Theo bạn, nhịp tim có quan trọng với sức khỏe không?
Tất nhiên rồi,
Nhịp tim của Kaizen là một chu trình gồm 4 bước PDCA (viết tắt của: Plan, Do, Check, Act), đôi khi còn được goi là chu trình Deming hoặc chu trình Shewhart (đặt theo tên của 2 người sáng tạo ra nó).
Let’s go!
Hãy xem từng bước chi tiết nào,
Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)
Bước đầu tiên của chu trình PDCA là “lập kế hoạch”, bao gồm:
- Xác định vấn đề,
- Chuẩn đoán nguyên nhân,
- Phát triển giải pháp,
- Mục tiêu của cải tiến này là gì? Và
- Làm thế nào để nó được thực hiện?
Điều quan trọng là,
Đừng để các đề xuất cải tiến (Kaizen) bị trôi vào quên lãng. Khi đề xuất được làm rõ đến mức có thể hành động, đó chính là lúc thực hiện bước số 2 (Hành động).
“Cuộc hành trình ngàn dặm bắt đầu bằng bước chân đầu tiên.”(Lão Tử)
Bước 2: Thực hiện (Do)
Nếu,
Một đề xuất Kaizen đã được chuyển thành bản kế hoạch chính thức, hãy bắt tay vào hành động. Đối với nhiều đề xuất, điều này có nghĩa là thực hiện ý tưởng ngay lập tức(Just do it).
Tôi biết bạn có thể đang băn khoăn, bởi vì
Một số đề xuất nếu triển khai có thể thất bại. Thay vì trì hoãn, hãy thử triển khai đề xuất này trên một quy mô nhỏ như một “chương trình thí điểm”. Sau đó, đánh giá và tiếp tục cải tiến chính nó.
Bước 3: Kiểm tra (Check)
Hãy suy nghĩ về việc kiểm tra,
Và đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng:
- Việc triển khai thực tế có diễn ra theo kế hoạch không?
- Kết quả đạt được là gì? Đạt mức độ nào?
- Có sự cố phát sinh không? Tại sao?
- Điều gì cần thay đổi?
Để kiểm tra, bạn có thể sử dụng các báo cáo và biểu đồ để theo dõi tiến độ và kết quả. Tôi khuyến khích bạn đến tận nơi và quan sát quá trình thực hiện. Bởi vì, nó giúp bạn tiến hành bước 4 hiệu quả hơn.
Bước 4: Điều chỉnh (Act hoặc Adjust)
Dựa trên các kết quả đã được quan sát và phân tích trong bước Kiểm tra, một số thứ có thể phải thay đổi. Đây chính là lúc bạn điều chỉnh lại kế hoạch hành động.
Nhớ,
Thông báo các thay đổi cho những người liên quan.
“Nếu không thay đổi, bạn không thể cải thiện. Nếu không thể cải thiện, bạn sẽ thất bại.”
Đã xong PDCA, việc tiếp theo bạn cần làm là:
Làm sao để có đề xuất Kaizen từ mọi người?
Có ba cách phổ biến để nhận đề xuất là:
- Cuộc họp,
- Thẻ Kaizen, và
- Nhóm Kaizen.
Chu trình PDCA chỉ hoạt động khi có đề xuất Kaizen. Đề xuất lại đến từ CBNV, từ nhân viên thấp nhất cho đến CEO. Vậy,
Làm cách nào bạn có thể nhận được các đề xuất Kaizen hữu ích từ mọi cấp?
Cách tốt nhất là bắt đầu bằng cách giao tiếp cởi mở. Tạo một tình huống để bất cứ ai cũng có thể lên tiếng và đảm bảo rằng ý kiến của họ được lắng nghe.
Đầu tiên là,
Cuộc họp
Cách cơ bản nhất để có được đề xuất Kaizen là tổ chức một cuộc họp. Tập hợp các thành viên lại với nhau và thiết lập mục tiêu cải tiến liên tục. Và đảm bảo mọi người, ngay từ đầu, hiểu rằng:
- Kaizen giúp công việc của họ và của đội nhóm đạt hiệu quả cao hơn.
- Thành hay bại là do sự tham gia của mọi người.
- Mỗi đề xuất Kaizen sẽ được xem xét nghiêm túc.
- Không có hậu quả tiêu cực nào khi đưa ra đề xuất. (Thậm chí bạn có thể thưởngcho mỗi đề xuất Kaizen).
