Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả – Công việc của người quản lý kho là gì?

Quản lý kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp. Bài viết dưới đây của nhanh.vn sẽ giúp bạn có nắm được những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết khi quản lý kho.

Kho là loại hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa hay vật tư của doanh nghiệp nhằm cung ứng hàng hóa/nguyên liệu cho khách hàng/cho hoạt động xây dựng, sản xuất một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.

 

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng hay kho vật tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên Quản lý kho bao gồm:

– Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho

– Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho

– Lập và cập nhật sơ đồ kho

– Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho

– Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất

– Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

– Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

– Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định

– Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan

– Ghi phiếu nhập, xuất kho

– Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu

– Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

– Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu

– Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho

– Thực hiện các thủ tục đặt hàng

– Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…

– Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho

– Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho

– Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Bước 1. Lên kế hoạch tổ chức và chuẩn bị

Việc quản lý hàng hóa xuất và nhập tồn kho không chỉ dừng lại ở yêu cầu chính xác về số lượng hàng hóa nhập và xuất, mà còn phải giúp lưu thông hàng hóa ra vào kho tối ưu cả về thời gian và chi phí.

Do vậy, trong khâu chuẩn bị, nhà quản lý cần tổ chức nhân sự hợp lý, phân công các nhân viên có uy tín và trách nhiệm cao để kiểm kê số lượng hàng hóa. Tiếp đến, cần xây dựng hệ thống biểu mẫu báo cáo, kiểm kê thống nhất và đầy đủ. Tổ chức một cách hệ thống quy trình nhập – xuất hàng hóa, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác, quy định đơn vị tính và quy cách đóng thùng sao cho thuận lợi cho việc bốc dỡ và kiểm đếm.

Bước 2. Kiểm kê kho hàng

Nhân viên quản lý kho tiến hành kiểm đếm thực tế tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu trùng khớp tồn kho đầu kỳ. Số liệu kiểm kê sau đó phải được báo cáo lại với cấp trên, để quản lý nắm được tình hình tồn kho và từ đó lên phương án kinh doanh, dự tính số lượng nhập xuất trong thời gian tới.

Việc kiểm kê tồn kho đầu kỳ tiến hành bằng cách kiểm đếm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng. Thao tác này nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Mẫu kiểm kê có thể do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tham khảo các mẫu dựng sẵn trên internet, hoặc có thể sử dụng mẫu biên bản kiểm kê kho hàng của Bộ Tài Chính tại đây

Bước 3. Kiểm soát nhập kho

Phân công nhân sự quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhập kho gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho.

Các nghiệp vụ này trước đây thường được xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc Excel. Tuy nhiên hiện nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý kho tiên tiến như phần mềm quản trị ERP để tối ưu hóa hoạt động với các chức năng như tự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong màn hình nhập kho, kiểm đếm với chức năng quét mã hàng hóa và đối chiếu với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập.

Bước 4. Kiểm soát xuất kho

Tiến hành tương tự như Bước 3 đối với các nghiệp vụ xuất kho, bao gồm: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu để sản xuất/gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho.

Bước 5. Kiểm soát tồn kho

Theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và kiểm tra thực tế. Truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý kho để tổng hợp số lượng hàng hóa mỗi loại để người quản lý nắm được tình trạng hàng hóa lưu kho và tình hình bán hàng, biết được các mặt hàng đang bán chạy, sắp hết để đặt hàng, phát hiện các mặt hàng hết hạn sử dụng để thanh lý nhanh chóng.

Bước 6. Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau

Kiểm tra sổ sách kho, sổ sách của kế toán để kiểm kê hàng hóa thực tồn và tổng lượng hàng nhập xuất vào cuối tháng hoặc quý. Kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ tiếp theo.

Bước 7. Tổng kết

Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho, các báo cáo trong kỳ về các mặt hàng cần đặt thêm nhiều và hàng cần thanh lý v.v..

Nhờ kiểm hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phát hiện kịp thời hàng hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có vấn đề, hàng có lượng tồn vượt định mức… để có cách xử lý, xả hàng phù hợp.

Giúp giải phóng hàng tồn kho đúng lúc, góp phần hạn chế sự lãng phí không đáng có (hàng hết hạn, hư hại), giảm chi phí thuê kho (thuê nhân công, sử dụng dịch vụ lưu trữ,…),  từ đó tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoảng không hề nhỏ.

