9 Bước lập kế hoạch bán hàng chi tiết và hiệu quả

Kế hoạch bán hàng đưa ra các mục tiêu, chiến thuật cấp cao, đối tượng mục tiêu và những trở ngại tiềm ẩn. Lập kế hoạch bán hàng hiệu quả nhằm giải quyết nhiều thị trường khác nhau và đánh giá nhu cầu về sản phẩm/ dịch vụ của người tiêu dùng.

9 Bước lập kế hoạch bán hàng hiệu quả trong kinh doanh

Bước 1: Xác định mục tiêu bán hàng

Doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố như tình hình tài chính, sản phẩm/ dịch vụ, thị trường, đối thủ cạnh tranh,… để xác định khả năng đạt được mục tiêu bán hàng Mục tiêu bán hàng là đích đến mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu bán hàng cần được xác định theo nguyên tắc SMART, rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có tính thực tế và thời hạn thực hiện.

Ví dụ: Mục tiêu bán hàng của một doanh nghiệp trong năm là đạt doanh thu 100 tỷ đồng, tăng trưởng 20% so với .

Bước 2: Xác định khách hàng mục tiêu

Khách hàng mục tiêu là những người có nhu cầu và khả năng mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Việc xác định khách hàng mục tiêu giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào việc tiếp cận và phục vụ những người có tiềm năng mua hàng cao nhất.

Để xác định khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp cần nghiên cứu các yếu tố như:

• Nhân khẩu học: Giới tính, độ tuổi, thu nhập, nghề nghiệp,…

• Tâm lý học: Nhu cầu, mong muốn, sở thích,…

• Hành vi: Hành vi mua sắm, xu hướng sử dụng sản phẩm/ dịch vụ,…

Bước 3: Khảo sát thị trường

Khảo sát thị trường giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình cạnh tranh, nhu cầu và xu hướng của thị trường. Từ đó có thể đưa ra những chiến lược bán hàng phù hợp. Ở bước này, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như khảo sát trực tuyến, phỏng vấn khách hàng, tìm hiểu các báo cáo thị trường, nghiên cứu các nguồn thông tin trực tuyến, hoặc sử dụng dữ liệu từ các tổ chức nghiên cứu thị trường.

Các nội dung cần khảo sát bao gồm:

• Tình hình cạnh tranh: Các đối thủ cạnh tranh, sản phẩm/dịch vụ của đối thủ, chiến lược bán hàng của đối thủ,…

• Nhu cầu thị trường: Nhu cầu của khách hàng, xu hướng tiêu dùng,…

• Xu hướng thị trường: Xu hướng phát triển của thị trường,…

Bước 5: Đào tạo và truyền thông nội bộ về sản phẩm/ dịch vụ

Để thực hiện kế hoạch bán hàng hiệu quả, đội ngũ bán hàng cần hiểu rõ về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo về sản phẩm/dịch vụ một cách toàn diện. Bao gồm việc cung cấp thông tin về tính năng, ưu điểm, đặc điểm nổi bật của sản phẩm/dịch vụ. Đào tạo cũng nên tập trung vào việc giải thích lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng, để nhân viên có thể truyền đạt thông tin này một cách hiệu quả.

Hay chuẩn bị các tài liệu hướng dẫn chi tiết, như bảng thông tin, bài viết, video demo, hoặc bất kỳ tài liệu nào hỗ trợ nhân viên hiểu rõ hơn về sản phẩm/dịch vụ và cách tiếp cận khách hàng.

Quan trọng nhất, hãy tạo ra một môi trường mà việc đào tạo và truyền thông nội bộ là một quá trình liên tục. Giúp nhân viên luôn có đủ kiến thức và thông tin mới nhất để tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả.

Bước 6: Hoạch định chiến lược bán hàng

Hoạch định chiến lược là nền tảng giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, phương pháp và hoạt động bán hàng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Dựa trên mục tiêu bán hàng và phân tích tình hình, doanh nghiệp cần xác định chiến lược bán hàng phù hợp. Chiến lược bán hàng cần bao gồm các nội dung như khách hàng mục tiêu, sản phẩm/ dịch vụ, kênh phân phối, giá cả, khuyến mãi, Marketing,…

Xác định nguồn lực và ngân sách mà doanh nghiệp có sẵn để triển khai chiến lược bán hàng. Bao gồm xác định số lượng nhân sự, ngân sách tiếp thị, công cụ và kỹ thuật cần thiết để đạt được mục tiêu bán hàng. Sau đó, tiến hành lên lịch thực hiện các hoạt động bán hàng và đề ra các chỉ số để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của chiến dịch. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh và tối ưu hóa chiến lược bán hàng theo thời gian.

