Triết lý Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Triết lý Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.
Cách áp dụng triết lý Kaizen hiệu quả
Theo tiếng Nhật, Kaizen được viết từ 2 chữ cái: Kai, Zen. Kai có nghĩa là “thay đổi”, Zen có nghĩa “tốt hơn”, việc kết hợp hai chữ cái này được hiểu là “cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”. Tuy nhiên, ý nghĩa của Kaizen không đơn thuần chỉ là cải tiến. Kaizen là một phương pháp thực tế không có công cụ để mua hay các ứng dụng để tải về. Kaizen bao gồm việc sáng tạo và thực hiện những ý tưởng nhằm đạt được mục tiêu bằng những phương pháp mang lại hiệu quả cao hơn. Kaizen được áp dụng theo cách khác nhau tùy thuộc môi trường hay quốc gia bởi vì những yếu tố như quốc tịch, chính trị, lịch sử, tôn giáo, văn hóa, ngôn ngữ, cơ sở hạ tầng, môi trường sống, giáo dục, thói quen ăn uống, khí hậu và tập quán kinh doanh…
Dưới đây là một vài lời khuyên trong việc áp dụng Kaizen:
Đầu tiên, nếu là người bận rộn, mọi người hãy dành thời gian thường xuyên để có thể quan tâm đến các công việc quan trọng nhất của mình. Hãy đảm bảo công việc của mình đạt hiệu quả tốt nhất. Tổng kết và báo cáo công việc một tuần là cách tốt nhất, việc này sẽ giúp mỗi người có một đánh giá toàn diện về công việc và từ đó đưa ra kế hoạch cho tuần sau. Ngoài ra, hãy sử dụng một ứng dụng như Rescue Time để theo dõi cách làm việc, cụ thể là về thời gian, địa điểm làm việc cũng như chi tiêu trong một ngày, từ đó mỗi người sẽ tự đánh giá được cách làm việc của bản thân.
Tương tự như vậy, các nhân viên của Google được sử dụng 20% thời gian của mình để tìm ra những cách làm việc tốt hơn và 80% còn lại để làm việc. Google liên tục đưa ra những ý tưởng mới nhằm nâng cao chất lượng công việc. Google cho rằng, nếu 20% thời gian là nhiều thì mỗi nhân viên hãy dành ít nhất 10% thời gian mỗi tuần để nói chuyện với ông chủ về cách sắp xếp công việc của bản thân. Đây là một công cụ mới giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, không ngừng cải tiến và nâng cao năng suất lao động.
Khi tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn thì mỗi người hãy dành thời gian để thử nghiệm. Nếu cách làm việc đó thực sự hợp với sở thích, năng lực bản thân cũng như tiết kiệm thời gian thì hãy áp dụng nó thật tốt. Nếu làm việc trong một nhóm, đội, hãy đóng góp những ý kiến mang tính xây dựng và góp ý với những người đồng nghiệp vì đó là cách tốt nhất để điều chỉnh và cải tiến chất lượng công việc. Hãy nhớ rằng, bản chất của Kaizen là bắt đầu từ những việc nhỏ và từ việc thực hiện những bước nhỏ nhất.
Làm thế nào để luôn ghi nhớ áp dụng Kaizen vào công việc?
Giá trị thực tiện của Kaizen là rất lớn, nhưng không phải ai cũng biết áp dụng nó vào công việc vì có những người quá bận rộn. Kaizen giúp mọi người luôn ghi nhớ những nguyên tắc làm việc cơ bản, không bị cuốn hoàn toàn vào công việc mà quên đi những điều quan trọng khác. Ví dụ, muốn các công nhân trong dây chuyền lắp ráp thấy được lỗi sai của mình khi lắp ráp xe, hãy để họ tự quan sát lại cách làm việc của mình và rút ra kinh nghiệm.
Một trong những lợi ích trước mặt của việc áp dụng Kaizen là cảm giác quản lý công việc khoa học và hợp lý. Quan trọng hơn, mọi người sẽ thấy gắn bó và đam mê với công việc hơn, từ đó mang lại năng suất lao động cao hơn. Dù làm ở bộ phận nào, công nhân trong dây chuyền lắp ráp cũng cần cố gắng để sản xuất ra chiếc xe hoàn hảo. Điều này có thể khó khăn, nhưng thành quả mang lại sẽ giúp mỗi người có động lực hơn.
Tương tự như vậy, một nguyên tắc của Kaizen là tiết kiệm mọi thứ có thể, nghĩa là không lãng phí thời gian, chi phí và năng lượng làm việc. Không tổ chức những cuộc họp không cần thiết hay viết những báo cáo không cần đọc. Nếu việc quản lý hộp thư đến chiếm quá nhiều thời gian, hãy tìm kiếm ứng dụng sẽ tự động lọc ra các thông tin quan trọng nhất để tiết kiệm thời gian làm việc.
Kaizen chỉ là thay đổi nhỏ hoặc những chuỗi thay đổi để làm cho công việc dễ dàng hơn, đơn giản hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hoạt động Kaizen thường chỉ tập trung ở những thay đổi nhỏ nên chi phí để thực hiện trong nhiều trường hợp là không đáng kể. Điều quan trọng của Kaizen là khả năng đưa ra nhiều ý tưởng mà không cần phải tiêu tốn tiền. Kaizen được các chuyên gia năng suất trên toàn thế giới đề xuất áp dụng để cải tiến môi trường làm việc và nó cũng là phương pháp dễ ứng dụng ở nơi học tập cùng như tại nhà của mỗi người.
