Đối với một nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp trước khi bắt đầu một dự án hay bất kỳ chiến lược nào như: Chiến lược phát triển sản phẩm, Chiến lược truyền thông,… thì việc đầu tiên phải làm là “lập kế hoạch”
Gần 2/3 kế hoạch trong doanh nghiệp đều thất bại trong quá trình thực hiện.
[Base Resources] Lập kế hoạch là nền tảng vững chắc đảm bảo sự thành công của một dự án hay bất cứ kế hoạch kinh doanh nào.
Đối với nhà quản lý hay lãnh đạo khi lập kế hoạch giúp bạn luôn nắm bắt phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Đối với nhân viên hay các thành viên trong nhóm lập kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức rõ ràng, giảm được sự chồng chéo.
Thế nhưng, hầu hết các kế hoạch đều bị thất bại ngay khi bước chân đến thực hiện bởi quá nhiều rủi ro mà rất nhiều quản lý dự án chưa từng nghĩ đến. Đặc biệt, với các nhà quản lý còn trẻ thiếu kinh nghiệm thì dễ vấp ngã trong bước đi đầu tiên này. Vậy làm thế nào để bản “kế hoạch” không bị trở thành giấy vụn?
Hãy tìm hiểu ngay 6 bước sau đây để tạo ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh giúp bạn lấy lại sự tự tin, nhanh chóng dẫn dắt đội ngũ của bạn hoàn thành dự án!
# Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng & các bên liên quan
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến 2 trường hợp thường xuyên nhất khi bạn lên kế hoạch dự án.
Trường hợp 1: Xây dựng dự án dựa trên nhu cầu khách hàng
Ở đây, bạn là bên được thuê để thực hiện dự án. Do đó trong bước này bạn cần vạch ra 2 vấn đề cụ thể:
- Tổng hợp những yêu cầu, mong muốn của khách hàng về dự án này.
- Thiết lập các đường cơ sở (Baseline) phạm vi dự án (Scope) về ngân sách, thời gian thực hiện, nguồn nhân lực, kỳ vọng dự tính và trách nhiệm của khách hàng, các bên liên quan tránh tình trạng khi dự án trì trệ, thất bại sẽ xảy ra việc đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm.
Trường hợp 2: Xây dựng dự án/kế hoạch theo yêu cầu của Ban quản trị
Bạn với vai trò CEO hay trưởng bộ phận được yêu cầu lên kế hoạch cho chiến lược phát triển sản phẩm, chiến lược kinh doanh từng tháng hay quý. Lúc này bạn cần:
- Hiểu rõ vấn đề, đề nghị của Ban quản trị đưa ra
- Đề ra các điểm cơ bản để hoàn thành dự án đối với Ban quan trị: Ngân sách, Thời gian hoàn thành, nguồn lực và phạm vi dự án (điểm này sẽ tương tự như trường hợp 1)
Lời khuyên cho bạn
Hãy cố gắng giao tiếp nhiều hơn với khách hàng và các bên liên quan để thấu hiểu những nhu cầu sâu xa mà họ mong muốn bạn cung cấp. Đó là “điểm vàng” xây dựng niềm tin đầu tiên giữa 2 bên trong dự án.
# Bước 2: Đặt mục tiêu cho kế hoạch
Đặt mục tiêu cho dự án là một bước cực kỳ quan trọng của kế hoạch. Dựa trên mục tiêu, khách hàng và Ban quản trị sẽ nhìn thấy ngay kỳ vọng thu được cũng như dễ dàng đánh giá được mức độ thành công dự án. Việc đặt mục tiêu giúp cho bạn và các bên liên quan ước lượng gần chính xác khối lượng công việc phải thực hiện, nguồn lực, thời gian và chi phí cần phải có đi kèm với trách nhiệm của các bên.
Thế nhưng để đặt ra một con “số” cho mục tiêu lại không hề đơn giản?
Có tới 70% số dự án trong doanh nghiệp hoàn toàn thất bại không đạt mục tiêu đề ra!
Một trong những yếu tố dẫn đến sự thất bại này do nhân tố chủ chốt “đặt mục tiêu” quá xa rời thực tế. Nguyên tắc để bạn không gục ngã của việc “đặt mục tiêu ” dựa trên tiêu chí SMART.
SMART là tiêu chí đánh giá tính khả thi mục tiêu của dự án. Việc đảm bảo các tiêu chí SMART sẽ đảm bảo dự án khả thi. Tiêu chí này gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Time-bound
S – Specific: Rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu của dự án phải rõ ràng, cụ thể, phải trả lời được 5 câu hỏi (5 W):
- What? Mục tiêu đó là gì?
- Why? Tại sao phải thực hiện?
- Where? Thực hiện nó tại đâu?
- Who? Ai sẽ là người thực hiện?
- When? Thực hiện trong thời gian nào?
M – Measurable: Đo lường được. Một mục tiêu dự án phải đảm bảo đo lường được về khối lượng công việc sẽ phải thực hiện, chi phí phải bỏ ra, cách thức hoàn thành công việc…
A – Achievable: Tính khả thi. Dự án phải đảm bảo tính khả thi tức là có khả năng thực hiện được trên thực tế. Một mục tiêu có tính khả thi cần trả lời được câu hỏi “Làm thế nào để thực hiện?”
R – Realistic: Lợi ích thực tế mà dự án đem lại cho các bên liên quan. Một mục tiêu đảm bảo được tiêu chí này cần trả lời câu hỏi:
- Dự án đem lại những lợi ích gì?
- Đã đúng thời điểm hay chưa?
- Những lợi ích này có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu khác của dự án?
- Những ai là đối tượng thích hợp để hưởng những lợi ích mà dự án đem lại?
T – Time-bound: Giới hạn về thời gian. Dự án cần phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Một mục tiêu đảm bảo tiêu chí Time-bound cần trả lời những câu hỏi như:
- Dự án cần phải thực hiện trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào thì bắt đầu thực hiện?
- Tiến độ công việc cần đảm bảo trong từng khoảng thời gian xác định như thế nào?
Lời khuyên cho bạn
Đừng bao giờ nói: “Mục tiêu nào cũng quan trọng”. Đây là một suy nghĩ tối kỵ mà người quản lý dự án phải từ bỏ. Bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp của từng mục tiêu trong dự án
# Bước 3: Xác định kết quả chuyển giao/đầu ra của dự án theo từng giai đoạn (Deliverables)
Sau khi bạn đã định hình ra các mục tiêu tổng thể thì đây là bước bạn cần ước tính cụ thể khối lượng công việc hoàn thành theo các mốc thời gian. Hiểu đơn giản, chính là kết quả dự tính của từng giai đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan liên tục nắm bắt được tiến độ đồng thời tiên liệu trước độ rủi ro của kế hoạch.
Vậy làm sao để luôn bám sát được từng giai đoạn chuyển giao kết quả dự án?
Gắn mốc quan trọng hoặc đặt thông báo cho từng thời hạn hoàn thành của dự án. Bạn sẽ luôn theo dõi sự tiến triển của công việc và đảm bảo nhiệm vụ được giao hoàn thành đúng thời gian, điều này mang đến sự vui vẻ, tin tưởng cho các bên liên quan.
Lời khuyên cho bạn
Sử dụng công nghệ để quản lý dự án là cách hữu hiệu nhất để bạn giữ nhịp các thành viên và luôn bám sát tiến độ dự án. Một trong những công nghệ quản lý dự án hiệu quả nhất đó là nền tảng E-management hiện đại và tân tiến
# Bước 4: Thiết lập tiến độ dự án (Project schedule)
Dựa trên việc ước lượng kết quả đầu ra theo từng giai đoạn trong bước 3, bạn xác định chuỗi công việc cần phải làm. Đối với mỗi nhiệm vụ, bạn phải vạch rõ khoảng thời gian cần thiết, nguồn lực đi kèm và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành.
Tiếp đến, xem xét đến sự phụ thuộc giữa các công việc hay nhiệm vụ giao cho các thành viên trong nhóm. Bạn cần xác định khi công việc nào kết thúc là lúc công việc khác sẽ bắt đầu nhằm điều chỉnh nhân lực và thời gian phù hợp.
Vì vậy, tại bước này bạn cần ứng dụng Gantt (Biểu đồ Gantt) để gán các mốc thời hạn từ khi bắt đầu đến kết thúc, người thực hiện, khối lượng công việc để dễ dàng theo dõi, kiểm soát, điều chỉnh tránh sự gián đoạn khi các nhiệm vụ nối tiếp nhau.
Lời khuyên cho bạn
Dự án chạy trơn tru hay không phụ thuộc phần lớn vào bước này, lời khuyên tốt nhất cho bạn: Trao đổi, tham khảo các ý kiến các thành viên trong nhóm của bạn, họ là những người cho bạn một cái nhìn sâu sắc về cách thức thực hiện nhiệm vụ, khoảng thời gian họ làm và ai là người tốt nhất để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể cùng với sự cam kết của từng người về thời hạn hoàn thành. Đây là một cơ sở vững chắc để bạn tự tin về sự tiến triển dự án với các bên liên quan.
# Bước 5: Nhận diện những mối nguy hiểm và xác định mức độ rủi ro (Risk management plan)
Chắc chắn là không có dự án nào không có rủi ro và dĩ nhiên chúng ta không thể giải quyết bằng cách cầu mong một phép màu may mắn nào đó hiện lên!
Điều bạn cần phải làm: Dự liệu trước các rủi ro có thể đến với dự án của bạn hay đến với các thành viên trong nhóm của bạn,có thể kể đến rủi ro nếu giai đoạn triển khai rơi vào kỳ nghỉ nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thì bạn phải tính thêm thời gian dự trù.
Nhưng đôi khi có những tình huống mà chúng ta không lường trước được, có thể gây ra một trục trặc lớn cho dự án như thành viên trong nhóm nghỉ đột xuất, trang thiết bị hỏng hóc, các thành viên trong nhóm mất đoàn kết….
Hãy xem xét thật kỹ các bước để có thể ngăn ngừa những rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tối đa tác động tiêu cực của chúng với dự án của bạn.
Đây là bước để bạn đánh giá các rủi ro và xây dựng một chiến lược quản lý rủi ro đảm bảo cho kế hoạch dự án đưa ra có sai số nhỏ nhất.
Lời khuyên cho bạn
Với những nhiệm vụ liên quan đến mức độ rủi ro cao, bạn cần tạo “buffer” cho nó, nghĩa là bạn cần phải định thêm một khoảng thời gian dự phòng cho từng công việc đó hoặc cho toàn bộ dự án, lúc này bạn sẽ có đủ thời gian để xử lý vấn đề phát sinh.
# Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Tất cả các khâu đã xong bước tiếp theo trình bày kế hoạch của bạn với các bên liên quan. Trong bước này, bạn phải giải thích các cách triển khoai dự án ảnh hưởng như thế nào đến sự mong đợi, nhu cầu của các bên không nhưng thế bạn cần đưa ra các giải pháp cho bất kỳ xung đột nào. Nhưng chắc chắn rằng, bài trình bày của bạn không phải từ một phía, nó phải là một cuộc thảo luận. Bạn cần xác định vai trò: Ai là người cần biết báo cáo nào và định kỳ như thế nào? Những quyết định nào trong kế hoạch hay các vấn đề trong lúc triển khai dự án cần phải được phê duyệt, và ai là người chịu trách nhiệm?
Một điểm nữa, bạn nên trình bày một cách rõ ràng và có các con số cụ thể, làm sao đảm bảo các bên liên quan hiểu và nắm bắt chính xác những gì họ yêu cầu, kết quả thu được và trách nhiệm của họ là gì.
Lời khuyên cho bạn
Nếu kế hoạch hoặc tiến độ mâu thuẫn với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, bạn cần phải thông báo ngay trong bước này để đảm bảo rằng không có bất kỳ sự ngạc nhiên, khó chịu nào tạo căng thẳng trong cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, thay vì nói với các bên liên quan rằng mong đợi hoặc yêu cầu của họ là không thực tế, hãy nói với họ những gì cần thiết để hiện thực hóa mục tiêu bằng các câu hỏi: Thời gian thực hiện, ngân sách, nguồn nhân lực? Hãy để họ quyết định hoặc lựa chọn chi phí cơ hội hơn là tranh cãi.
Sau khi bạn đã thực hiện hết 6 bước này:
Xin chúc mừng, bạn đã hoàn thành kế hoạch dự án của bạn!
Với sự khởi đầu tốt này, chúng tôi hy vọng bạn sẽ quản lý dự án thuận lợi nhất. Tuy nhiên, các chi tiết cụ thể về cách bạn lên kế hoạch dự án và các bản mô tả dự án bạn xây dựng có thể khác nhau dựa trên phương pháp quản lý dự án mà bạn chọn. Bài tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tốt nhất để bạn quản lý dự án thành công.
