Làm việc nhóm giúp vấn đề được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm? Để nhóm làm việc luôn đạt hiệu suất cao, nhà lãnh đạo cần áp dụng mô hình làm việc nhóm phù hợp. Trong bài viết dưới đây Masterskills sẽ chia sẻ đến bạn 15 mô hình làm việc nhóm hiện đại, hiệu quả cao.
Mô hình GRPI
Mô hình GRPI về hiệu quả nhóm được giới thiệu bởi Richard Beckhard vào năm 1972 và được phổ biến rộng rãi sau đó bởi Irwin Rubin, Mark Plovnick và Ronald Fry.
Mô hình này bao gồm 4 thành phần:
- Mục tiêu: Một nhóm cần phải có mục tiêu và định hướng rõ ràng
- Vai trò: Mỗi thành viên cần phải biết rõ trách nhiệm của mình
- Quy trình: Các quy trình phải được thực hiện để nhóm hoạt động hiệu quả
- Mối quan hệ giữa các thành viên: Các thành viên xây dựng mối quan hệ gắn kết, và tin tưởng lẫn nhau.
Khi đó, nếu nhóm của bạn không hoạt động hiệu quả, bạn cần xem xét rằng mục tiêu của nhóm đã rõ ràng chưa, các thành viên có hiểu rõ nhiệm vụ của mình hay không; các hoạt động có theo một quy trình cụ thể và mối quan hệ giữa các thành viên có vấn đề gì không.
Mô hình làm việc nhóm Hackman
Mô hình này được phát triển bởi J. Richard Hackman, từ những năm 1970. Qua 40 năm nghiên cứu, ông đã phát hiện ra rằng yếu tố cốt lõi của sự hợp tác không nằm ở tính cách hay hành vi của các thành viên mà ở điều kiện giúp nhóm người phát triển.
Mô hình này bao gồm 5 yếu tố:
- Là một nhóm thực sự: Các thành viên có một vai trò với các nhiệm vụ rõ ràng.
- Định hướng rõ ràng: Một nhóm cần có định hướng và mục tiêu cụ thể.
- Kích hoạt cấu trúc: Quy trình làm việc hỗ trợ nhóm đạt được mục tiêu của mình.
- Điều kiện bổ trợ: Các công cụ, nguồn lực và sự hướng dẫn giúp nhóm đạt được mục tiêu.
- Chuyên gia hướng dẫn: Những đánh giá của người hướng dẫn và mentor khi cần thiết có thể giúp nhóm đạt hiệu quả tốt hơn.
Mô hình Robbins and Judge
Mô hình Robbins và Judge dựa trên 4 khía cạnh cần thiết cho một nhóm hiệu quả.
- Bối cảnh: Đủ nguồn lực, lãnh đạo và cấu trúc hiệu quả, môi trường, chính sách khen thưởng hiệu suất phản ánh đóng góp của các thành viên trong nhóm.
- Thành phần: Năng lực và tính cách của mỗi thành viên, phân chia nhiệm vụ, quy mô nhóm và sở thích của các thành viên đối với tinh thần đồng đội.
- Thiết kế công việc: Khía cạnh này liên quan đến sự tự do và tự chủ, sự đa dạng về kỹ năng, nhiệm vụ đặc trưng và tầm quan trọng của nhiệm vụ.
- Quy trình: Cam kết với mục đích chung, mục tiêu cụ thể, cách để đạt mục tiêu cuối cùng, quản lý xung đột và trách nhiệm giải trình.
Dựa vào mô hình này, nhà quản lý có thể xác định khía cạnh nào đang thiếu và hoạt động hiệu quả.
Mô hình T7
Mô hình T7 được phát triển bởi hai tác giả Michael Lombardo và Robert Eichinger vào năm 1995. Mô hình chỉ ra 5 yếu tố bên trong và 2 yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động hiệu quả của một nhóm đều bắt đầu bằng chữ cái “T”.
Các yếu tố bên trong bao gồm:
- Thrust: Sự thúc đẩy
- Trust: Sự thật
- Talent: Tài năng
- Teaming skills: Kỹ năng làm việc nhóm
- Task skills: Kỹ năng làm việc
Các yếu tố bên ngoài:
- Team leader fit: Người lãnh đạo phù hợp
- Team support from organization: Nhóm hỗ trợ từ tổ chức
Mô hình này phù hợp những nhà lãnh đạo đang tìm hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả nhóm và cách làm việc của nhóm. Qua đây, nhà lãnh đạo có thể quyết định nên tập trung vào yếu tố nào để phát triển đội nhóm vững mạnh hơn.
