Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho là tổng hợp những công việc cần làm và có liên quan tới các công việc tổ chức và sắp xếp kho chính, giám soát việc xuất nhập của hàng hóa trong kho. Một công ty có tổ chức kiểm soát kho tốt sẽ có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh, cũng như kiểm soát được chất lượng của sản phẩm.
Quản lý kho là việc cực kỳ quan trọng, ngay cả với những mới tập tành kinh doanh hoặc đối với những doanh nghiệp nhỏ, hay những doanh nghiệp lớn đều cần những phương pháp quản lý kho tốt nhất, vậy hãy cùng tìm hiểu tầm quan trọng của việc quản lý kho ở bài viết phía dưới đây nhé.
Tại sao cần quản lý kho hàng?
Đối với một doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ, hàng hóa tồn kho luôn chiếm từ 50% trên tổng tài sản của doanh nghiệp đó, vậy nếu bạn không có quy trình quản lý kho hàng một cách chặt chẽ thì những hệ quả nào sẽ xảy ra?
- Thất thoát hàng hóa: nguyên nhân dẫn đến việc này chính là sự quản lý lỏng lẻo của quản lý kho ,chính vì sự lỏng lẻo trong giám sát rất dễ đến thất thoát và thiệt hại về tiền bạc.
- Quay vốn lưu động chậm: Để nhập bất kỳ mặt hàng hay sản phẩm nào đó bạn sẽ phải dùng tới một số vốn nhất định, chính vì vậy việc quản lý kho.
Quy trình quản lý kho hiệu quả
Như thế nào quy trình quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp, tại sao mỗi doanh nghiệp lại cần có một quy trình và cách quản lý kho hiệu hiệu quả?, Quy trình quản lý kho gồm những bước cơ bản nào cần được hiện.
Nhập kho
Hàng hóa sau khi đưa về kho cần được kiểm tra kỹ càng số lượng rà soát và đối chiếu sao cho trùng khớp với phiếu xuất kho của phía nhà cung cấp. Sau đó các thông tin chi tiết như (màu sắc, số lượng , kích thước, ngày nhập kho, hạn sử dụng,…) của sản phẩm cần được ghi chú một cách chi tiết tại phần mềm quản lý kho hoặc Excel.
Hàng hóa sau khi được nhập kho sẽ được phân bổ vào theo nguyên tắc riêng của từng quản lý kho đã được định trước đó, sắp xếp hàng hóa cũng cần theo quy định của quản lý kho để đảm bảo rằng mọi thứ luôn được thực hiện theo nguyên tắc lưu kho của doanh nghiệp.
Xuất kho
- Bước 1: Xuất kho sẽ được bắt đầu ngay khi các bộ phận có liên quan gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho các bên quản lý kho.
- Bước 2: Sau khi nhận được phiếu yêu cầu chuyển kho từ các bộ phận, thì sau đó bên quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng tồn kho của sản phẩm, để xem số lượng tồn kho có đáp ứng được bên yêu cầu hay không. Việc kiểm tra kho thường sẽ được diễn ra rất nhanh chóng thông qua việc tra cứu qua các phần mềm quản lý kho hay các ứng dụng lưu trữ trước đó. Nếu số lượng không đủ yêu cầu thì thủ kho sẽ phải có kế hoạch để giải quyết nhanh chóng nhất.
- Bước 3: Sau quá trình kiểm tra tồn kho để đảm bảo số lượng có thể đáp ứng yêu cầu, Quản lý kho sẽ phải hoàn thành các thủ tục giấy tờ trong đúng thời gian để đảm bảo cho quy trình xuất kho theo đúng quy định và cho hàng hóa xuất kho.
- Bước 4: Khi hàng đã được xuất kho, kế toán kho sẽ tiến hành cập nhật thông tin về số lượng sản phẩm hiện còn lại.
Kiểm kho theo định kỳ
Kiểm kho theo định kỳ là một trong những việc mang lại kết quả chính xác nhất về tài sản của hàng hóa tồn kho, thống kê được nguồn vốn lưu động hiện tại.
