EN |
VN
Project Manager (PM) có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các dự án dù lớn hay nhỏ được triển khai một cách hoàn hảo. Vị trí này có những yêu cầu cao về các kỹ năng cũng như kinh nghiệm để có thể quản lý không chỉ dự án mà còn người thực hiện dự án. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn vị trí PM, bài viết này dành cho bạn vì những câu hỏi phỏng vấn Project Manager sau đây rất sát với thực tế.
Người phỏng vấn tìm kiếm điều gì ở một Project Manager?
Project Manager có mặt ở mọi ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Qua mỗi vị trí, nhiệm vụ của Project Manager có thể khác đi đôi chút. Trước khi đến phỏng vấn, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ các yêu cầu trong mô tả công việc. Đến với buổi phỏng vấn, có một số phẩm chất mà người tuyển dụng muốn nhìn thấy ở ứng viên cho vị trí này bao gồm:
- Tư duy chiến lược và tổ chức: Project Manager luôn cần có cho mình một tư duy chiến lược rộng mở. Nhà tuyển dụng tìm kiếm khả năng nhìn nhận bức tranh toàn cảnh của bạn nhưng cũng không bỏ qua một ứng viên để mắt đến các chi tiết. Cuối cùng, một nhà quản lý dự án giỏi là người biết cách tổ chức và luôn bám sát mục tiêu.
- Khả năng lãnh đạo, hợp tác và quản lý mối quan hệ: Project Manager đứng đầu quản lý cả một dự án bên dưới gồm có những cộng sự, đồng nghiệp, những người trực tiếp triển khai dự án. Do vậy, họ cần có kỹ năng lãnh đạo để dẫn dắt mọi người đi đúng kế hoạch, khả năng quản lý con người để tạo chất keo kết dính, hỗ trợ mọi người hợp tác làm việc chặt chẽ với nhau.
- Giao tiếp: Project Manager là người trực tiếp nhận thông tin từ cấp dưới về dự án, đồng thời là người truyền đạt, báo cáo thông tin lên các bên liên quan. PM vừa phải có khả năng giao tiếp với bộ phận kỹ thuật vừa phải thuật lại một cách dễ hiểu cho những người không thông thạo kỹ thuật. Do đó, kỹ năng giao tiếp là điều kiện tiên quyết đối với một PM.
- Sự cảm thông: Nếu không có sự cảm thông với những người khác nhau làm cùng nhau trong một dự án, Project Manager khó có thể hoàn thành công việc, nhất là khi những ý kiến trái chiều và cá tính khác biệt lên tiếng. Quản lý dự án cần hiểu được cách làm việc và giao tiếp của mỗi cá nhân, khai thác tiềm năng của họ và để họ bộc lộ tài năng có ích của mình cho dự án.
Trên đây là một vài những điểm sáng trong một Project Manager mà nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm trong cuộc phỏng vấn. Còn bây giờ, hãy đến với những câu hỏi phỏng vấn Project Manager phổ biến nhé.
Các câu hỏi phỏng vấn Project Manager phổ biến nhất
Bạn đã từng làm những kiểu dự án nào?
Mặc dù người phỏng vấn có thể đã xem CV của bạn và biết được bạn đã “kinh qua” những dự án nào, họ vẫn sẽ hỏi câu hỏi này để biết nhiều hơn về bạn. Hãy xem đây là cơ hội để thể hiện bản thân. Nếu có điểm nào quan trọng mà bạn quên hoặc chưa kịp đề cập trong CV, hãy tận dụng cơ hội này.
Bạn có thể nói hết về những dự án mà bạn từng làm. Tuy nhiên, hãy nghiên cứu kỹ mô tả công việc và xem xét xem loại dự án nào bạn sẽ đảm nhận nếu trúng tuyển vị trí này, từ đó, nhấn mạnh vào dự án tương tự bạn đã từng làm để xây dựng mối liên kết giữa bạn và công việc mới.
Ví dụ nếu bạn biết bạn có thể sẽ phải làm việc với Software Developer trong vị trí mới, hãy đề cập đến kinh nghiệm này ở công việc trước đây nếu có.
Câu trả lời của bạn có thể là:
Với vai trò là Project Manager tại công ty ABC, tôi đã làm một dự án liên quan đến xây dựng ứng dụng X trên điện thoại với khoản ngân sách là…Tôi không chỉ liên lạc xuyên suốt với đội ngũ nội bộ bao gồm các nhà phát triển, UX/UI Designer mà còn liên tục gặp mặt khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ. Trong một dự án khác về phát triển website, tôi cũng làm việc chặt chẽ với bộ phận sáng tạo của công ty từ giai đoạn lên ý tưởng, đến triển khai và vận hành.
Bạn có thể kể về một dự án cụ thể mà bạn từng tham gia? Vai trò của bạn là gì? Các bên liên quan là ai? Vấn đề bạn giải quyết là gì?
Mặc dù bạn đã nói về kiểu dự án mà bạn làm ở trên, nhà tuyển dụng có thể vẫn sẽ hỏi câu này để biết thêm chi tiết những gì bạn đã làm trong một dự án cụ thể.
Nhà tuyển dụng muốn biết cách bạn tiếp nhận một dự án cũng như truyền đạt ý tưởng như thế nào.
Giao tiếp rõ ràng và mạch lạc với nhiều bên liên quan là kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với Project Manager. Do đó, điều quan trọng trong câu trả lời là bạn có thể giải thích thật mạch lạc về một dự án.
