Inbound và Outbound Logistics là 2 hoạt động thể hiện dòng chảy hàng hóa ở giai đoạn đầu vào và đầu ra trong chuỗi cung ứng. Để hàng hóa được vận chuyển đến khách hàng cuối cùng một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được hiệu suất làm hoạt động của chuỗi cung ứng, việc quản lý quá trình Logistics đầu vào và đầu ra là rất quan trọng.
Vậy Inbound và Outbound Logistics là gì?
Inbound Logistics:
Inbound Logistics (Logistics đầu vào) là giai đoạn khởi đầu trong hệ thống chuỗi các giá trị Logistics và cũng là quá trình hoạt động kiểm soát nguồn nguyên liệu thô hoặc bán thành phẩm từ nhà sản xuất hoặc nhà cung ứng trước khi đưa vào sản xuất.
Theo đó, quá trình này phụ trách nhiều hoạt động như xử lý nguyên liệu thô, kiểm soát, phân phối cho đến kiểm soát hàng tồn kho và lưu trữ hàng hóa.
Về cơ bản, đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến các giai đoạn sau để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh cuối cùng trước khi mang đi tiêu thụ. Cụ thể hơn, nguồn đầu vào được đảm bảo sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, giảm chi phí và đảm bảo thành phẩm cuối cùng đạt chất lượng tốt nhất, nâng cao sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm. Nếu Logistics đầu vào hoạt động kém hiệu quả, không đảm bảo thì có thể khiến doanh nghiệp tăng chi phí sản xuất, giảm nguồn doanh thu và lãng phí nguồn nguyên vật liệu đầu vào. Vì thế, Inbound Logistics là giai đoạn rất phức tạp và đòi hỏi các bên liên quan khi thực hiện phải chỉn chu, chính xác ngay từ đầu.
Outbound Logistics:
Nếu như Inbound Logistics đảm nhận khâu đầu tiên của chuỗi cung ứng thì Outbound Logistics sẽ đảm nhận khâu sau sản xuất để đưa sản phẩm đến người tiêu dùng cuối cùng. Nói cách khác, Outbound Logistics (Logistics đầu ra) là quá trình vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa đến cửa hàng, người tiêu dùng cuối cùng.
Outbound Logistics đòi hỏi các doanh nghiệp khi thực hiện phải thật tỉ mỉ, cẩn thận. Bởi lẽ, quá trình này bao gồm nhiều bước khác nhau. Do đó, để đảm bảo được Outbound Logistics luôn diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần đảm bảo được 3 yếu tố sau:
Thứ nhất: Lựa chọn kênh phân phối phù hợp.
Các kênh phân phối có vai trò lưu trữ, quảng bá sản phẩm và sắp xếp để bán cho khách hàng thay cho doanh nghiệp.
Vì vậy, để tối ưu hóa doanh thu, chi phí thì doanh nghiệp cần chọn kênh phân phối phù hợp, có hệ thống Logistics tốt và phục vụ đúng khách hàng mục tiêu.
Thứ hai: Có hệ thống lưu trữ, quản lý hàng tồn kho
Để đảm bảo quá trình Outbound Logistics diễn ra trơn tru, doanh nghiệp cần phải có hệ thống kho lưu trữ và quản lý hàng tồn kho phù hợp để tránh các rủi ro sau:
° Lượng hàng dự trữ quá nhiều mà không bán hết thì sản phẩm có thể bị hư hỏng và lỗi thời.
° Lượng hàng dự trữ quá ít thì sẽ không đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Vì vậy, để đảm bảo lượng lưu trữ hàng hóa, các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu và thông báo cho kênh phân phối. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống “just in time” (JIT), luôn sẵn sàng cho các đơn hàng, bắt tay vào sản xuất, đặt hàng nguyên vật liệu và cung cấp sản phẩm đúng, đủ và kịp thời.
Thứ ba: Tối ưu hoá hoạt động giao hàng.