- Bước 1: Quản lý kho cần phân chia công việc cho từng người trong bộ, chịu trách nhiệm cho và kiểm soát cho từng quy trình cần kiểm kê như: Mã hàng, tên hàng, số lượng hiện có, khu vực được lưu trữ…
- Bước 2: Mỗi bộ phận được phân quyền sẽ tự chịu trách nhiệm theo sự phân công của quản lý kho, sau kiểm kho và so sánh với số lượng thực tế, cập nhật số lượng được ghi trong sổ sách, hàng hóa cần được xử lý trước khi hết hạn sử dụng.
Thống kê số liệu, lập báo cáo
Sau khi kiểm tra số liệu kho theo định kỳ, bên quản lý kho cần thống kê số liệu và lập báo cáo kho, để bên quản trị doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình xem xét và đưa ra chiến lược kinh doanh cho thời gian tới.
Những yếu tố khách quan cần lưu ý khi quản lý kho
Những vấn đề bất cập có thể sẽ xảy ra bất cứ lúc nào, chính vì vậy các quản lý kho nên lưu ý và có những phương án dự phòng khi trường hợp bất cập xảy ra.
Một số trường hợp có thể sẽ xảy ra như: mất hàng tồn kho , hàng hóa bị nhân viên là hỏng, ảnh hưởng bởi vấn đề về thời tiết (mối, mọt, ẩm mốc…)
Những cách quản lý kho hàng hiệu quả
Quản lý kho là một công việc không đơn giản, nó không đơn thuần chỉ là quản lý về vấn đề hàng hóa xuất – nhập kho, bạn cần biết khi nào cần nên nhập sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu là đủ, bạn cùng cần phải để ý đến số lượng tồn kho, làm thế nào để số lượng tồn kho cần được tối ưu nhất. Vậy hãy cùng tìm hiểu đâu là cách quản lý kho hiệu quả.
Hãy cùng tham khảo 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất ở bên dưới nhé!
Bố trí và sắp xếp kho hàng thông minh
Để có thể quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất, bạn cần phải giải quyết các vấn đề từ những bước đầu, chính là sắp xếp kho hàng sao cho khoa học ,thuận lợi cho việc tìm kiếm hàng hóa, tránh lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm hàng hóa cho nhân viên. Để giảm thiểu được các vấn đề trong tìm kiếm hàng hóa quản lý kho cần lưu ý:
- Sắp xếp theo vị trí cố định: Phương thức này có nghĩa là từng sản phẩm, nhóm hàng hóa có liên quan sẽ có một vị trí cố định không thay đổi. Ưu điểm của phương pháp sắp xếp hàng hóa này là ổn định, rõ ràng, có thể tìm kiếm và lấy hàng nhanh chóng. Nhưng cũng sẽ có nhược điểm là không phù hợp với những mặt hàng có thể xuất – nhập thường xuyên, có thể sẽ gây tốn diện tích sử dụng.
- Sắp xếp theo vị trí ưu tiên: Không giống như phương pháp sắp xếp trên, phương pháp này các sản phẩm sẽ không được ở vị trí cố định mà thường xuyên thay đổi để phù hợp với các mặt hàng xuất – nhập kho thường xuyên, hàng hóa sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên bán chạy, ưu điểm của phương pháp này chính là tiết kiệm diện tích sắp xếp cũng như việc xuất – nhập kho các mặt hàng bán chạy. Còn về nhược điểm sẽ là mất thời gian cho mỗi lần sắp xếp hàng hóa.
Lập mã vạch cho tất cả sản phẩm
Quản lý sản phẩm bằng mã vạch hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Việc tạo mã vạch cho sản phẩm giúp quản lý kho cũng như nhân viên dễ dàng quản lý với số lượng hàng hóa lớn mà còn tốn rất ít thời gian so với những phương pháp cũ.
Tránh sai sót trong kiểm hàng hóa: Tạo mã vạch cho sản phẩm giúp giảm đi sự sai sót khi kiểm kho theo cách truyền thống với số lượng hàng hóa lớn.