Bước 7: Lập kế hoạch dự phòng

Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Kế hoạch dự phòng cần được xây dựng dựa trên các yếu tố như tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, cạnh tranh, nhu cầu, xu hướng thị trường, thiên tai,…

Để lập kế hoạch dự phòng hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng. Các rủi ro này có thể bao gồm các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp.

• Phát triển các kịch bản khác nhau để ứng phó với các rủi ro đó. Các kịch bản này nên bao gồm các hành động cụ thể mà doanh nghiệp sẽ thực hiện trong từng tình huống.

• Phân bổ trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong việc thực hiện kế hoạch dự phòng.

• Thường xuyên cập nhật kế hoạch dự phòng để đảm bảo nó phù hợp với tình hình thực tế.

Bước 8: Dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và đảm bảo kế hoạch bán hàng được thực hiện hiệu quả. Tuy nhiên, việc phân bổ ngân sách phù hợp là một thách thức, bởi luôn có những vấn đề phụ phát sinh trong quá trình thực hiện. Do đó, kế hoạch chi tiêu ngân sách được lập ra trong một “khoảng” không cố định. Thông thường, một bảng ngân sách đầy đủ cho việc bán hàng sẽ bao gồm các thành phần sau đây:

Chi phí cố định:

• Chi phí nhân sự bán hàng: bao gồm tiền lương, phụ cấp, thưởng, chi phí đào tạo,…

• Chi phí mặt bằng: bao gồm chi phí thuê, chi phí sửa chữa, bảo trì,…

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc, thiết bị,…

• Chi phí khác: bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại,…

Chi phí biến đổi:

• Chi phí quảng cáo, tiếp thị: quảng cáo trên báo chí, truyền hình, mạng xã hội,…

• Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển,…

• Chi phí sản xuất: bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung,…

• Chi phí bán hàng: bao gồm chi phí giao hàng, chi phí bảo hành,…

Bước 9: Đánh giá, điều chỉnh và báo cáo

Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch bán hàng bằng cách so sánh giữa kết quả thực tế với những mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch ban đầu. Xem xét các chỉ số hiệu suất bán hàng như doanh số, lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng và so sánh chúng với mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ những điểm mạnh và yếu của kế hoạch, đồng thời xác định các vấn đề cần điều chỉnh.

Dựa trên kết quả đánh giá, xác định những điểm cần điều chỉnh trong kế hoạch bán hàng. Có thể là tăng cường các hoạt động quảng cáo, thay đổi chiến lược giá cả, điều chỉnh kênh phân phối hoặc tăng cường đội ngũ bán hàng. Điều chỉnh kế hoạch giúp tối ưu hóa hiệu quả bán hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Cuối cùng, tiến hành báo cáo với các bên liên quan như nhà quản lý, đối tác,… Báo cáo nên bao gồm các số liệu cụ thể, giải thích về những thay đổi đã được thực hiện. Báo cáo này giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về tình hình bán hàng và đánh giá hiệu quả của kế hoạch.

Kế hoạch bán hàng là gì?

Kế hoạch bán hàng là một tài liệu chi tiết mô tả các hoạt động và chiến lược mà một doanh nghiệp, tổ chức sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu bán hàng của mình. Kế hoạch bán hàng hoạt động phối hợp với kế hoạch Marketing và kế hoạch kinh doanh. Trong khi kế hoạch Marketing nêu chi tiết các chiến lược thì kế hoạch kinh doanh đặt ra những ý định ban đầu cho doanh nghiệp. Cập nhật kế hoạch bán hàng hàng năm hoặc hàng quý nhằm đảm bảo kế hoạch luôn đi đúng hướng và cho phép linh hoạt thay đổi.

Giống như kế hoạch Marketing và kinh doanh, kế hoạch bán hàng là tài liệu sống phát triển theo thời gian. Kinh nghiệm trong quá khứ thường chỉ ra những thành tựu mong muốn của kế hoạch bán hàng, cho phép thay đổi khi kế hoạch được đưa vào thực hiện.

Tại sao cần lập kế hoạch bán hàng?