- Kaizen là liên tục, từ bất kỳ ai và bất kỳ lúc nào.
Lưu ý,
- Cuộc họp Kaizen không phải là lúc để thảo luận cách thức triển khai ý tưởng, đó là thời gian để thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt.
- Cuộc họp đầu tiên của bạn sẽ cung cấp nhiên liệu để bắt đầu chu trình PDCA; Sau đó, cần tiến hành nhiều cuộc họp hơn để thu thập các đề xuất mới và tiếp tục triển khai theo PDCA.
Ổn rồi!
Đã đến lúc mở rộng phạm vi hơn nữa,
Thẻ Kaizen
Một cách dễ dàng để tiếp tục phát triển Kaizen trên diện rộng là sử dụng – Thẻ Kaizen. Đây đơn giản là Thẻ ghi chú hoặc Phiếu bằng giấy; Thậm chí có thể được làm bằng mẫu phiếu online.
Mỗi thẻ Kaizen nên bao gồm một tập hợp các chi tiết:
- Ngày đề xuất.
- Tên của nhân viên đề xuất (hoặc ẩn danh nếu muốn).
- Nơi có vấn đề/sự cố và người quản lý.
- Sự cố/vấn đề cần giải quyết.
- Giải pháp đề xuất.
Ngoài ra,
Bạn có thể muốn theo dõi chi tiết hơn. Hãy thử bổ sung thêm thông tin:
- Loại đề xuất được thực hiện (khách hàng, an toàn, sản xuất, giảm lãng phí, tinh thần, v.v.)
- Mức độ cấp thiết cần thay đổi
- Nguồn lực dự kiến để thực hiện ý tưởng
Đặt thẻ Kaizen ở đâu?
Thẻ nên có sẵn trong không gian chung tại nơi làm việc, chẳng hạn như: Phòng họp, Phòng nghỉ, Máy trạm … Với phiếu online nên cung cấp đường link và địa chỉ nhận. Sau đó, bố trí các hộp chứa để thu thập và chuyển về các bộ phận xử lý.
Cuối cùng,
Nhóm Kaizen
Các đội nhóm Kaizen, thường là 3 đến 12 người (tùy quy mô tổ chức), bao gồm các tình nguyên viên từ một bộ phận hoặc khu vực làm việc nhất định – cùng với người quản lý và đôi khi là người ngoài để có góc nhìn mới hơn.
Cách hoạt động như thế nào?
- Nhóm tổ chức hoạt động định kỳ (ít nhất 1 tháng 1 lần, thông thường là 1 tuần 1 lần) để thảo luận các vấn đề về chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc loại bỏ lãng phí.
- Đây là các cuộc họp nhỏ tập trung vào Kaizen.
- Nhóm gồm những người tại khu vực làm việc, cùng với một người quản lý có thẩm quyền phê ý tưởng để có thể thực hiện ngay.
Khi nhóm Kaizen phát triển theo thời gian, họ có thể sử dụng các công cụ phân tích có giá trị như biểu đồ, phân tích nguyên nhân và hiệu quả. Những công cụ này giúp cải thiện chất lượng cho các nỗ lực Kaizen và làm cho Kaizen trở thành tài sản quý giá cho công ty.
Một số lưu ý cuối cùng,
- Tiếp nhận và phản hồi tất cả các đề xuất Kaizen (dù nó có được thực hiện hay không).
- Tất cả các đề xuất phải thông qua người quản lý để được ghi lại và phê duyệttrước khi chúng được thực hiện. Nhưng hãy nhớ:
- Nhà quản lý trong một hệ thống Kaizen không ra lệnh thay đổi. Thay vào đó, họ tổ chức và tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện thay đổi.
- Khuyến khích và khen thưởng những đề xuất Kaizen hiệu quả.
- Sử dụng giao tiếp trực quan để trao đổi.
- Khi một Kaizen được thực hiện, hãy thông báo cho những người liên quan được biết.
Những điểm chính
Kaizen – là Cải tiến liên tục.
Triết lý kinh doanh Kaizen đã giúp nhiều công ty đạt được thành công lớn, ở Nhật Bản và trên toàn thế giới. Tuy nhiên, bạn phải nhẫn nại, bởi vì cần nhiều thời gian để triển khai hiệu quả. Tất nhiên, tương xứng với sự nỗ lực luôn là kết quả vượt trội.
Chúc bạn triển khai Kaizen thành công!