Dễ dàng tra cứu thông tin về sản phẩm: Chỉ với một thao tác quét mã vạch, toàn bộ thông tin về sản phẩm đó sẽ hiện ra như tên sản phẩm , kích cỡ, giá sản phẩm, số lượng sản phẩm, hạn sử dụng sản phẩm.
Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập kho
Với các cửa hàng kinh doanh hiện nay, việc các đơn đi mỗi ngày nếu không kiểm soát kỹ càng các đơn hàng xuất kho, các công đoạn của sản phẩm sau khi xuất kho cũng cần được theo dõi chặt chẽ, để tránh các rủi ro có thể xảy ra.
Đây cũng được coi như quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm và số lượng trước khi đến tay khách hàng. Việc kiểm tra hàng hóa này cũng tránh được rất nhiều chi phí vào những rủi ro có thể xảy ra.
Không chỉ quản lý xuất kho, mà các sản phẩm nhập kho cũng cần được kiểm soát chặt chẽ, nhất là về số lượng sản phẩm được nhập vào kho, tránh sai sót về số liệu nhất có thể.
Kiểm kho theo định kỳ
Việc kiểm kho theo định kỳ nên được thực hiện thường xuyên, vì việc hàng hóa ra vào rất thường xuyên đối với một cửa hàng bán lẻ, đôi khi sẽ gây ra sai sót về số lượng hoặc có thể là những vấn đề khác như hàng hóa hư hỏng do những yếu tố khách quan ảnh hưởng, hàng hóa cận ngày hết hạn, kiểm kho thường xuyên để có được cách giải quyết sớm nhất.
Các phương thức kiểm kho bạn có thể tham khảo dưới đây:
- Kiểm kê thực tế: Là hoạt động kiểm kê toàn bộ các mặt hàng, sản phẩm trong kho vào cùng một lúc.
- Kiểm tra tại chỗ: Vì cuối năm công việc sẽ dồn đọng khá nhiều, nếu bạn e ngại về việc kiểm kê thực tế trong cuối năm trong khi lượng hàng hóa quá lớn sẽ gặp phải nhiều vấn đề. Thì bạn có thể sử dụng phương pháp kiểm tra thường xuyên tại chỗ cho kho.
- Kiểm theo chu kỳ: Thay vì kiểm kê theo phương pháp thực tế là cuối năm sẽ kiểm kho một lần, thì theo phương pháp kiểm theo chu kỳ sẽ có thể theo dõi sát sao hơn, kiểm kho theo mỗi tháng, mỗi quý, mỗi tuần.
Phương pháp quản lý FIFO, LIFO
FIFO (First In, First Out)
LIFO (Last In, First Out)
Ngược lại với phương pháp FIFO thì phương pháp LIFO sẽ ưu tiên những hàng hóa được nhập vào kho trễ hơn thì sẽ ưu tiên được sử dụng trước.
Nhờ vào đó các báo cáo lợi nhuận của doanh nghiệp đó sẽ dễ dàng được thống kê một cách chính xác hơn, doanh nghiệp sẽ có thể chủ động hơn trong việc sản xuất – kinh doanh. Với phương pháp LIFO sẽ giúp cho doanh nghiệp ít bị ảnh hưởng bởi sự giảm giá của các mặt hàng mới trên thị trường, từ đó mức rủi ro cũng sẽ giảm hơn.
Quản lý theo thứ tự ưu tiên ABC
Phương pháp này dựa trên cơ sở được phân tích theo nguyên tắc được gọi là Pareto, phương pháp này có nghĩa là nếu bạn kiểm soát tốt được 20% hàng hóa thì cũng có thể dễ dàng kiểm soát được 80% còn lại và mang lại lợi nhuận cao.
Mô hình quản lý này thì hàng hóa được chia theo 3 kiểu:
- Nhóm A: Là những hàng hóa chiếm giá trị cao khoảng tầm 70-80% giá trị tồn kho của doanh nghiệp đó. Đặc điểm của nhóm hàng này là cần nhập và rời kho thường xuyên. Cần sự chính xác về thời gian cung cấp sản phẩm.
