Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì kế hoạch sản xuất là vấn đề vô cùng quan trọng và cần lưu tâm đầu tiên. Vậy, kế hoạch sản xuất là gì? Công việc, ý nghĩa, quy trình và cách quản lý kế hoạch sản xuất ra sao để đạt hiệu quả cao nhất.
1. Khái niệm kế hoạch sản xuất là gì
Kế hoạch sản xuất giữ vai trò rất quan trọng vì cả nhà máy, công ty sẽ phải vận hành theo kế hoạch sản xuất được lập. Hiểu được ý nghĩa của kế hoạch sản xuất, phương pháp lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất của mình từ đó tăng cao lợi nhuận. Vậy, kế hoạch sản xuất là gì?
Kế hoạch sản xuất là một phần của kế hoạch kinh doanh, trong đó nhà máy/bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất. Bản kế hoạch này sẽ cho thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi chu kỳ thông thường là quý/lần.
2. Lập và Quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả
Khi hiểu rõ được khái niệm kế hoạch sản xuất là gì thì chúng ta cần biết cách quản lý kế hoạch sản xuất như thế nào cho hiệu quả.
Tùy thuộc theo phương án sản xuất để tồn trữ (Make To Stock) hay sản xuất theo đơn hàng (Make To Order) bộ phận kế hoạch sẽ có phương án lập kế hoạch sản xuất khác nhau nhằm mang lại sự tối ưu về chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu sản xuất cũng như đảm bảo cho vận hành được tối ưu nhất, doanh nghiệp phải dự báo được sản lượng tiêu thụ của thị trường (hoặc số lượng đơn hàng sẽ phải đáp ứng trong tương lai) để có kế hoạch mua và lưu trữ nguyên vật liệu, nhân công tham gia sản xuất và bố trí máy móc thiết bị phù hợp.
3. Quy trình kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất được lập để đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng căn cứ vào các đơn hàng hoặc báo cáo dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng. Theo đó, cả nhà máy và toàn công ty sẽ phải chạy theo các kế hoạch sản xuất được lập trước đó.
Để quản lý và lập kế hoạch sản xuất hiệu quả nhất, nhân viên kế hoạch phải căn cứ và các thông tin liên quan như Tình hình mua – bán hàng, Báo cáo kho hàng hóa – Nguyên vật liệu, năng lực sản xuất của nhà máy, tình hình nhân công và các thông tin khác để lên được kế hoạch sản xuất tối ưu nhất đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực trong doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất cần thiết.
Quy trình kế hoạch sản xuất có liên quan đến nhiều bộ nhận. Trong doanh nghiệp sản xuất, bộ phận lập kế hoạch sản xuất sẽ sử dụng thông tin cần thiết từ các bộ phận có liên quan đến hoạt động sản xuất của nhà máy và các tác động cụ thể như:
– Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ.
– Số lượng tồn kho Nguyên vật liệu và kế hoạch mua hàng sắp hoàn thành quyết định số lượng có thể sản xuất được cho thời điểm kế hoạch.
– Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch.
– Các số liệu thống kê rủi ro sẽ giúp kế hoạch sản xuất hạn chế các sự cố phát sinh ảnh hưởng đến sản lượng kế hoạch đáp ứng nhu cầu khách hàng.
– …
4. Cách lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả
Yêu cầu tối quan trọng của bộ phận lập kế hoạch sản xuất là phải biết được các thông tin cần thiết liên quan đến tình hình của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban có liên quan đến sản xuất. Bằng cách truyền thống, nhân viên kế hoạch sẽ tập hợp các báo cáo từ các bộ phận khác trong công ty và tiến hành phân tích để lên kế hoạch sản xuất phù hợp theo tiến độ kế hoạch. Và toàn bộ quy trình này với phương pháp truyền thống và sự hỗ trợ từ excel thì thời gian thực hiện tối thiểu từ vài ngày tới vài tuần.
Tuy nhiên với yêu cầu khắc khe về mặt thời gian trong thời buổi hiện tại, với mỗi đơn hàng của khách hàng trong nước hoặc nước ngoài thì doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Do đó có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại cần phải có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm ERP để các phòng ban có thể kế thừa số liệu của nhau một cách nhanh nhất. Theo đó, tất cả báo cáo cần thiết ở tất cả phòng ban ứng dụng phần mềm sẽ chỉ cần vài phút để lập, export và in khi cần thiết. Do vậy sẽ rút ngắn tối đa thời gian và giúp bộ phận kế hoạch có thể lập và quản lý kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả nhất có thể.
