PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THEO QUÁ TRÌNH (MANAGEMENT BY PROCESS/MBP)

Phương pháp quản lý theo quá trình (management by process/MBP) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình. Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.

Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ chức:

• Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.
• Cách tiếp cận theo quá trình.
• Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.
• Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau nhằm đảm bảo chất lượng theo các hướng tiếp cận sau:

• Hướng vào khách hàng – Customer Focus.
• Sự lãnh đạo – Leadership.
• Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.
• Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.
• Cách tiếp cận theo hệ thống – System approach to management.
• Cải tiến liên tục – Continual improment.
• Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision making.
• Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial supplier relationship.

Yêu cầu của hệ thống tài liệu:

• Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.
• Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..
• Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
• Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.
• Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.
• Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.
• Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
• Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết.
• Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.

Khó khăn trong việc áp dụng MBP:

• Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình.
• Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.
• Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm.
• Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định.
• Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời.
• Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian.
• Bệnh giấy tờ è ngoại lệ?

QUÁ TRÌNH THIẾT LẬP BỘ TÀI LIỆU:

Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ sơ:

+ Tài liệu là những văn bản được ban hành mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo.

+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện theo tài liệu.

Các bước thiết lập THỦ TỤC:

• Xác định nhu cầu.
• Xác định mục đích.
• Xác định phạm vi.
• Xác định số bước công việc.
• Xác định các điểm kiểm soát.
• Xác định người thực hiện.
• Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
• Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
• Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
• Mô tả/diễn giải các bước công việc.
• Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

Cấu trúc của thủ tục gồm:

• Header – Footer.
• Trang bìa.
• Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu.
• Phần nội dung chính của tài liệu gồm:

+ Mục đích.

+ Phạm vi:

+ Định nghĩa:

+ Nội dung:

+ Tài liệu tham khảo:

+ Biểu mẫu kèm theo:

Thủ tục kiểm soát tài liệu

Các yêu cầu của kiểm soát tài liệu:

• Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
• Xem xét, cập nhật tài liệu khi cần thiết.
• Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
• Đảm bảo tài liệu thích hợp có sẵn tại các nơi sử dụng.
• Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
• Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối của chúng được kiểm soát.
• Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó.

Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu:

• Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu mới.
• Phiếu  đề xuất thay đổi tài liệu.
• Chuyên đề tài liệu.
• Danh sách phân phối tài liệu .
• Bảng theo dõi thay đổi tài liệu.
• Phiếu đề xuất áp dụng tài liệu bên ngoài.

Hướng dẫn soạn thảo tài liệu:

• Là tài liệu kèm theo thủ tục kiểm soát tài liệu.
• Hướng dẫn chi tiết quá trình soạn thảo tài liệu.
• Nội dung quy định: cơ chữ, fonts, lề, các biểu tượng trong lưu đồ, mã số, hình thức tài liệu, quy định về đóng dấu tài liệu,…