Phân tích ABC và phân tích XYZ trong quản lý tồn kho

Phân tích XYZ

Phân loại XYZ được dùng để đánh giá mức độ ổn định của hàng hóa bán ra.

Để làm điều này, đối với mỗi một mặt hàng có tính ra một hệ số biến thiên, từ đó cho thấy mức độ sai lệch trung bình (tính theo phần trăm) về chỉ tiêu bán hàng của từng kỳ so với chỉ tiêu bán hàng trung bình của chính mặt hàng đó. Nếu như hệ số mà bằng 0 thì có nghĩa là hàng tuần (hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào việc lựa chọn kỳ phân tích) chỉ tiêu bán hàng là như nhau. Hệ số này càng lớn thì chỉ tiêu bán hàng của mặt hàng này càng không ổn định.

Hàng hóa được bán trong các kỳ trước mà càng ổn định bao nhiêu thì càng dễ dàng dự báo trong các kỳ tới bấy nhiêu. Chính vì vậy, đối với hàng hóa mà có hệ số biến thiên nhỏ thì có thể dựa trên dữ liệu về tốc độ bán hàng trung bình để lập ra đơn hàng đặt nhà cung cấp.

Trong nhóm X có các hàng hóa mà được bán ổn định trong kỳ được chọn, còn nhóm Y là các hàng với mức độ ổn định trung bình. Hàng hóa mà được bán năm thì mười họa thì rơi vào nhóm Z.

Một số nguyên tắc khuyến cáo làm việc với hàng hóa tùy thuộc vào nhóm hàng hóa:

• X là hàng hóa có đặc trưng về nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15%. Nhiệm vụ chính của bộ phận mua hàng là đặt mua đúng như số lượng bán hàng để không tạo ra lượng hàng thừa trong kho (kỹ thuật đặt hàng “theo đúng thời hạn”). Số lượng hàng hóa bán ra trong mỗi kỳ gần như là giống nhau.

• Y là hàng hóa mà có đặc trưng theo nhiều xu hướng khác nhau (mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…), độ biến thiên từ 15-50%. Nhiệm vụ chính của người đặt hàng là cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đặt hàng nhà cung cấp.

• Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biến thiên trên 50%).

Kết hợp các phương pháp ABC và XYZ

Việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ cho phép lựa ra các mặt hàng đầu bảng (nhóm AX) và các mặt hàng ngoài lề (CZ). Cả 2 phương pháp đều bổ sung tốt cho nhau. Nếu như phương pháp phân tích ABC cho phép đánh giá mức độ ảnh hưởng của mỗi mặt hàng trong cấu trúc bán hàng, thì phương pháp XYZ cho phép đánh giá mức độ biến thiên trong kênh tiêu thụ, nghĩa là mức độ không ổn định của chỉ tiêu bán hàng.

Cách kết hợp phân loại ABC và XYZ tạo ra 9 nhóm giá trị được mô tả như sau:

Hàng hóa nhóm A và B đảm bảo luồng quay vòng chính cho doanh nghiệp. Bởi vậy, cần đảm bảo luôn có sẵn các hàng hóa loại này trong kho. Theo thừa nhận chung trong thực tế thì lượng hàng tồn kho thuộc theo nhóm A có thể tính ở mức thừa, còn theo nhóm B thì được tính ở mức đủ. Việc sử dụng phân tích XYZ cho phép xây dựng hệ thống quản lý vật tư một cách chính xác hơn và như vậy cho phép giảm bớt giá trị hàng tồn kho.

Hàng hóa nhóm AX và BX có đặc trưng là vòng quay nhanh và ổn định. Cần đảm bảo hàng luôn có sẵn, nhưng không nhất thiết phải có lượng vật tư dự trữ quá thừa. Lượng hàng xuất ra của nhóm hàng này thường ổn định và có thể dự báo được.

Hàng hóa thuộc nhóm AY và BY có vòng quay nhanh nhưng lại không đủ mức ổn định, và dẫn đến một điều là: để đảm bảo hàng luôn có sẵn, cần phải tăng lượng vật tư dự phòng.

Hàng hóa nhóm AZ và BZ có vòng quay nhanh, nhưng lại khó dự báo. Khi muốn đảm bảo hàng hóa này bằng cách tăng mức tồn kho dự phòng thì sẽ dãn đến hậu quả là giá trị vật tư sẽ tăng lên rất nhiều. Các hàng hóa trong nhóm này cần phải được xem xét lại trong hệ thống đặt hàng. Một phần hàng hóa cần chuyển sang hệ thống đặt hàng với đơn hàng có giá trị (số lượng) không đổi, một phần hàng hóa cần được đảm bảo bằng cách đặt hàng thường xuyên hơn, lựa chọn nhà cung cấp có vị trí gần với kho cửa hàng (và như vậy có thể giảm bớt được giá trị hàng tồn kho), rút ngắn chu kỳ kiểm soát, giao trách nhiệm quản lý các mặt hàng này cho người có kinh nghiệm nhất trong công ty…

Hàng hóa thuộc nhóm C thường phủ 80% danh điểm hàng hóa của doanh nghiệp. Việc áp dụng phương pháp phân tích XYZ cho phép giảm bớt nhiều thời gian mà người quản lý cần phải dành ra cho quản lý và kiểm soát hàng hóa thuộc nhóm này.

Đối với hàng hóa thuộc nhóm CX, có thể áp dụng hệ thống đặt hàng với tần suất thường xuyên và giảm bớt lượng vật tư dự phòng trong kho.

Đối với hàng hóa thuộc nhóm CY, có thể chuyển sang hệ thống đặt hàng với đơn hàng có giá trị (số lượng) không đổi, nhưng lúc này cần để mức tồn kho an toàn dựa trên khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Trong nhóm hàng CZ thường là các hàng hóa mới, hàng hóa với nhu cầu tự phát mà chỉ đặt hàng khi có phát sinh đơn hàng của khách… Một phần hàng hóa này có thể mạnh dạn loại bỏ khỏi danh điểm hàng hóa, một phần khác thì cần kiểm soát thường xuyên, bởi vì chính các mặt hàng trong nhóm này sẽ là nguồn gốc nảy sinh ra các hàng tồn khó thanh khoản hay khó bán, và điều này dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

Nếu như bạn mới tiếp nhận một nhân viên mới vào làm việc mà chưa có kinh nghiệm, và giao việc quản lý hàng hóa nhóm AZ thì bạn có khả năng sẽ bị thiệt hại trong thời kỳ tiếp thu kinh nghiệm cần thiết.

Nếu như bạn giao việc quản lý nhóm hàng CX thì trong khoảng thời gian làm việc 1 năm, nhân viên này sẽ học được cách bấm nút trên máy tính và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp. Nếu như giao việc quản lý hàng hóa nhóm CZ thì nhân viên sẽ nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm, còn công ty thì cũng không bị thiệt hại vì những thử nghiệm của nhân viên này, còn bạn thì không cần phải kiểm soát từng bước chân của anh ta.

Ưu điểm của việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ

Việc sử dụng kết hợp phương pháp ABC và XYZ có một loạt các ưu điểm như sau:

• Nâng cáo hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho;

• Nâng cao tỷ lệ các mặt hàng có mức độ lợi nhuận mà không vi phạm các nguyên tắc trong chính sách quản lý danh điểm hàng hóa trong cửa hàng;

• Phát hiện ra các hàng hóa chủ đạo và các nguyên nhân ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa còn tồn trong kho;

• Phân bổ lại chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc quản lý hàng hóa, phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.