1. Đánh giá công việc theo KPI
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
2. Thế nào là một KPI?
Điều đó do bạn định ra các chỉ số cho từng chức danh, nhưng một Kpi cũng phải đáp ứng được 5 tiêu chuẩn của một mục tiêu. Bạn cần xem thêm về quản trị theo mục tiêu để biết 5 tiêu chuẩn này.
Để thực hiện KPI, công ty nên xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, tuy vậy có những công việc khó có thể thiết lập được các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình (gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP), các chuẩn đó cũng là các kpi.
3. Cách xác định KPI
Việc thiết lập chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả làm việc và khen thưởng luôn là vấn đề “gai góc” của mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Các chỉ số đo lường hiệu suất, với sự kết hợp của Phiếu cân bằng điểm, là một công cụ xuất sắc được sử dụng rất nhiều để giải quyết vấn đề trên. Điều đầu tiên chúng ta cần xem xét đó là sự khác biệt giữa thước đo hiệu suất và thước đo kết quả. Chỉ số hiệu suất đại diện cho kết quả của các hành động được thực hiện trước đó, trong khi chỉ số kết quả là thước đo dẫn hướng hay định hướng những kết quả đạt được trong các chỉ số hiệu suất. Điều đáng lưu ý là Phiếu cân bằng điểm chưa tổ hợp các chỉ số kết quả và chỉ số hiệu suất.
Bởi vì, nếu không có các tác nhân dẫn dắt, các chỉ số hiệu suất không thể cho chúng ta biết cách để hy vọng có thể đạt được kết quả. Ngược lại, các chỉ số kết quả có thể báo hiệu những cải thiện chính trong doanh nghiệp nhưng không cho biết liệu những cải thiện đó có dẫn dắt các kết quả về khách hàng, tài chính hay không nếu không có các chỉ số đo lường hiệu suất.
Sau đây là bảng so sánh phân biệt hai loại thước đo này :
Các chỉ số đo lường hiệu suất là những thước đo có thể lượng hóa được. Những thước đo này đã được sự đồng ý của tất cả các thành viên và chúng phản ánh những nhân tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp. Khi đơn vị đặt mục tiêu “Trở thành đơn vị hoạt động hiệu quả nhất trong ngành”, ví dụ như tại các trường học thì sẽ xây dựng các chỉ số KPI như “Tỉ lệ tốt nghiệp” và “Tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp”. Tóm lại, dù sử dụng chỉ số KPI nào, chúng đòi hỏi phải phản ánh được mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Các chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần” là một chỉ số KPI vô ích vì không có sự phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” cũng không phải là một chỉ số KPI chuẩn do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác.
Chính vì vậy mà việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với mỗi chỉ số KPI, cần phải đặt ra chỉ tiêu cụ thể. Ví dụ, nếu đặt mục tiêu xây dựng đội ngũ bán hàng giỏi thì doanh nghiệp sẽ xây dựng “Doanh số hàng năm ” thành chỉ số KPI. Chỉ số này được định nghĩa là “Doanh số thu được trong một năm” và cách đo lường chỉ số này được thiết lập bằng cách thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin của kinh doanh. Sau đó, chúng ta cần phải đặt chỉ tiêu cho chỉ số KPI này, ví dụ như “Tăng doanh thu 30%/năm” – đây mới thật sự là một chỉ số KPI chuẩn.
Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều chỉ số đo lường được. Điều này không có nghĩa chúng đều là chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn các chỉ số KPI, cần phải thận trọng chọn ra những chỉ số thật sự cần thiết và có thể giúp cho đơn vị đạt mục tiêu đề ra. Mặt khác, các chỉ số KPI còn giúp cho toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng và những việc họ cần ưu tiên thực hiện trong các hoạt động của mình. Như vậy, yếu tố quan trọng là cần bảo đảm mọi nhân viên đều tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong các chỉ số KPI để đo lường đạt hiệu quả cao nhất.
4. Lợi ích của KPI
KPI thường được tính toán trong hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP, với mỗi phòng ban lại có bộ chỉ số KPI khác nhau. Điều đó cho thấy lợi ích của KPI trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
– KPI đánh giá nhân viên sẽ đo lường hiệu quả hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra
– KPI đánh giá nhân viên sẽ giúp cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý, từ đó có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
– KPI đánh giá nhân viên góp phần giúp đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các nhân tố quan trọng và các công việc ưu tiên cần làm trước để hoàn thành mục tiêu.
– KPI đánh giá nhân viên góp phần định hình và phát triển mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược và văn hóa doanh nghiệp một cách sâu sát trong từng cá nhân.