Vận chuyển, giao hàng là một phần quan trọng của Outbound Logistics. Vì vậy, việc tối ưu được hoạt động vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thêm nhiều chi phí. Theo đó, doanh nghiệp cần phải lựa chọn cách giao hàng phù hợp với sản phẩm và yêu cầu của đơn hàng. Hoạt động vận chuyển đảm bảo tiết kiệm chi phí, giao nhận an toàn và hàng được chuyển đến đúng địa điểm trong thời gian quy định.
Quy trình từng bước của Inbound Logistics và Outbound Logistics diễn ra như thế nào?
Inbound và Outbound là chu trình liền mạch bao gồm các hoạt động nhỏ liên kết với nhau nhằm đảm bảo dòng chảy hàng hóa từ đầu vào đến đầu ra của doanh nghiệp.
Quy trình của Inbound Logistics:
- B1: Tìm kiếm nguồn cung ứng và mua sắm (Purchasing and Sourcing): doanh nghiệp xác định, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá cả và mua nguyên vật liệu.
- B2: Ghi nhận đơn hàng (Recording and Receipts): doanh nghiệp ghi nhận đơn đặt hàng và nhận biên lai sau khi thanh toán.
- B3: Thông báo (Notification): khi vận chuyển nguyên vật liệu, nhà cung cấp sẽ tiến hành khai báo điện tử thông tin theo dõi của lô hàng cho doanh nghiệp.
- B4: Hàng đến (Load Arrival): di chuyển hàng hóa đã nhận về sân/ kho hoặc bên nhận hàng theo chỉ định của doanh nghiệp.
- B5: Tiếp nhận (Receiving): nhân viên bốc dỡ hàng, quét mã vạch và kiểm kê hàng đảm bảo đúng với đơn đặt hàng. Sau đó, hàng hóa sẽ được chuyển đến kho sản xuất tại nhà máy, hoặc cơ sở sản xuất để tiếp tục thực hiện hoạt động sản xuất.
- B6: Logistics ngược (Reverse Logistics): đội ngũ tiếp nhận, vận chuyển các đơn từ khách hàng trả lại do hàng bị lỗi, vấn đề trong khâu giao hàng, sửa chữa,…
Quy trình của Outbound Logistics:
- B1: Đơn đặt hàng (Customer Order): khách hàng đặt hàng qua các kênh bán hàng của doanh nghiệp.
- B2: Xử lý đơn hàng (Order Processing): doanh nghiệp xác nhận đơn hàng, nhận số lượng yêu cầu, kiểm tra nguồn hàng tồn kho có đủ để đáp ứng được đơn hàng hay không.
- B3: Doanh nghiệp xác nhận đơn đặt hàng, nhận số lượng sản phẩm được yêu cầu. Bổ sung đơn hàng (Replenishment): ở giai đoạn này, hàng tồn kho dự trữ sẽ chuyển sang kho lưu trữ chính, thay thế sản phẩm khách hàng đã mua. Quá trình này có thể kích hoạt sản xuất nhiều hàng hóa hơn hoặc phải đặt hàng nguyên liệu thô từ nhà cung cấp để duy trì mức tồn kho ổn định.
- B4: Chọn hàng (Picking): nhân viên kho lựa chọn hàng hóa từ kho dự trữ để hoàn tất đơn hàng.
- B5: Đóng gói, tải và chất hàng (Packing, Staging & Loading): nhân viên đóng gói, dán nhãn và lập hồ sơ theo yêu cầu nội bộ và khách hàng. Sau đó, nhân viên tiến hành chất hàng lên xe tải.
- B6: Vận chuyển và chứng từ (Shipping & Documenting): Đơn hàng rời kho được vận chuyển cho các nhà phân phối hoặc đối tác. Lúc này, hệ thống của công ty sẽ ghi lại lô hàng và gửi thông tin chi tiết cho khách hàng theo dõi.
- B7: Giao hàng chặng cuối (Last Mile Delivery): đơn đặt hàng vận chuyển từ nhà phân phối cho người tiêu dùng cuối cùng.
Inbound Logistics và Outbound giống và khác nhau ở điểm nào?
Giống nhau: đều là thuật ngữ thường được sử dụng song hành trong chuỗi cung ứng. Đây là hai khâu quan trọng, có mối liên kết chặt chẽ với nhau.