Mô hình làm việc nhóm Tuckman
Mô hình Tuckman ban đầu bao gồm 4 giai đoạn. Sau đó, ông đã thêm giai đoạn thứ 5 và biến nó thành mô hình FSNPA.
Trong đó bao gồm các giai đoạn cụ thể như:
- Forming – Hình thành: Khi nhóm có buổi gặp mặt đầu tiên, các thành viên bắt đầu làm quen với nhàu và đồng ý với các mục tiêu.
- Storming: Các thành viên chia sẻ với nhau về phong cách làm việc và xây dựng lòng tin khi họ tìm ra cách làm việc nhóm.
- Norming – Định mức: Chấp thuận hoặc bỏ qua những điều kỳ quặc vì lợi ích nhóm, các thành viên bắt đầu hiểu tầm quan trọng của việc làm việc hướng mục tiêu dưới tư cách nhóm.
- Performing – Thực hiện: Lòng tin được xây dựng, các thành viên được truyền động lực khi làm việc cùng nhau để hướng đến mục tiêu chung.
- Adjourning – Tạm dừng: Sau khi kết thúc dự án, một bài đánh giá được thực hiện để xác định mức độ hiệu quả của nhóm, tôn vinh đóng góp của từng cá nhân và thực hiện thay đổi nếu cần thiết.
Mô hình Lencioni
Khác với những mô hình làm việc nhóm hiệu quả khác, mô hình Lencioni tập trung vào những điều mà nhóm không nên có.
Dưới đây là 5 rối loạn chức năng của một nhóm:
- Thiếu niềm tin: Nếu các thành viên không thể làm tổn thương nhau, niềm tin khó có thể được xây dựng.
- Sợ xung đột: Việc tránh xung đột trong nhóm có thể ngăn cản các ý tưởng mang tính xây dựng.
- Thiếu cam kết: nếu các thành viên thiếu sự cống hiến và cam kết trong công việc sẽ làm chậm quá trình ra quyết định và trì hoãn thời hạn hoàn thành.
- Trốn tránh trách nhiệm giải trình: Các thành viên cần phải chịu trách nhiệm cho mình và người khác, ngay cả khi không thoải mái thực hiện.
- Không quan tâm đến kết quả: Thực vậy, nếu một nhóm không quan tâm đến kết quả cuối cùng, họ sẽ không thể đạt được nó.
Mô hình này phù hợp với nhà quản lý muốn tìm hiểu những điều gây bất lợi cho sự thành công của nó và học cách quản lý các vấn đề phát sinh.
Mô hình Salas, Dickinson, Converse và Tannenbaum
Mô hình này được chuyển thể từ mô hình của Hackman. Mô hình nhân mạnh tầm quan trọng của hai khía cạnh bối cảnh tổ chức và cấu trúc nhóm, cũng như ảnh hưởng của nó đến hiệu quả làm việc nhóm.
Mô hình bao gồm 6 yếu tố:
- Bối cảnh tổ chức
- Cấu trúc nhóm
- Sức mạnh của nhóm
- Hiệu quả quy trình
- Tài nguyên
- Hiệu quả nhóm
Dựa vào mô hình này, bạn có thể kiểm tra bối cảnh của nhóm và phù hợp nhất với các nhóm đã thành lập.
Mô hình Katzenbach và Smith
Mô hình Katzenbach và Smith được phát triển bởi hai tác giả Katzenbach và Smith vào năm 1930.
Một nhóm làm việc với hiệu suất cao bao gồm các thành viên không chỉ làm việc cùng nhau. Có khả năng xảy ra 3 kết quả sau:
- Sản phẩm lao động nhóm
- Kết quả lao động
- Phát triển cá nhân
Để đạt được các kết quả này, một nhóm cần làm việc dựa trên 3 yếu tố hiệu quả bao gồm: kỹ năng, trách nhiệm giải trình và cam kết với công việc.
Có thể nói, mô hình này khá phù hợp với các nhóm có thành viên đang gặp khó khăn trong việc chuyển đổi tư duy cá nhân sang tư duy nhóm. Bên cạnh đó, mô hình còn giúp tăng cường sự tham gia và tính sở hữu của các thành viên.
Mô hình LaFasto và Larson
5 yếu tố tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả trong mô hình LaFasto và Larson bao gồm:
- Thành viên nhóm: Các kỹ năng và đặc điểm của mỗi thành viên
- Mối quan hệ nhóm: Người có thái độ tốt sẽ hình thành mối quan hệ làm việc dễ dàng hơn
- Giải quyết vấn đề theo nhóm: Mối quan hệ làm việc tốt giúp cải thiện việc ra quyết định, cũng như giảm thiểu xung đột.
