KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN VIẾT KẾ HOẠCH KINH DOANH?

Một kế hoạch khởi nghiệp kinh doanh có vẻ là một ý tưởng tốt lúc ban đầu vì nó trả lời những câu hỏi cơ bản như “Chúng ta đang ở đâu?”, “Chúng ta muốn đến đâu?” Và “Chúng ta sẽ đến đó bằng cách nào?”. Bằng việc nêu chi tiết cách phối hợp các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau khá phức tạp như khách hàng, đối thủ cạnh tranh, cách thức vận hành, hoạt động logistics, marketing và bán hàng, việc viết ra một kế hoạch trước tiên sẽ giúp các doanh nhân sắp xếp được các hoạt động và tăng cường mối liên kết giữa các hoạt động và kết quả kinh doanh. Và như đã đề cập, việc lên kế hoạch đem lại giá trị cho hoạt động kinh doanh. Trong nghiên cứu trước đây, nhóm nghiên cứu đã xem xét hơn 1,000 công ty khởi nghiệp, phân chia họ thành hai nhóm là có lập kế hoạch và không lập kế hoạch, kết quả cho thấy rằng nhóm đầu tiên thường có  khả năng thành công cao hơn trong việc tạo ra được dự án kinh doanh mới có tính khả thi.

Nhưng chìa khóa thực sự để thành công trong kinh doanh là trở nên linh hoạt và có khả năng nắm bắt được những cơ hội. Các doanh nhân thường xuyên phải linh hoạt trong hoạt động kinh doanh của họ, đặc biệt là khi họ nhận ra rằng khách hàng mục tiêu ban đầu không phải là đối tượng mà mình cần hướng đến, hoặc khi họ nhận ra sản phẩm hay dịch vụ của họ sẽ hoạt động tốt hơn trong một thị trường khác. Chính bởi những thực tế như vậy mà những kế hoạch kinh doanh được viết ra ban đầu thì khả năng đạt được thành công thường không cao. Và việc viết một kế hoạch sẽ tốn nhiều thời gian – khoảng thời gian nên dành để đánh giá những cơ hội. Điều đó lại dẫn đến một nguy cơ tiềm tàng khác. Một kế hoạch có thể khiến các doanh nghiệp lầm tưởng rằng họ đang ở trong vùng an toàn và đánh mất đi nhưng cơ hội thực tế vì những cơ hội trong tưởng tượng.

Để cung cấp sự trợ giúp cụ thể và thiết thực cho những doanh nhân khởi nghiệp, Francis và Christan đã quay lại nghiên cứu Panel Study Entrepreneurial Dynamics II( PSED) – dự án nghiên cứu bảng điều khiển doanh nghiệp để nâng cao hiểu biết khoa học về cách thức kinh doanh – dựa trên dữ liệu với hơn 1000 người Mỹ sẽ trở thành doanh nhân.  Trên cơ sở này, trong vòng 6 năm (2005-2011), nhóm đã lập một biểu đồ về những nỗ lực của các doanh nhân để tạo ra một dự án kinh doanh mới khả thi. Trong thời gian đó, nhóm nghiên cứu đã rất thận trọng với những phân tích và dữ liệu về xuất thân, điều kiện khởi nghiệp, học thức cũng như những kinh nghiệm trước đây của người sáng lập. Đó chính là những yếu tố rút ra được từ nghiên cứu trước đây, có khả năng ảnh hưởng tới cơ hội thành công của những doanh nhân.

Để phân tích những ảnh hưởng này, nhóm đã sử dụng một kỹ thuật thống kê  để tách riêng những doanh nhân thành hai nhóm: những người lập kế hoạch và những người không lập kế hoạch. Điều này cho phép nhóm nghiên cứu thống kê được những “cặp song sinh” – với những tiêu chí đánh giá tương đồng, chỉ khác nhau duy nhất ở một điểm là có/không lập kế hoạch. Kết quả là, họ có thể xác định chắc chắn thời điểm lập kế hoạch kinh doanh có tác động như thế nào đến tính khả thi của dự án.

