Một số lưu ý khi xây dựng quy trình làm việc

Theo Bill Gates: “Một quy trình tồi sẽ ngốn gấp mười lần thời gian thực sự cần cho công việc”. Do đó, bằng cách thiết lập một quy trình làm việc khoa học, hoàn toàn có thể khởi sự hiệu quả hoặc cải thiện tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ảnh minh họa

Xây dựng trình tự, thủ tục chặt chẽ

Một khi đã thiết lập được thủ tục làm việc theo trình tự, người lao động trong doanh nghiệp sẽ biết họ phải làm gì và khi nào nên làm việc đó. Xây dựng được quy trình làm việc hợp lý, người quản lý sẽ không phải sa đà vào tiểu tiết và dành nhiều thời gian cho những nhiệm vụ lớn và quan trọng hơn.

Nhấn mạnh đến thời hạn chót

Thời hạn hoàn thành công việc là một phần quan trọng trong quy trình nghiệp vụ. Ngoài ra, nếu có những thay đổi bất thường, cần điều chỉnh các chi tiết trong quy trình làm việc để có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Đảm bảo phân công  đúng người, đúng việc

Một phần của quy trình làm việc là phải chắc chắn sử dụng đúng người, đúng việc. Đồng thời, đảm bảo mọi người đều có thể làm việc với năng suất cao nhất.

Bổ sung, giảm tải các bước

Trong quá trình rà soát định mức công việc, nếu phát hiện những công việc có trong mô tả, nhưng chưa được đưa vào bất kỳ khâu nào trong quy trình, thì có khả năng công việc bị bỏ sót, cần bổ sung, hoặc ngược lại. Do đó, cần tiến hành bổ sung các bước còn thiếu, đồng thời giảm các bước thừa trong quy trình sau khi đã rà soát cẩn thận.

Ngôn ngữ dùng trong quy trình

Có rất nhiều “ngôn ngữ” mô tả quy trình. Tuy nhiên, công cụ hữu hiệu và trực quan nhất vẫn là lưu đồ (flow chart). Lưu đồ cho phép người sử dụng diễn giải quy trình dưới dạng các ký hiệu được chuẩn hoá, mô tả các thao tác dù nhỏ, cụ thể và có thể dễ dàng hiểu được qua tên gọi và trình tự các thao tác này. Các thao tác được sắp xếp một cách liên hoàn, giúp cho quy trình trở nên rõ ràng, lôgic và hợp lý.

Phù hợp điều kiện của người lao động

Cần phải thiết kế quy trình phù hợp với điều kiện đặc thù của mỗi tổ chức, phù hợp với chất lượng và đặc thù của nguồn nhân lực. Cần phải kiểm soát được sự biến động trong quy trình và đảm bảo được chất lượng và tiến độ công việc.