Với một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa về chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa cho các công đoạn kiểm tra về số lượng hàng hóa tồn trong kho. Tránh được những tình trạng thất thoát, hay nhầm lẫn số lượng hàng trong kho. Vậy, để có thể quản lý kho tốt, các cá nhân, doanh nghiệp cần phải nắm vững được các bước trong cách quản lý hàng tồn kho.
1. Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?
Quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ được xác định bắt đầu từ thời điểm mà đơn vị cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp cho đến thời điểm trở thành phẩm được xuất ra khỏi kho.
Quy trình đó sẽ bao gồm 3 công việc chính:
- Quản lý mã hàng
- Quản lý các hoạt động nhập kho
- Quản lý hoạt động xuất kho
2. Sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho
2.1 Quy trình quản lý mã hàng
- Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu đến người phụ trách quản lý đặt hàng mã hàng của công ty yêu cầu cập nhật mã hàng bằng mã hàng mới hoặc sửa lại bằng mã hàng cũ.
- Bước 2: Kiểm tra mặt hàng để xác định tình trạng của nó trước khi so sánh. Nếu không tồn tại chuyển sang bước ba; nếu có nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì chuyển sang bước bốn.
- Bước 3: Cán bộ phụ trách sẽ cập nhật thông tin về loại mặt hàng xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo đúng quy định.
- Bước 4: Xác định xem có cần chỉnh sửa hoặc thay đổi hay không. Nếu không thể thay đổi được thì sẽ thực hiện thông báo cho người tiếp nhận yêu cầu. Tiếp tục bước 5 nếu có thể thực hiện thay đổi.
- Bước 5: Tiếp tục chỉnh sửa mã hàng phù hợp với những quy tắc đặt mã đã thiết lập trước đó
2.2 Quản lý hoạt động nhập kho
2.2.1 Nhập kho mua hàng hóa nguyên vật liệu
- Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Phòng kinh doanh sẽ thông báo cho Phòng bảo vệ, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Quản lý Chất lượng và các bên liên quan để họ sắp xếp nhân sự.
- Sử dụng Phiếu xuất kho và Hóa đơn của nhà cung cấp (nếu có) để xác định số lượng và chủng loại nguyên vật liệu trong kho
- Giao phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho kế toán kho vật tư để xử lý
- Ngoài việc nhận Phiếu xuất kho và hóa đơn của khách hàng, kế toán hàng tồn kho đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm kê với số lượng nguyên vật liệu trên phiếu mua hàng / phiếu yêu cầu (đã được điều chuyển của đơn vị. Bộ phận bán hàng). nhà cung cấp
- Nhân viên phòng quản lý chất lượng kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu nhập vào, nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu, sau đó nguyên vật liệu sẽ được chuyển cho nhân viên bốc xếp. lưu trữ thông tin trong kho Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu đã được xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và có chữ ký của Cán bộ quản lý chất lượng là hợp lệ và cần được chuyển cho Kế toán hàng tồn kho để xử lý.
- Thủ kho kiểm tra số lượng nguyên vật liệu sau khi đã nhận và ghi vào phiếu nhập kho
2.2.2 Nhập kho thành phẩm
- Thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao hàng hóa thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia đến cho Bộ phận sản xuất.
- Thủ kho cập nhập toàn bộ thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho, Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho
2.3 Quản lý hoạt động xuất kho
2.3.1 Xuất kho sản xuất
- Bước 1: Bộ phận kế hoạch nguyên vật liệu trình đề nghị xuất kho để sản xuất, hoặc bộ phận có nhu cầu xuất nguyên vật liệu trực tiếp nộp đề nghị xuất kho để sản xuất.
- Bước 2: Đề xuất được giám đốc hoặc người được ủy quyền khác phê duyệt.
- Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho để xác định xem có đủ đáp ứng yêu cầu hay không. Giả sử có đủ hàng, chuyển sang bước bốn; nếu không, hãy chuyển sang bước 5
- Bước 4: Phiếu xuất kho sẽ được lập dựa trên yêu cầu xuất kho của Kế toán kho, sau đó được các bên liên quan phê duyệt.
- Bước 5: Thủ kho xuất kho theo phiếu xuất kho
2.3.2 Xuất kho bán hàng
- Bước 1: Kế toán kho khi nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra hàng tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì thực hiện bước 2, không đủ thực hiện bước 3
- Bước 2: Kế toán kho dựa vào những thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn
- Bước 3: Thủ kho sẽ tiến hành thực hiện xuất kho theo hóa đơn
2.3.3 Xuất chuyển kho hàng
- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho sẽ làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị đó. Nếu được duyệt sẽ chuyển sang bước 2
- Bước 2: Kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất đề nghị chuyển kho đã được phê duyệt, thực hiện giao dịch chuyển kho hàng, in phiếu và lấy mã xác nhận của các bên có liên quan
- Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có được ký xác nhận thực hiện việc xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho
2.3.4 Xuất lắp ráp
- Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng hóa sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp. Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét và phê duyệt. Nếu như yêu cầu được phê duyệt thực hiện đến các bước tiếp theo
- Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị việc xuất lắp ráp đã được duyệt từ trước sẽ thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó sẽ in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có giấy thực xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất đó
