Trong công việc, không đáp ứng đúng thời hạn có nghĩa là không được đánh giá cao, không được thăng chức, mất đi tiền thưởng, khiến khách hàng khó chịu, hủy hợp đồng, thậm chí là mất việc…
Để cảm thấy tự tin rằng một công việc sẽ được thực hiện vào đúng hoặc trước thời gian đã hẹn, bạn cần tránh 4 lý do phổ biến khiến bạn luôn trễ thời hạn sau đây.
Quản lý thời gian
Hầu hết mọi người đều đánh giá chưa hợp lý về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Họ quên bao gồm thời gian bị gián đoán, thời gian phục hồi để lấy lại sự tập trung sau khi bị quấy rầy, giờ nghỉ trưa hoặc những lúc họ không thể tập trung…
Để có được cái nhìn thực tế hơn về việc bạn mất bao lâu để làm việc gì đó, hãy bắt đầu chú ý đến thời gian bạn dành cho các hoạt động trong suốt ngày làm việc. Đồng nghiệp có thường xuyên làm gián đoạn công việc của bạn không, nếu có thì trong bao lâu? Mất bao lâu để bạn lấy lại tập trung sao sự xáo trộn này? Tâm trí bạn có xu hướng khó tập trung vào thời điểm nào trong ngày?
Thời gian nghỉ trưa trung bình của bạn là bao lâu? Sau hai hoặc ba tuần ghi lại các hoạt động này, bạn sẽ có sự hiểu biết chính xác hơn về việc bạn dành bao nhiêu thời gian để thực sự làm việc và các việc ngoài lề khác.
Song song đó, bạn cũng nên nhân đôi thời gian ước tính để hoàn thành một nhiệm vụ. Nếu bạn nghĩ rằng sẽ làm điều gì đó trong 10 phút, hãy nói rằng bạn sẽ cần 20 phút. Nếu bạn cho rằng cần 1 ngày để hoàn thành công việc, hãy nói rằng bạn cần thời gian gấp đôi.
Ngoài ra, cần nhớ rằng đồng nghiệp và khách hàng của bạn cũng có thể đang ước lượng sai thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của họ. Vậy nên, nếu bạn đang chờ đợi các tài liệu từ đồng nghiệp, hãy chắc chắn “trừ hao” thời gian nhằm đảm bảo công việc của bạn hoàn thành đúng thời hạn.
Thứ tự ưu tiên
Không thực hiện theo thứ tự ưu tiên phù hợp thường là nguyên nhân của việc trễ thời hạn. Khi còn đi học, việc ưu tiên đi chơi với bạn bè hoặc xem tivi hơn là hoàn thành bài tập về nhà sẽ khiến bạn bị điểm thấp. Nhưng trong thế giới làm việc, việc không biết thứ tự ưu tiên sẽ dẫn đến nhiều hậu quả xấu hơn bởi nó ảnh hưởng đến cả bản thân bạn lẫn tập thể doanh nghiệp.
Do đó, hãy dành một vài phút buổi sáng để lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn. Điều này đồng nghĩa với việc thực hiện các công việc quan trọng nhất vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn. Ngay cả khi bạn không theo dõi lịch trình một cách sát sao thì việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng giúp bạn chú ý và nhận thức chính xác những gì cần làm.
Kiểm soát các yếu tố gây xao nhãng
Việc sa đà vào một trang web hài hước, một cuộc trò chuyện với đồng nghiệp về kỳ nghỉ sắp tới hoặc các tin tức nóng hổi trên diễn đàn có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung vào các thời hạn quan trọng. Không có quyết tâm bỏ qua những cám dỗ này, bạn sẽ không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc đạt được các mục tiêu lớn hơn, có lợi hơn.
Nếu chỉ nói với chính mình rằng “Tôi đang lãng phí thời gian” thì chưa đủ để hạn chế hành vi của bạn, mà cần phải thực hiện các bước chủ động hơn. Chẳng hạn như ẩn đi các biểu tượng, tắt các thiết bị, đeo tai nghe hoặc làm bất cứ điều gì cần thiết khác để tránh sự phiền nhiễu “dẫn dụ” bạn ra khỏi công việc.
Giao tiếp
Thường xuyên cập nhật về tình hình công việc của bạn và quản lý tốt kỳ vọng của đồng nghiệp hoặc cấp trên có thể giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Bởi khi đó bạn có thể đưa ra tín hiệu nếu có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn để cấp trên thực hiện các điều chỉnh cần thiết và bạn có thể tìm thấy người có thể giúp bạn đáp ứng tốt hơn thời hạn đưa ra.
Ngoài ra, giao tiếp thường xuyên còn giúp bạn thiết lập tốt hơn các ưu tiên của mình, giúp bạn có trách nhiệm, tìm hiểu thông tin và kỹ năng quan trọng liên quan đến công việc và quản lý tốt thời gian. Nếu bạn có nhiều khả năng không hoàn thành công việc đúng hạn, thì sự im lặng là một cách để gây khó khăn cho người đang chờ đợi kết quả công việc của bạn.
Dựa trên thời gian thực hiện của dự án dài hay ngắn, mà việc giao tiếp thường xuyên có thể là hàng giờ, hàng ngày hoặc vài ngày một lần. Hãy đưa ra những mong đợi về việc giao tiếp thường xuyên này khi bắt đầu công việc để mọi người cảm thấy thoải mái với tần suất tương tác. Ngoài ra, vào thời điểm bạn biết sẽ có sự chậm trễ, hãy chia sẻ điều đó với những người thích hợp để có được sự hỗ trợ sớm nhất có thể.
Huỳnh Trâm
