I. Thu hồi công nợ là gì?
Trong kinh doanh, thu hồi công nợ là nhiệm vụ của công ty, yêu cầu khách phải thanh toán các khoản tiền, tài sản đã thỏa thuận trên hợp đồng khi đã vượt quá giới hạn thời gian. Vì vậy, kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ rất quan trọng, nhằm đảm bảo tài chính của công ty được cân bằng.
Khác với đòi nợ, kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ đòi hỏi sự tinh tế, thanh lịch và nhẹ nhàng. Mục đích của nó vẫn là đòi nợ nhưng phải được thỏa thuận, thuyết phục một cách ổn thỏa.
II. Mục đích của việc thu hồi công nợ
Để đảm bảo sự lành mạnh và an toàn tài chính doanh nghiệp, công việc thu hồi nợ hay kỹ năng thu hồi công nợ là rất cần thiết với bộ phận hành quyết tài chính, những người chịu trách nhiệm thông báo và đưa ra hướng giải quyết thu hồi nợ cho khách hàng của mình.
Thu hồi nợ giúp công ty có thể cân bằng được tài chính, giảm bớt rủi ro trong quá trình kinh doanh. Từ đó, bộ máy công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
III. 2 hình thức thu hồi công nợ phổ biến
1. Thu hồi công nợ dựa vào kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ
Kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ là sử dụng chiến lược tâm lý, tình cảm để đảm bảo mối quan hệ giữa công ty và khách hàng vẫn được duy trì. Dựa vào tình hình tài chính và tính cách của khách hàng, nhân viên tài chính sẽ lên kế hoạch để tiếp cận và hối thúc khách thanh toán nợ một cách nhanh nhất.
- Giai đoạn 1: Lên kế hoạch đàm phán dựa vào hồ sơ, ghi chú về tính cách, tài chính và tình hình nợ của khách hàng.
- Giai đoạn 2: Tiếp cận khách hàng bằng cách liên lạc, hẹn gặp trực tiếp và kỹ năng thuyết phục để thu hồi công nợ. Thể hiện sự lịch thiệp, tận tâm và chuyên nghiệp để gây thiện cảm, đánh thức trách nhiệm bên trong khách hàng.
Kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ được áp dụng phổ biến vì tính nhân đạo, thể hiện sự chuyên nghiệp cho bộ mặt công ty. Công việc này mất nhiều thời gian nhưng không gây mâu thuẫn, đánh mất sự liên kết với khách hàng.
2. Thu hồi công nợ pháp lý
Thực hiện theo quy định pháp luật và căn cứ vào những điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng, công ty có quyền yêu cầu đối trả nợ bằng cách tố giác qua thủ tục tố tụng Tòa án hoặc phối hợp với cơ quan chức năng để buộc khách nợ phải trả nợ.
Phương pháp này nên được áp dụng khi thực hiện kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ không thành công. Khách hàng trốn tránh trách nhiệm, không trình diện hoặc phản kháng với việc yêu cầu trả nợ.
IV. 8 bí quyết để kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ được thành công
1. Lên kế hoạch chi trả nợ cho khách hàng
Khách hàng, đặc biệt là những người không có nhiều kiến thức tài chính thường không biết cách phân chia, trả nợ sao cho hợp lý. Hãy là người chủ động làm điều đó để họ thấy được sự an toàn, tận tâm và uy tín của công ty.
Trong kế hoạch trả nợ, nhân viên tài chính tuyệt đối không được quên quy định thời hạn trả nợ, có ngày và quỹ thời gian cụ thể.
2. Báo trước cho khách hàng về thanh toán nợ
Để thể hiện sự tinh tế, hãy gọi điện trước cho khách hàng, thông báo về việc thu hồi nợ trước khi gửi hoá đơn về nhà. Mục đích của việc này là nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tài chính cho việc trả nợ vì sắp đến hạn.
3. Gửi email hoá đơn
Thay vì bằng đường bưu điện, hãy gửi email hoá đơn để rút ngắn quá trình báo nợ, chuẩn bị lên kế hoạch để đàm phán thu hồi công nợ trực tiếp.
4. Đặt lịch hẹn với khách hàng
Nợ rất khó để nói chuyện qua điện thoại nên hãy hẹn gặp trực tiếp để bạn có thể sử dụng kỹ năng đàm phán thu hồi công nợ, kỹ năng giao tiếp để khách hàng cảm thấy thoải mái với việc trả nợ.
5. Cam kết giao dịch
Cam kết giao dịch là xác nhận lại ngày thanh toán nợ từ khách hàng với một thời gian cụ thể rõ ràng. Không nên để khách hàng kết thúc giao dịch bằng câu nói “Tôi sẽ thanh toán trong vài ngày tới.”
6. Lưu trữ thông tin giao dịch
Mọi thông tin trao đổi, giao dịch phải được lưu trữ lại. Nếu là cuộc nói chuyện, gọi điện thì phải ghi âm, email thì phải lưu trữ tài liệu, nội dung để đối chất với khách hàng khi trả nợ chậm thời hạn đã thỏa thuận. Sau này dùng làm bằng chứng pháp lý trước Toà nếu khách hàng không hợp toán
7. Giữ bình tĩnh, thái độ chuyên nghiệp
Trên thực tế, không phải cuộc đàm phán nào cũng suôn sẻ. Người đàm phán với khách hàng phải có sự kiên nhẫn, bình tĩnh và xử lý chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
8. Theo dõi khách hàng nếu từ chối chi trả đúng hạn
Khi khách hàng từ chối chi trả đúng hạn, nhân viên phải yêu cầu khách hàng thông báo về thời gian thông báo nộp nợ trễ, luôn theo sát hành động của họ để tránh trường hợp trốn nợ.