- Lãnh đạo nhóm: Mỗi nhóm cần có một nhà lãnh đạo có thể khuyến khích và truyền cảm hứng cho các thành viên.
- Môi trường tổ chức: Sự hỗ trợ của tổ chức và văn hóa công ty phù hợp có thể tăng cơ hội thành công của nhóm.
Mô hình này phù hợp với nhà quản lý mong muốn tìm hiểu về động lực của tinh thần đồng đội và cộng tác.
Mô hình Drexler-Sibbet
Mô hình này phác thảo 7 giai đoạn để xây dựng 1 nhóm trong đó 4 giai đoạn để tạo nhóm và 3 giai đoạn để tăng hiệu suất.
- Định hướng: Chúng ta cần xác định lý do “Tại sao chúng ta làm công việc này?”
- Xây dựng lòng tin: Chúng ta làm việc với ai? Những kỹ năng chúng ta có là gì?
- Làm rõ mục tiêu: Mục tiêu và vai trò của chúng ta là gì?
- Cam kết: Chúng ta làm việc cùng nhau như thế nào? Lịch trình làm việc ra sao? Ngân sách và nguồn lực như thế nào?
- Hiệu suất cao: Nhóm làm việc cùng nhau và hướng đến một mục tiêu chung.
- Đổi mới: Những thành tựu trước đây có giúp chúng ta thành công trong tương lai?
Mô hình này phù hợp với những nhà quản lý mong muốn nâng cao hiệu quả nhóm hoặc tìm ra điều đang cản trở nhóm của mình.
Nhóm giải quyết vấn đề
Nhóm giải quyết vấn đề bao gồm các thành viên là nhà quản lý chủ chốt cùng giải quyết các vấn đề của dự án cùng với sự hỗ trợ của hỗ trợ viên. Có thể nói, đây chính là mối liên kết còn thiếu giữa học và làm.
Nhóm này thường được bắt gặp ở các hội thảo, trong đó có nhóm quản lý và dự án giúp tìm ra các giải pháp cụ thể cho từng vấn đề và định hướng kế hoạch thực hiện. Các vấn đề có thể xuất phát từ bộ phận kỹ thuật, nhân sự hoặc liên quan đến các nhà quản lý.
Mô hình nhóm ảo
Các thành viên trong nhóm ảo rất ít khi tiếp xúc và tập trung trực tiếp tại chỗ, thay vào đó họ sử dụng các thiết bị điện tử, diễn đàn trao đổi trực tuyến, các phương tiện chia sẻ và quản lý dữ liệu để làm việc.
Các thành viên trong nhóm có các kỹ năng để bổ sung cho nhau, cùng thực hiện một mục tiêu chung, chung một định hướng để tiếp cận và giải quyết vấn đề.
Mô hình nhóm tự quản
Mô hình này đã xuất từ lâu và ngày càng gia tăng khi các công việc làm từ xa trở nên phổ biến.
Nhóm tự quản có quyền sở hữu và tự trách nhiệm định hướng kết quả kinh doanh theo một quy trình cụ thể. Trong nhóm tự quản không có hệ thống phân bậc, thay vào đó, các thành viên có quyền chủ động và vai trò được giới hạn trong những gì nhóm đồng ý để hiện thực các mục tiêu đã đề ra.
Mô hình nhóm làm việc đa chức năng
Nhóm làm việc đa chức năng đề cập tới một nhóm bao gồm các thành viên có chuyên môn về chức năng khác nhau.
Mô hình nhóm đa chức năng có hệ thống phân cấp thẳng, môi trường làm việc chặt chẽ và không gian làm việc mở, v.v. Có thể nói, các doanh nghiệp hiện nay đều đang hướng đến những điều này.
Ứng dụng mô hình PDCA trong làm việc nhóm
Mô hình PDCA giúp kiểm soát và nâng cao hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các thành phần như:
- P – Plan: Kế hoạch
- D – Do: Thực hiện
- C – Check: Kiểm tra
- A – Act: Điều chỉnh
Ứng dụng mô hình PDCA trong làm việc nhóm giúp nhóm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án; khuyến khích những đổi mới mang tính đột quá; đảm bảo hiệu suất công việc; quản lý chất lượng sản xuất; duy trì quyền hạn của nhà quản lý; v.v.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ về các mô hình làm việc nhóm hiện đại và hiệu quả mà Masterskills muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, qua bài viết dưới đây bạn có thể lựa chọn một mô hình làm việc nhóm phù hợp với nhóm của mình.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về chủ đề này, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Masterskills hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé.
