Công việc quản lý kho sẽ liên quan trực tiếp đến các việc như bảo quản, sắp xếp, nắm bắt số lượng hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất – cung cấp – phân phối hàng hóa kịp thời. Quản lý kho hàng rất quan trọng, nhằm mục đích:
+ Tránh thất thoát các loại hàng hóa
+ Tăng doanh thu nhờ quản lý kho hiệu quả
+ Giảm chi phí trong quản lý kho (Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu; Tiết kiệm chi phí lưu kho; Tiết kiệm chi phí mua hàng; Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả).
+ Tăng hiệu quả vốn lưu động (Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít; Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động).
Quản lý kho thực phẩm
Học ngay các cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả
Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát
Với kho hàng thực phẩm cũng như các kho hàng khác, sẽ có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa nếu nhân viên quản lý kho không có một không gian để dễ dàng quan sát. Bạn hãy lựa chọn đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập – xuất, giao nhận hàng hóa, sẽ tránh được những mất mát, tổn thất hàng hóa không đáng có.
Sắp xếp kho thực phẩm khoa học
Hàng thực phẩm phải sắp xếp khoa học để dễ dàng tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Một số gợi ý cho bạn trong cách sắp xếp kho hàng hóa thực phẩm như sau:
- Những thực phẩm được sử dụng nhiều, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại.
- Có bảng chỉ dẫn hàng hóa để dễ dàng nhận diện được loại hình sản phẩm theo mã hàng, tên hàng hóa hoặc ngày nhập hàng,…
- Phân khu rõ ràng và có sơ đồ kho, nhãn dán các vị trí từng ô trên giá kệ kho để dễ dàng quan sát và làm việc.
Học cách sắp xếp hàng hóa, thực phẩm trong kho một cách khoa học
Làm theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước
Những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại để đảm bảo hàng hóa không bị tồn kho quá lâu. Đặc biệt hàng các mặt hàng thực phẩm luôn có hạn sử dụng và dễ hỏng hóc thì nguyên tắc này cần phải được thực hiện triệt để.
Để nguyên tắc trên được vận hành trơn tru thì kho hàng của bạn phải sắp xếp khoa học, các sản phẩm mới nhập sẽ được xếp ở phía sau, còn hàng cũ thì để ở phía trước.
Định mức tồn kho tối ưu
Việc tồn kho quá lớn mất kiểm soát sẽ ảnh hưởng đến nguồn vốn, doanh thu của doanh nghiệp. Vì thế phải thiết lập mức tồn kho tối ưu, tức là mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu, hoặc vượt quá định mức tối đa. Từ đó bạn sẽ có mức xử lý kịp thời, không để hàng tồn quá mức cho phép.
Lưu mã vạch các hàng thực phẩm trong kho
Quản lý kho thực phẩm bằng cách lưu mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy. Có hai cách đơn giản để bạn có thể xây dựng hệ thống quản lý kho trên máy tính.
+ Thiết lập file excel và nhập liệu bằng tay dãy số mã vạch được in trên mỗi sản phẩm.
+ Các chủ cửa hàng, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho để tít mã vạch bằng máy, bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách dễ dàng.
Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho và kiểm tra kho định kỳ
Xuất hàng thực phẩm cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro về thất thoát hàng hóa. Đây được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép.
Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với số liệu hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại,…). Các hình thức kiểm kê kho bạn có thể tham khảo như sau:
+ Kiểm kê thực tế: Kiểm kê thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc. Việc kiểm kê thực tế chỉ thực hiện mỗi năm một lần nhưng rất rắc rối.
+ Kiểm tra tại chỗ: Thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm sẽ dễ dàng hơn. Tức là chọn một mặt hàng bất kỳ, sau đó đối chiếu số lượng trong sổ sách và số lượng thực tế xem có trùng nhau không.
+ Kiểm theo chu kỳ: Có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày. Với những mặt hàng thực phẩm có giá trị cao thì sẽ càng được kiểm kê thường xuyên hơn.
Quản lý kho hàng bằng thẻ kho
Mỗi loại sản phẩm sẽ có thẻ kho, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu.
*Lưu ý: Cách lập thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư mới nhất. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có xác nhận của giám đốc/chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – xuất kho.
