Cách quản lý nhân viên kho giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu suất

Các vấn đề liên quan tới quản lý nhân viên kho chủ yếu xuất hiện trong mối tương quan với chi phí lao động – một trong những chi phí đáng kể nhất khi vận hành kho. Các nhà quản lý thường cảm thấy áp lực, căng thẳng để giữ chi phí hoạt động hợp lý đồng thời tạo ra môi trường tốt cho nhân viên.

Làm thế nào để quản lý nhân viên kho hiệu quả?

Nhân viên kho toàn thời gian hay bán thời gian đều do quản lý kho chịu trách nhiệm giám sát, đào tạo và quản lý. Chi phí nhân công kho điển hình bao gồm:

• Lương trực tiếp.
• Chính sách trả lương ngoài giờ.
• Quyền lợi của nhân viên như bảo hiểm y tế, xã hội.
• Các đặc quyền của nhân viên, chẳng hạn như ngày nghỉ có lương hoặc kỳ nghỉ.
• Bồi thường lao động và thất nghiệp
• Chi phí đào tạo nhân viên kho.
• Đồng phục cho nhân viên kho.
• Tiền thưởng khác.

Biết cách quản lý nhân viên kho có thể giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu suất và chất lượng của nhân viên. Quản lý một nhà kho đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng và tư duy độc đáo. Các nhân viên kho cần được đào tạo đặc biệt có thể đáp ứng các yêu cầu vận chuyển và kiểm kê phức tạp cũng như xử lý các thiết bị và máy móc một cách an toàn và hiệu quả.

I. Những phẩm chất cần có khi quản lý nhân viên kho

1. Tạo dựng niềm tin với nhân viên kho

Là một người quản lý, bạn sẽ không thể làm việc và chỉ đạo các nhân viên kho của mình nếu giữa hai bên không có sự tin tưởng. Biết về tác phong, thói quen làm việc, hiểu về tính cách, mục tiêu của nhân viên kho để có cách cư xử phù hợp, sau đó phân công các nhiệm vụ thực tế dựa trên khả năng là cách tốt nhất để họ cảm thấy đủ thoải mái, sẵn sàng trao đổi và chia sẻ về những vấn đề, tình huống xuất hiện trong công việc.
Để làm được như vậy, quản lý kho nên duy trì chính sách mở cho tất cả các vấn đề liên quan đến công việc đồng thời cho phép nhân viên kho đưa ra những ý kiến, đề xuất dưới dạng ẩn danh. Lòng tin luôn bắt đầu bằng sự minh bạch. Nhân viên của bạn nên hiểu rằng tất cả các đơn đặt hàng đến, chuyến hàng đi, báo cáo tình trạng cung cấp hàng trong kho và số lượng hàng tồn kho đều quan trọng đối với thành công chung của công ty và lực lượng lao động, do đó quy trình đó đều phải được giám sát chặt chẽ.
Ngoài ra, một tư duy thống nhất đối với tiến trình ghi chép, truyền đạt và lưu trữ phải được tiêu chuẩn hóa từ quản lý cấp cao nhất trong kho đến nhân viên mới nhất.

2. Giao tiếp hiệu quả

Liên quan chặt chẽ đến niềm tin là giao tiếp. Nhân viên kho phải luôn nhận thức được rằng tình hình kinh doanh trong công ty ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ. Quản lý kho sẽ là người đảm bảo giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới cũng như giữa các nhân viên kho được duy trì, thông suốt và truyền đạt chính xác thông tin.
Sự linh hoạt trong giao tiếp cũng được đánh giá cao. Bạn hãy cho phép nhân viên kho thẳng thắn nói về các vấn đề đang ảnh hưởng đến nơi làm việc. Điều này cho bạn cơ hội để hành động sớm trước khi chúng phát triển thành những vấn đề không thể kiểm soát được.

II. Cách quản lý nhân viên kho tiêu chuẩn

Có những giải pháp quản lý nhân viên kho tiêu chuẩn để đảm bảo chi phí vận hành trong khả năng cho phép và nâng cao chất lượng của nhân viên kho. Một số phương pháp đó là:

1. Cung cấp thiết bị hoạt động tiên tiến

Theo kết quả khảo sát, khoảng 54% các nhà quản lý kho cho biết họ dự định đầu tư nhiều hơn vào hệ thống xử lý nguyên liệu và công nghệ liên quan trong hai năm tới. Thiết bị xử lý vật liệu sáng tạo hoặc cập nhật thông tin, dữ liệu hàng hóa trong kho có thể tăng số lượng đơn vị hàng hóa được sắp xếp, di chuyển nhanh hơn trên sàn kho của bạn mà không cần thuê thêm nhân viên.
Điều này có nghĩa là số lượng đơn vị được xử lý tăng lên mỗi giờ và tăng sản lượng trên mỗi nhân viên đều sẽ cao hơn. Ngoài ra, cung cấp thiết bị hoạt động tiên tiến cũng gia tăng sự hài lòng của nhân viên kho.

Phương pháp quản lý nhân viên kho giúp nâng cao năng suất

2. Tiêu chuẩn hóa quy trình sắp xếp hàng hóa lưu kho và không gian kho

Bố trí sàn kho và sắp xếp hàng hóa lưu trữ là công việc cơ bản nhất của những nhân viên kho. Nếu có thể tiêu chuẩn hóa quy trình này với những thay đổi và mẹo đơn giản thì sức lao động của nhân viên kho cũng được giảm đáng kể. Một số nguyên tắc có thể là để những sản phẩm, hàng hóa có nhu cầu cao nằm ở khu vực dễ thấy và trung tâm sàn kho, các thùng hàng được dán nhãn rõ ràng, ghi ngày nhập,…

3. Đào tạo chuyên ngành cho nhân viên kho

Nhân viên kho có thể là những người mới hoàn toàn chưa có kinh nghiệm hoặc những người đã làm nhân viên kho ở nơi khác. Dù thế nào thì khi họ vào làm chung một chỗ, doanh nghiệp vẫn phải có đào tạo và định hướng để đảm bảo có sự thống nhất trong quy trình xử lý công việc, thống kê và báo cáo liên quan đến hoạt động trong kho.
Đào tạo chuyên sâu cho nhân viên kho giúp công việc diễn ra thuận lợi, đồng thời nâng cao chất lượng nhân viên và có thể giúp giữ chân họ. Việc đào tạo nhân viên kho nên được lên lịch và định hướng quy trình. Họ nên hiểu về bối cảnh, vai trò của họ trong chuỗi công việc và cơ cấu tổ chức rộng lớn hơn.

4. Tùy chỉnh hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động

Lỗi của con người trong phân tích và quản lý hàng hóa trong kho chiếm tỷ lệ rất cao. Những lỗi này có thể là sắp xếp không đúng vị trí, làm hư hại hàng hóa hoặc nhập sai số liệu. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kiểm kê kỹ thuật số để bổ sung cho những thiếu sót của nhân viên kho.
Một trong những cách quản lý nhân viên kho hiệu quả là cung cấp hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động với nhiều tùy chỉnh, cho phép lập danh mục các đơn đặt hàng của khách hàng, xác định chính xác nơi sản phẩm đang ở trong kho, số lượng hàng tồn kho là bao nhiêu,…
Ngoài những phương pháp trên, quản lý kho cũng nên thường xuyên lắng nghe phản hồi, đóng góp ý kiến của nhân viên kho dưới quyền để biết về khó khăn họ gặp phải, hỗ trợ kịp thời hoặc nghe về các đề xuất hữu ích cho công việc.