Hãy nói một cách cụ thể bằng cách cung cấp đầy đủ hoàn cảnh để người phỏng vấn hiểu rõ bạn đang nói gì.
Bạn có thể trả lời tương tự như này:
Tôi từng tham gia dự án xây dựng một trung tâm thương mại lớn. Trong dự án này, vai trò của tôi là Project Manager, tức là tôi đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn bộ dự án từ đầu đến cuối. Các bên liên quan bao gồm các nhà thầu, các chuyên gia về kiến trúc và kỹ thuật, cũng như các đơn vị hành chính và giám sát. Trong quá trình triển khai dự án, tôi đã giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến thời gian, chi phí và chất lượng. Vấn đề lớn nhất là khi xảy ra một sự cố về kỹ thuật, tôi đã phải nhanh chóng đưa ra giải pháp kỹ thuật để giảm thiểu tác động và đảm bảo tiến độ dự án không bị chậm trễ. Nhờ sự quản lý chặt chẽ và khả năng giải quyết vấn đề, dự án đã được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng tốt nhất.
Hãy cho tôi biết về khoảng thời gian khi một dự án bạn đang thực hiện đi chệch hướng hoặc một thử thách bất ngờ xuất hiện và cách bạn đưa nó trở lại đúng hướng
Một chuyên gia tuyển dụng nói rằng “Nếu ai đó nói rằng mọi thứ đều diễn ra tốt đẹp và hoàn hảo. Tôi sẽ không tin họ. Mọi dự án đều sẽ trở nên lộn xộn theo một cách nào đó.”
Vấn đề xảy ra trong mỗi dự án là hết sức bình thường. Điều mà người phỏng vấn muốn thấy ớ bạn là cách bạn nhận ra vấn đề như thế nào, sớm hay muộn, cách bạn giải thích vấn đề, phối hợp với nhóm để tìm ra giải pháp và quyết định cuối cùng là gì.
Họ cũng muốn chắc chắn rằng bạn có thể giải thích về quyết định đó một cách rõ ràng và chính xác.
Có một công thức rất phù hợp để trả lời câu hỏi này: mô hình STAR.
- Situation: Giải thích ngắn gọn tình huống và vấn đề bạn gặp phải
- Task: Nói rõ nhiệm vụ của bạn là gì
- Actions: Hành động mà bạn đã thực hiện
- Results: Kết quả cuối cùng là gì
Bí quyết ở đây là đừng khăng khăng rằng bạn đã tự mình giải quyết vấn đề. Đừng làm lu mờ bất cứ ai xuất hiện trong dự án của bạn để làm nổi bật chính mình. Bạn có thể nhấn mạnh vai trò của mình nhưng hãy thể hiện sự cộng tác và phối hợp ăn ý của bạn với cả nhóm cũng đóng vai trò quan trọng trong thành công cuối cùng.
Câu trả lời có thể là:
Trong một dự án tôi từng tham gia, chúng tôi đã phải đối mặt với một thử thách bất ngờ khi một nhà thầu chính bị phá sản giữa quá trình triển khai dự án. Điều này đã gây ra sự chậm trễ lớn trong tiến độ dự án và tăng chi phí cho dự án. Để đưa dự án trở lại đúng hướng, tôi cùng với cả nhóm đã cùng nhau bàn bạc và đưa ra một số giải pháp như thuyết phục các chủ đầu tư cung cấp thêm nguồn lực để hoàn thành dự án, tìm kiếm các nhà thầu khác để thay thế và sắp xếp lại các bước công việc để giảm thiểu tác động đến tiến độ của dự án. Tôi cũng đã liên tục cập nhật tình hình dự án cho các bên liên quan và đưa ra các báo cáo tiến độ để đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin mới nhất về tình hình dự án. Nhờ các giải pháp này, chúng tôi đã đưa dự án trở lại đúng hướng và hoàn thành dự án đúng tiến độ và chất lượng tốt nhất.
Làm thế nào để bạn thúc đẩy mọi người đi đúng hướng và hoàn thành công việc đúng deadline?
Nhiệm vụ của Project Manager là đảm bảo dự án thành công và đạt được kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, họ thường không phải là người quản lý trực tiếp hay cấp trên có thẩm quyền với những người cùng tham gia dự án. Do vậy, một Project Manager cần interpersonal skills để có thể giao tiếp với mọi người mà không tỏ ra quá kiểm soát cũng không quá lỏng lẻo.
Họ cần động viên những thành viên trong nhóm, có thể là đồng nghiệp, cấp dưới hoặc thậm chí là cấp trên của mình làm tốt công việc.
Người phỏng vấn, có thể là người đồng hành trong dự án tương lai của bạn rất muốn thấy một Project Manager sẵn sàng xả thân vì công việc, không ngại xắn tay áo và tự mình thực hiện công việc. Đây là hành động có tính cổ vũ mọi người rất cao. Do đó, đừng ngại nhắc đến chi tiết này trong câu trả lời của bạn.
Tạm kết
Trên đây là các câu hỏi phỏng vấn Project Manager hay gặp. Để chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn và ghi điểm với nhà tuyển dụng, hãy chuẩn bị trước các câu hỏi phổ biến như trên. Tuy nhiên, bạn cũng cần chuẩn bị tinh thần ứng phó với các câu hỏi bất ngờ ngoài dự đoán. Bài viết sẽ sớm được cập nhật và bổ sung nhiều câu hỏi phỏng vấn Quản lý dự án hơn nữa.
