệu từ các sự cố trong quá khứ, lỗi máy chủ và đề xuất từ các thành viên nhóm sản phẩm, khách hàng, nhằm xác định các khu vực có vấn đề tiềm ẩn.
Các sự cố được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ nghiêm trọng của các lỗi ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và các dịch vụ cơ bản của công ty. Phân tích và báo cáo dữ liệu đã xác định các lỗi cụ thể, sau đó họ thiết lập các bước khắc phục cho từng lỗi.
Là kết quả của Six Sigma, Microsoft cho biết họ đã cải thiện tính khả dụng của máy chủ, tăng năng suất và tăng sự hài lòng của khách hàng một cách đáng kể.
Cả Six Sigma và Lean Six Sigma đều cố gắng đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất có thể. Lean Six Sigma tập trung nhiều hơn vào quy trình, trong khi Six Sigma tập trung vào sản phẩm. Các công cụ từ Lean có thể được sử dụng rất tốt với phương pháp Six Sigma, các phương pháp này ăn khớp với nhau rất tốt.
Tất cả các công cụ và phương pháp Six Sigma đều phục vụ một mục đích là hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để tạo ra các sản phẩm/ dịch vụ tốt nhất có thể với số lượng lỗi nhỏ nhất. Các tập đoàn trên toàn cầu áp dụng phương pháp này là một chỉ báo về sự thành công đáng kể của nó trong môi trường kinh doanh ngày nay.
