Các cấp độ của tư duy Kaizen

I. Kaizen

Nhật Bản ngày nay quá nổi tiếng đến mức người ta khó mà hình dung về một Nhật Bản thời hậu chiến: nghèo, thất trận và về cơ bản là một đống đổ nát. Người ta cũng thường nghe nói câu chuyện phát triển thần kỳ của Nhật Bản sau đó, nhưng ít người hình dung được thực sự cái gì đã diễn ra trong thời kỳ đó (để mà gọi là thần kỳ)

Kaizen chính là một cách làm được sinh ra ở Nhật Bản trong thời gian thần kỳ đã chứng kiến nước Nhật vươn lên từ đống tro tàn trở thành nền kinh tế lớn thứ 2 thế giới chỉ trong vòng 3 thập niên ấy.

Một trong những điều thực sự đã diễn ra là:

” Trước hết, các nhà Lãnh đạo của các Doanh nghiệp Nhật Bản đã hết lòng tin tưởng vào nguồn nhân lực và trí tuệ của người Nhật, tập trung giáo dục, đào tạo và huấn luyện người lao động trong Công ty, họ luôn luôn cho rằng, trước khi sản xuất ra sản phẩm, phải “sản xuất” được con người, tuy nhiên, việc hướng dẫn ban đầu cho dù có kỹ lưỡng đến đâu cũng chỉ kéo dài một thời gian ngắn, tiếp theo thì phải làm như thế nào? Chính Kaizen đã giúp làm nên Hệ thống đào-tạo- tại-nơi-làm-việc (on-the-job-training) ít tốn kém mà hiệu quả. Những người lao động sau khi được hướng dẫn ban đầu, thông qua việc suy nghĩ, tìm tòi, thực hành cải tiến liên tục sẽ trở thành những “tên lửa” thông minh tự hướng đến mục tiêu lãi suất, chất lượng, hiệu quả và cống hiến cho khách hàng những sản phẩm “Made in Japan” ngày càng rẻ và tốt hơn trước.”

II. Các cấp độ của tư duy Kaizen

Cấp độ 0, cấp độ xuất phát điểm: Không nghị lực, không hứng thú, không trách nhiệm. Ở cấp độ 0, không ai thực sự quan tâm. Hãy tưởng tượng một cuộc họp để tìm ra vấn đề nhưng khi được hỏi chung chung thì ai nấy ngồi im tại chỗ, khi được hỏi đích danh thì “tôi không thấy có vấn đề gì”, đó chính là level 0. Câu trả lời thật sự đằng sau “Tôi không thấy có vấn đề gì” rất có thể là “Tôi chỉ làm theo những gì được yêu cầu. Ai mà biết được những thứ đó có nghĩa là gì? và hơn nữa, ai thèm quan tâm cơ chứ”. Ở cấp độ này, không ai suy nghĩ hay tìm hiểu vấn đề.

Thực ra theo cảm nhận cá nhân thì cấp độ tư duy như trên là rất phổ biến. Cũng rất phổ biến nữa là đi kèm với sự “im lặng của bầy cừu” trong phòng họp là rất nhiều ý kiến phàn nàn mỗi kỳ lương thưởng đánh giá hay khi có một chuyện gì đó liên quan đến quyền lợi (quyết chuyện nghỉ mát chẳng hạn) xẩy ra trong công ty. Vấn đề thì không có, nhưng những phàn nàn peer to peer thì rất nhiều, rồi mọi thứ cứ rối ren mãi như thế với cấp độ 0.

Kaizen sẽ chẳng thể nào cất cánh nếu không có một ai trong tổ chức mong muốn thoát khỏi tình trạng trên. Kaizen chỉ xuất hiện nếu có niềm tin rằng mỗi cá nhân đều có khả năng còn tiềm ẩn, tin rằng:

Không có niềm tin trên, ta sẽ mãi mãi ở lại và không tiến lên được cấp độ tư duy tiếp theo.

Cấp độ 1. Nhận thấy và chỉ ra vấn đề

Bước chuyển đầu tiên và quan trọng nhất trong tư duy đang ở cấp độ 0 của một người là họ thừa nhận Có vấn đề. Từ chỗ trả lời “tôi không thấy có vấn đề gì” đến việc chủ động quan sát các tình huống hằng ngày của mình/ của đồng nghiệp và nhìn ra vấn đề. Chỉ phàn nàn “công ty abcd, anh X chị Y klmn …Tôi biết thừa, tôi thì tôi xyz …” chưa phải là nhìn ra vấn đề. “Nói chuyện công việc với anh B chị C khó đấy nhưng tôi có kỹ năng nên tôi thì tôi chả có vấn đề gì” là không thừa nhận vấn đề ngay từ đầu.

Một người tư duy ở cấp độ 1 sẽ không đánh đồng “tôi ổn” với “không có vấn đề”, sẽ open với khả năng “tôi không sao”, “anh A anh B cũng không có lỗi” cũng không tự động suy ra không có vấn đề gì, sẽ chấp nhận khả năng không ai có lỗi nhưng vẫn có vấn đề. Quan điểm của một người nhìn ra vấn đề đòi hỏi góc nhìn linh hoạt. Ví dụ với quan điểm “không lỗi là tốt” thì việc tự tìm ra bug sau đó tự sửa luôn là “ổn”, tuy nhiên với quan điểm quản lý chất lượng, việc này có thể là “có vấn đề ( thay vào đó tự tìm ra bug sau đó cùng thảo luận với leader về nguyên nhân/ cách sửa mới là cách làm được mong đợi). Để ghi nhận vấn đề, người trả lời câu hỏi “có vấn đề gì không?” phải tự tách mình ra khỏi việc trả lời câu hỏi “tôi có ổn không?” hay “tôi có cầm cự được với tình hình hiện tại không?” ( theo Thinking fast and slow, một người ít chịu khó suy nghĩ sẽ lập tức tự đánh tráo câu hỏi cần nghĩ sâu (cần System 2) với các câu hỏi “có vẻ tương tự” nhưng dễ trả lời hơn nhiều).

Cấp độ 2. Tìm ra nguyên nhân, nêu ý tưởng và giải pháp

Ở cấp độ này, ta suy nghĩ tìm tòi về nguyên nhân của vấn đề, suy nghĩ về giải pháp. Cấp độ này bao gồm những bước sau:

• Tìm ra nguyên nhân vấn đề
• Suy nghĩ các lựa chọn giải pháp
• Thảo luận các lựa chọn với người giám sát và đồng nghiệp
• Tổng hợp lại thành cách giải quyết.

Keyword của cấp độ này là Tháo vát.

Cấp độ 3. Đưa ra quyết định, thực hiện và hiệu quả

Ở cấp độ này, ta xem xét các giải pháp cụ thể, đưa ra quyết định thực thi hay không? Với những giải pháp quyết định thực thi, lên kế hoạch hoặc hỗ trợ việc lên kế hoạch thực hiện. Ta sẵn sàng ủng hộ và hợp tác thực hiện các sáng kiến đã được phê duyệt của đồng nghiệp, từ khâu triển khai đến khâu đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm thực thi …