Kết quả, phần lớn những doanh nhân thành công là những người lập ra kế hoạch kinh doanh trong khoảng thời gian từ 6 đến 12 tháng sau khi quyết định bắt đầu khởi nghiệp. Việc lập ra một kế hoạch kinh doanh trong khoảng thời gian này làm tăng độ mức độ khả thi cho thành công của dự án lên 8%. Tuy nhiên việc lên kế hoạch sớm hay muộn hơn lại được chứng minh là không có tác động đặc biệt nào tới những thành công trong tương lai.
Tiếp theo, nhóm nghiên cứu đánh giá khoảng thời gian cần thiết mà những người sáng lập dành ra để viết kế hoạch kinh doanh.  Từ đó nhóm rút ra được khoảng thời gian tối ưu để viết kế hoạch là ba tháng. Điều này làm tăng cơ hội tạo ra một dự án kinh doanh khả thi lên tới 12%. Bất kì kế hoạch mà phải mất nhiều thời gian hơn đều là vô ích, vì khi đó thông tin lập kế hoạch lúc ban đầu sẽ không còn phù hợp nữa. Việc dành thời gian chỉ một hoặc hai tháng cho việc lập kế hoạch cũng sẽ đem lại kết quả không tốt. Nếu phải lựa chọn giữa việc viết một kế hoạch trong thời gian ngắn hoặc không viết, thì lựa chọn tốt hơn là không nên viết một kế hoạch nào cả.

Bên cạnh đó, nhóm nghiên cứu cũng đã  chỉ ra tầm quan trọng trong trình tự sắp xếp kế hoạch. Việc viết một kế hoạch song song với các hoạt động như xác định thị trường hoặc thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh không giúp tăng thêm tính khả thi cho dự án kinh doanh. Tương tự như việc các doanh nghiệp lập kế hoạch khi đã thuê công nhân hoặc nhận tài trợ từ bên ngoài. Trong thực tế, nếu doanh nghiệp lập kế hoạch trong khi thực hiện các hoạt động này,họ thường có ít khả năng hơn trong việc xác định tính khả thi của dự án so với doanh nghiệp không lập kế hoạch.

Francis và Christan thấy rằng thời điểm tuyệt vời để viết kế hoạch là khoảng thời gian khi doanh nhân thực sự nói chuyện với khách hàng, chuẩn bị đủ sản phẩm để cung ứng cho thị trường và suy nghĩ tới các hoạt động quảng cáo và tiếp thị của họ. Việc cam kết một kế hoạch và thực hiện song song các hoạt động này làm tăng cơ hội kinh doanh của một công ty khởi nghiệp lên 27%.

Nhưng điều này sẽ làm giảm đi tầm quan trọng của việc dành thời gian viết ra một kế hoạch tốt. Để có kế hoạch hiệu quả, kế hoạch kinh doanh cần phải nêu chi tiết cơ hội là gì, khách hàng là ai, tại sao các đối thủ cạnh tranh phải lo sợ, cách thức hoạt động và kinh doanh của công ty.

Điều mới lạ trong nghiên cứu của Francis và Christan,đó là thời gian thật sự rất quan trọng. Lời khuyên của nhóm nghiên cứu dành cho các doanh nghiệp không phải là việc viết một kế hoạch quá sớm, hay đừng dành quá nhiều thời gian cho nó,  mà đó là việc các doanh nghiệp cần chắc chắn rằng kế hoạch kinh doanh được thực hiện song song với các hoạt động thực sự có tác động tới sự phát triển của dự án.

Những lời khuyên này không chỉ dành cho các doanh nhân, mà còn là cho các nhà quản lý trong các tổ chức lớn hơn, những người cũng cần lập kế hoạch kinh doanh – như các doanh nhân khởi nghiệp – khi họ thiếu thông tin hoặc thiếu sự chắc chắn về môi trường doanh nghiệp.