- Nhóm B: Bao gồm những mặt hàng có giá trị thấp hơn, bao gồm cả những hàng hóa dự trữ, những mặt hàng này chỉ chiếm tầm 15% chỉ tiêu bán ra của cửa hàng và doanh nghiệp.
- Nhóm C: Đây là nhóm hàng có giá trị dự trữ, lưu trữ thấp nhất trong kho hàng chỉ chiếm 5%. Nhóm hàng này thì thời gian đặt hàng sẽ rời rạc và dài hạn hơn.
Quản lý theo mô hình Lean manufacturing
Quản lý theo mô hình Lean manufacturing sẽ luôn đảm bảo việc hàng hóa trong kho luôn đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng trên thị trường. Cũng sẽ giảm tối thiểu lượng hàng hóa tồn kho.
Những lợi ích mà mô hình này mang đến cho doanh nghiệp:
- Giảm thiểu chi phí tồn kho
- Cải thiện chu trình và thời gian sản xuất sản phẩm
- Loại bỏ các hao phí có thể có trong quy trình sản xuất
- Rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa
Tính tồn kho xoay vòng
Tính quay vòng tồn kho ( Inventory turnover ) trong quy trình quản lý tồn kho đây được coi là một chỉ số quan trọng. Nó giúp thể hiện số hàng tồn kho đã được bán hoặc được thay thế trong một khoảng thời gian nào đó.
Việc tính quay vòng tồn kho giúp các nhà bán hàng có thể dự đoán chính xác hơn về thị trường ở thời điểm đó, hệ số tồn kho còn cho bạn biết được số hàng đã nhập trong kỳ đó và đưa ra dự đoán về khoảng thời gian trung bình để bán hết số lượng hàng hóa đó.
Chính dựa vào những điều trên bạn sẽ có kế hoạch nhập hàng phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Luôn có kế hoạch dự phòng cho quản lý kho
Tại sao một quản lý kho luôn cần chuẩn bị cho mình những phương án dự phòng cho việc quản lý kho?
Vì bạn sẽ không biết được chính xác việc gì có thể xảy ra, chính vì vậy cần chuẩn bị trước các phương án dự phòng để có thể có những biện pháp ứng phó cho những tình huống không may có thể xảy ra. Nhằm hạn chế tối đa mức thiệt hại mà doanh nghiệp của bạn có thể phải gánh chịu.
Một số những tình huống có thể xảy ra là:
- Nhu cầu của một số mặt hàng nào đó có thể tăng vọt, dẫn đến hàng hóa trong kho không đủ để cung ứng.
- Kho hàng của bạn bị quá tải
- Hao hụt dòng tiền dẫn đến không còn đủ nguồn vốn nhập hàng
- Nhầm lẫn tính toán sổ sách và kiểm kê dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng hóa
- Về phía nhà cung cấp ngừng sản xuất mặt hàng nào đó mà không hề báo trước
- Nhà sản xuất không đủ hàng hóa cung ứng cho cửa hàng của bạn.
Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho là một trong những công việc rất quan trọng đối với những cửa hàng và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ. Việc sử dụng những phương pháp cũ rất dễ xảy ra sai sót. Vào thời điểm hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm để quản lý tồn kho, đây được coi là cách quản lý kho hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại, giảm thiểu tối đa các sai sót và mất mát có thể xảy ra.
Vậy một phần mềm quản lý kho hiệu quả cần đáp ứng những gì?
- Tiết kiệm chi phí vận hành và công sức cho nhân viên
- Quản lý số lượng hàng hóa
- Báo cáo chi tiết về quản lý kho
- Ngăn chặn các vấn đề về thiếu hụt hàng hóa
- Quản lý đa kho hàng, ở nhiều địa điểm khác nhau
- Tích hợp tính năng kiểm tra kho hàng bằng mã vạch
- Theo dõi chi tiết khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng
