Lean Six Sigma – Mô hình cải tiến năng suất chất lượng

I. Lean Six Sigma – LSS là gì?

Lean là phương pháp sản xuất tinh gọn, do hãng Toyota Nhật Bản khởi xướng áp dụng với tên gọi TPS – Toyota Production System từ những năm 60. Áp dụng Lean nhằm loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, hướng mọi hoạt động của tổ chức theo hướng “tinh gọn” không có lãng phí, rút ngắn thời gian cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng. Phương pháp này đã giúp Toyota và các hãng công ty của Nhật Bản tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường toàn cầu với chất lượng ổn định, chi phí hợp lý và thời gian giao hàng đúng hạn.

Six Sigma (6 Sigma) : là phương pháp quản lý được Motorola khởi xướng từ những năm 80. Six Sigma tập trung vào việc thực hiện một cách phù hợp và hiệu quả nhất các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Từ các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả công việc, Six Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gần như không ) có sai lỗi hay khuyết tật ở sản phẩm.

Chữ Sigma theo ký tự Hy Lạp đã được dùng trong kỹ thuật thống kê để đánh giá sự sai lệch của quá trình. Hiệu quả hoạt động của một công ty cũng được đo bằng mức sigma mà công ty đó đạt được khi thực hiện các quá trình sản xuất kinh doanh. Thông thường các công ty thường đặt ra mức 3 hoặc mức 4 sigma tương ứng xác xuất sai lỗi 66.897 tới 6.210 trên một triệu sản phẩm. Nếu đạt tới 6 Sigma, con số này sẽ còn là 3,4 lỗi trên một triệu sản phẩm. Six Sigma đã thực sự trở thành một trào lưu và được các công ty đón nhận rộng rãi, nhiều công ty hàng đầu trong các ngành khác nhau từ dịch vụ tài chính đến chuyển giao công nghệ cao đã áp dụng thành công Six Sigma như: Asea Brown Boveri, Black và Decker, Dupont, Dow Chemical,…

Lean Six Sigma ( LSS) là một mô hình quản lý kết hợp có chọn lọc giữa Sản xuất tinh gọn ( Lean Manufacturing) và Six Sigma ra đời vào những năm 90. Nó được xem là một xu thế mới trong việc lựa chọn các phương pháp và công cụ cải tiến một cách hữu hiệu nhằm phát huy tốt nhất khả năng nội tại của tổ chức để đồng thời đáp ứng cả ba yêu cầu quan trọng đối với khách hàng: giá cạnh tranh, chất lượng tốt và thời gian giao hàng đúng hạn. Mô hình LSS đã được áp dụng thành công tại các tập đoàn đa quốc gia như: GE, Xerox, Boeing, Samsung, LG,.. Có thể nói LSS là một phương pháp linh hoạt và toàn diện để đạt được và duy trì sự thành công bền vững trong kinh doanh.

II. Đối tượng áp dụng:

– Tổ chức, doanh nghiệp sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ và có nhu cầu nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất/ cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm.

– Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu cải tiến nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

– Tổ chức, doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất, kinh doanh do chi phí đầu vào tăng cao, giá bán giảm, cần tái cấu trúc hoạt động.

III. Lợi ích khi áp dụng

– Giảm chi phí sản xuất thông qua giảm thiểu lãng phí.

– Rút ngắn thời gian sản xuất và cung cấp dịch vụ. Thực hiện đúng cam kết giao hàng đúng hạn.

– Giảm thiểu sai lỗi trong quá trình sản xuất và cung cấp. Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi.

– Không chỉ giúp tổ chức thực hiện những cam kết với khách hàng, khi áp dung LSS tổ chức còn có khả năng nâng cao sự thỏa mãn bằng cách tạo ra các sản phẩm/dịch vụ mới với mang lại nhiều giá trị gia tăng vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.

– Xây dựng năng lực quản lý và giải quyết các vấn đề một cách hệ thống, khoa học cho các cán bộ chủ chốt trong tổ chức thông qua việc học hỏi và áp dụng trong thực tiễn các phương pháp và công cụ của LSS.

– Tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng văn hóa chất lượng trong tổ chức.

IV.Các bước triển khai :

Lean Six Sigma được thực hiện theo phương pháp tiếp cận DMAIC bao gồm 5 giai đoạn theo trình tự: Define ( Xác định), Measure ( Đo lường), Analysis ( Phân tích), Improve ( Cải tiến) và cuối cùng là Control ( Kiểm soát). Mỗi giai đoạn được xác định những hoạt động cụ thể mà nhóm dự án phải thực hiện bằng một hệ thống các công cụ thích hợp.Tiến trình DMAIC là trọng tâm của các dự án cải tiến quy trình Six Sigma. Các bước sau đây giới thiệu quy trình giải quyết vấn đề mà trong đó các công cụ chuyên biệt được vận dụng để chuyển một vấn đề thực tế sang dạng thức thống kê, xây dựng một giải pháp trên mô hình thống kê rồi sau đó chuyển đổi nó sang giải pháp thực tế.

1. Xác định – Define (D)

Mục tiêu của bước Xác Định là làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Các mục tiêu của một dự án nên tập trung vào những vấn đề then chốt liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty và các yêu cầu của khách hàng.

Đầu ra của giai đoạn xác định: Các dự án sẽ được triển khai trong dự án Lean Six Sigma (là những vấn đề còn tồn tại về chất lượng bên trong của tổ chức )

2. Đo lường – Measure (M)

Mục tiêu của bước Đo Lường nhằm giúp hiểu thực trạng năng lực của tổ chức, bước này có thể bao gồm:

– Đo lường năng suất lao động

– Đo lường khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng (cung cấp đơn hàng…)

– Đo lường sai lỗi, làm lại trong quá trình tạo ra sản phẩm

– Đo lường thời gian (Lead time, Cycle time, Takt time, Waste time,…)

– Thiết lập chi tiết quy trình sản xuất – để tìm ra những điểm nút cổ chai (bottleneck) – là những điểm mà tại đó quá trình sản xuất bị ách tắc.

– Thiết lập những CTQ (Những điểm chất lượng trọng yếu) – là những yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng tại những giai đoạn (Stage) của quá trình sản xuất.

– Đo mức Sigma – Là mức chỉ ra năng lực sản xuất của tổ chức trong vấn đề của chất lượng sản phẩm tạo ra.

3. Phân tích – Analyze (A)

Trong bước Phân Tích, các thông số thu thập được trong bước Đo Lường được phân tích để các giả thuyết về căn nguyên của dao động trong các thông số được tạo lập và tiến hành kiểm chứng sau đó. Chính ở bước này, các vấn đề kinh doanh thực tế được chuyển sang các vấn đề trên thống kê, gồm có:

– Xác định những điểm tạo ra giá trị gia tăng (Value added) và những điểm không tạo ra giá trị gia tăng (Non – Value added).

– Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề tại các quy trình, công đoạn tạo ra sản phẩm

– Xác định những điểm gây tắc nghẽn (nút cổ chai) trong quá trình sản xuất.

Bước phân tích cho phép chúng ta sử dụng các phương pháp và công cụ thống kê cụ thể để tách biệt các nhân tố chính có tính thiết yếu để hiểu rõ hơn về các nguyên nhân dẫn đến khuyết tật:

– 5 Tại sao (Five Why’s) – sử dụng công cụ này để hiểu được các nguyên nhân sâu xa của khuyết tật trong một quy trình hay sản phẩm, và để có thể phá vỡ các mặc định sai lầm trước đây về các nguyên nhân.

– Đánh giá các đặc tính phân bố (Descriptive Statistics, Histograms) – công cụ này dùng để xác minh đặc tính của các dữ liệu đã thu thập được là bình thường hay bất bình thường nhằm giúp ta chọn các công cụ phân tích thống kê thích hợp về sau.

– Phân tích tương quan/Hồi qui (Correlation/Regression Analysis)- Nhằm xác định mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào của quy trình và các kết quả đầu ra hoặc mối tương quan giữa hai nhóm dữ liệu biến thiên.

– Đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot)- Hiển thị các tác nhân chính trong số các tác nhân được nghiên cứu.

– Phân tích phương sai (ANOVA) – đây là công cụ thống kê suy luận được thiết kế để kiểm tra sự khác biệt đáng kể giữa giá trị trung bình cộng (mean) giữa hai hoặc nhiều tập hợp mẫu.

– Hoàn thành bảng FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) – áp dụng công cụ này trên qui trình hiện tại giúp ta xác định các hành động cải thiện phù hợp để ngăn ngừa khuyết tật tái diễn.

– Các phương pháp kiểm chứng giả thuyết (Hypothesis testing methods) – đây là tập hợp các phép kiểm tra nhằm mục đích xác định nguồn gốc của sự dao động bằng cách sử dụng các số liệu trong quá khứ hoặc hiện tại để cung cấp các câu trả lời khách quan cho các câu hỏi mà trước đây thường được trả lời một cách chủ quan.

4. Cải tiến – Improve (I)

Bước Cải Tiến tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại trừ căn nguyên của dao động, kiểm chứng và chuẩn hóa các giải pháp.

Các công cụ thường được áp dụng bao gồm:

– Quy hoạch mô phỏng dạng tế bào (Cellular Layout)

– Chuẩn hóa quy trình (Standard Work)

– Quản lý trực quan (Visual Management)

– Chất lượng từ gốc (hoặc cách gọi khác “Làm đúng ngay từ đầu”) – Poka yoke

– Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping)

– Phương pháp 5S

– Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể (TPM – Total Productive Maintenance)- Thời gian chuyển đổi/Chuẩn bị (Changeover/setup time)

– Kanban

– Cân bằng sản xuất

– Hệ thống vừa đúng lúc JIT (Just In Time)

5. Kiểm soát – Control (C)

Mục tiêu của bước Kiểm Soát là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường. Bước này bao gồm:

– Hoàn thiện hệ thống đo lường.

– Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình.

– Triển khai việc kiểm soát quy trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám sát những quy trình có liên quan.

Các công cụ có thích hợp nhất trong bước này bao gồm:

– Kế hoạch kiểm soát (Control Plans): Đây là một hoặc tập hợp các tài liệu ghi rõ các hành động, bao gồm cả lịch thực hiện và trách nhiệm cần thiết để kiểm soát các tác nhân biến thiên đầu vào chính yếu với các chế độ hoạt động tối ưu.

– Lưu đồ quy trình với các mốc kiểm soát: Bao gồm một sơ đồ đơn lẻ hoặc tập hợp các sơ đồ biểu thị trực quan các quy trình mới.

– Các biểu đồ kiểm soát qui trình bằng thống kê (SPC): Tập hợp các biểu đồ giúp theo dõi các quy trình bằng cách hiển thị các dữ liệu theo thời gian giữa giới hạn tiêu chuẩn cận trên (USL) và giới hạn tiêu chuẩn cận dưới (LSL) cùng với một đường trung tâm (CL)

– Các phiếu kiểm tra (Check Sheets) – công cụ này cho phép chúng ta lưu giữ và thu thập một cách có hệ thống các dữ liệu từ các nguồn trong quá khứ, hoặc qua sự kiện phát sinh. Theo đó, các mẫu thức lặp lại và các xu hướng có thể được nhận dạng và trình bày một cách rõ ràng.