Lập kế hoạch bán hàng là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh nhằm xác định các vấn đề hiện tại, chẳng hạn như thiếu doanh số và tìm cách tìm giải pháp hoặc phát triển chiến lược. Lập kế hoạch bán hàng tận dụng các cơ hội mới, chẳng hạn như khi công ty phát triển một sản phẩm mới, để tạo ra nhận thức hoặc sự quan tâm về thương hiệu. Kế hoạch bán hàng giải quyết các cơ hội bán hàng khác nhau và mục tiêu của kế hoạch có thể khác nhau tùy thuộc vào việc công ty bán trực tiếp cho người tiêu dùng hay cho doanh nghiệp khác. Một số lý do cho thấy vì sao một bản kế hoạch bán hàng chi tiết lại quan trọng như vậy:

Định hướng mục tiêu

Một kế hoạch bán hàng chỉn chu sẽ bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu bán hàng cụ thể, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, thị phần,… Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những hoạt động có khả năng mang lại kết quả cao nhất.

Tối ưu hóa tài nguyên

Lập kế hoạch bán hàng giúp doanh nghiệp phân bổ tài nguyên như nguồn nhân lực, ngân sách và thời gian một cách hiệu quả. Bằng cách tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả hơn, tránh lãng phí thời gian và công sức vào các hoạt động không mang lại kết quả.

Tiếp cận khách hàng hiệu quả

Kế hoạch bán hàng giúp xác định mục tiêu đối tượng khách hàng và phương pháp tiếp cận phù hợp. Bằng cách nắm bắt thông tin về khách hàng tiềm năng và hiểu rõ nhu cầu của họ, doanh nghiệp có thể tạo ra các chiến lược bán hàng hiệu quả để tăng cơ hội thành công.

Phân công trách nhiệm rõ ràng

Kế hoạch bán hàng giúp phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong đội ngũ bán hàng. Đảm bảo rằng mọi người đều biết mình phải làm gì và ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể. Sự phối hợp giữa các thành viên trong đội ngũ là quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động bán hàng diễn ra một cách suôn sẻ.

Đồng bộ hóa hoạt động

Kế hoạch bán hàng là một tài liệu hướng dẫn cho các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nó bao gồm các mục tiêu, chiến lược, chiến thuật, các chỉ số đo lường hiệu quả. Một kế hoạch bán hàng chỉn chu sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ bán hàng hiểu rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp, và cách mà họ có thể đóng góp để đạt được mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ bán hàng phối hợp với nhau một cách hiệu quả hơn.

Một số lưu ý khi thiết lập kế hoạch bán hàng đạt hiệu quả

• Định rõ mục tiêu: Đặt ra mục tiêu cụ thể và có thể đo lường nhằm tạo động lực cho đội ngũ bán hàng. Mục tiêu có thể liên quan đến doanh số bán hàng, thị phần, lợi nhuận, hoặc các chỉ số khác phù hợp với ngành của doanh nghiệp.

• Định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi người: Định rõ vai trò giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và công bằng trong tổ chức. Mỗi người sẽ biết mình phụ trách nhiệm vụ gì, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.

• Thiết lập chỉ số đo lường: Đề ra các chỉ số và mục tiêu đo lường để đánh giá hiệu quả của kế hoạch bán hàng. Giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến trình và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

• Đồng bộ hóa với các bộ phận khác: Đảm bảo rằng kế hoạch bán hàng được đồng bộ hóa với các bộ phận khác trong tổ chức, chẳng hạn như bộ phận tiếp thị, sản xuất và dịch vụ khách hàng. Sự phối hợp giữa các bộ phận sẽ giúp các hoạt động bán hàng được thực hiện một cách hiệu quả và hỗ trợ lẫn nhau.

• Nhận phản hồi, đánh giá từ những người liên quan: Những phản hồi và đánh giá từ khách hàng, đối tác hoặc người tiêu dùng có thể cung cấp thông tin quý giá về nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó có thể điều chỉnh lại kế hoạch sao cho phù hợp nhất.

Không có một kế hoạch bán hàng nào phù hợp cho tất cả mọi người hay mọi doanh nghiệp. Cách sai lầm duy nhất khi sử dụng kế hoạch bán hàng là viết nó vào đầu năm hoặc đầu quý và không bao giờ động tới nó nữa. Doanh nghiệp nên xem xét và cập nhật định kỳ theo thời gian nhằm đảm bảo sự tập trung và đi đúng hướng. Bằng cách liên tục cải thiện kế hoạch của mình, đội ngũ kinh doanh có thể đảm bảo công ty tạo ra doanh thu hiệu quả hơn bao giờ hết.