Dòng vốn lưu động được sử dụng hiệu quả hơn cho các hoạt động khác của doanh nghiệp thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng.

Nếu có sự sai lệch giữa số lượng kiểm kho thực tế với báo cáo tồn kho, sẽ nói lên nhiều vấn đề: sự yếu kém trong năng lực quản lý kho hoặc có sự gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài,…Nhờ vậy chủ doanh nghiệp sẽ có căn cứ để điều tra, ngăn chặn sự thiệt hại kịp thời.

Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…

Ưu điểm là có thể xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn.

Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.

Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…

Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên. Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “dễ thở” hơn.

Khuyết điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.

Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.

Xem thử những sai lầm dưới đây liệu bạn có đang mắc phải một trong những sai lầm này hay không. Nếu có hãy suy nghĩ 1 phương pháp sửa chữa càng sớm càng tốt. Chúng sẽ giúp ích cho việc kiểm soát kho hàng của bạn tốt hơn rất nhiều đấy.

1. Không sắp xếp kho hàng theo một quy tắc nhất định : Việc quy định một tiêu chuẩn nhất định trong việc sắp xếp mặt hàng trong kho là thứ quan trọng. Bởi trong kho hàng sẽ là nơi làm việc của rất nhiều người khác nhau. Không có một quy định cụ thể thì sẽ rất khó để nhiều người làm việc chung 1 cách thức. Sẽ dễ dàng dẫn đến việc sai sót trong làm việc. Việc chuẩn bị không gian kho hàng để chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho quan trong hơn nhiều số lượng người kiểm kê kho.

2. Nhân sự làm việc không thống nhất : Có quá nhiều người quản lý cùng làm hoặc liên quan đến một khía cạnh kiểm soát kho hàng sẽ dẫn đến việc chồng chéo công việc. Đó là tác nhân gây nên việc tốn nhiều thời gian làm việc hơn cho cùng một khối công việc cần phải làm

3. Dữ liệu kiểm kê và dữ liệu gốc không đồng nhất: Việc kiểm kê là một bước kiểm tra và xem xét số liệu hàng hóa thực tế có trùng khớp với số liệu gốc hay không. Việc đồng nhất dữ liệu này sẽ cho kết quả hoàn hảo nhất. Nhưng nếu dữ liệu gốc bằng một cách nào đó có thể bị làm sai so với dữ liệu thực tế thì đó thực sự là một vấn đề lớn mà bận cần giải quyết ngay nút thắt đó

Cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê, ngay cả các lỗi nhỏ không đáng kể. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng gây tổn thất hàng triệu đồng nếu không được xử lý triệt để ngay từ đầu

4. Kiểm soát không chặt đầu vào và đầu ra kho: Kiểm soát thiếu sót nhỏ nào đó trong khâu nhập và xuất tại kho sẽ dẫn đến việc dữ liệu của kho hàng không còn đồng nhất ở trên. Cho nên việc kiểm soát này cần phải được kiểm soát tốt nhất có thể. Trong trường hợp phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đang mở cửa, người quản lý nên tính toán cả những mặt hàng chưa được kiểm kê và đã được bán

5. Không xử lý sớm những mặt hàng tồn kho không rõ ràng: Việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên được thực hiện trước khi kiểm kê kho và cần được thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện. Với các mặt hàng này, bạn nên sắp xếp chúng vào 1 khu vực riêng và chỉ định một người kiểm kê chịu trách nhiệm về các mặt hàng ở đó.

Đối với kiểm kê hàng định kỳ, không thường xuyên thì có các việc bạn cần làm như sau:

–  Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.

–  Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…)

–  Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…

Trước ngày tiến hành kiểm kho, cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi,… Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.

Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa bên dưới.

Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế

Bước 6:  Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.

Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:

Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…

Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp, gian lận,…

Quản lý kho có thể được xem là công đoạn khó khăn nhất trong hoạt động kinh doanh. Bởi thực tế công việc này tốn rất nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực. Đã có rất nhiều chủ kinh doanh chia sẻ rằng” Khó khăn lắm em ơi, bao nhiêu thứ cần phải kiểm soát, nhầm lẫn một chút đã hỏng hết cả việc. Không những thế còn mất rất nhiều thời gian nữa, mỗi lần kiểm kho là mỗi lần áp lực”. Trăn trở nhiều, khó khăn cũng đã thấy rõ, vậy thì tại sao họ lại không tìm kiếm cho mình một cách thức làm việc hiệu quả và khoa học hơn ?