Khi chúng ta nói về 7 loại lãng phí theo TPS (Phương thức sản xuất Toyota) rất nhiều người nghĩ rằng chỉ áp dụng trong hệ thống sản xuất. Còn trong công việc văn phòng thì không thể. Tuy nhiên, lại có rất nhiều lãng phí trong công việc và các hoạt động hàng ngày của chúng ta. Lãng phí tác động tới hiệu quả của bản thân mỗi chúng ta dù bất kỳ trong sản xuất hay công việc văn phòng
Over Production : Bạn đã bao giờ bị Sếp bắt làm lại báo cáo chưa? Nếu có thì lý do báo cáo của bạn có quá nhiều thông tin không liên quan và không cần thiết tới yêu cầu của sếp.
Chúng ta gặp phải vấn đề này vì chúng ta không hiểu khách hàng của chúng ta cần gì. Để trách các vấn đề này phát sinh trở lại, hãy cố hiểu đúng và chính xác khách hàng của bạn cần gì, bằng cách hỏi họ rằng họ đang kỳ vọng những gì mà chỉ bàn giao truyền tải cho họ những gì mà họ yêu cầu.
Chờ đợi (Waiting) : Tôi đã từng thấy một số người thích làm nhiều việc khác nhau cùng một lúc. Nhưng cuối cùng thì kết quả không rõ ràng, tất cả công việc đều bị trì hoãn, không hoàn thành và có cảm giác chán nản. Phải chắc chắn rằng bạn hiểu năng lực và khả năng của mình. Thực hiện công việc của bạn một cách hợp lý và chỉ khởi động một nhiệm vụ mới khi mà công việc trước đó đã hoàn thành.
Transportation : Chúng ta có thể hạn chế gửi quá nhiều thông tin rời rạc, đi lại để xác nhận nhiều lần.
Over Processing : Hãy sử dụng các phím tắt, thông tin tìm kiếm để hoàn thành công việc đúng thời gian. Thời gian của bạn bị lãng phí, người quản lý, kiểm soát quy trình hay người làm ra quy trình đó cũng bị lãng phí. Vì vậy làm ơn hãy tuân theo quy trình, để tránh lãng phí này chúng ta phải cải tiến liên tục quy trình cũng như đo lường được tính hiệu quả của nó nhằm nâng cao hiệu lực buộc mọi người phải tuân theo.
Excess of inventory : Nếu chúng ta xem xét kiểm tra công việc được giao như là kiểm tra đầu vào dòng nguyên vật liệu đang bị trì hoãn cho quá trình có giá trị. Chúng ta bắt buộc phải sử dụng hết nguyên vật liệu đó càng nhanh càng tốt nhằm duy trì mức tồn kho thấp. Thật sự trong công việc chúng ta không làm như thế mà chúng ta muốn giữ lại các nhiệm vụ được giao đó trong người. Thời gian giữ lại lâu hơn thì càng khó khi thực hiện triển khai công việc. Đừng để nước đến chân mới nhẩy
Unnecessarry motion : Đối với tôi trốn tránh ( đùn đẩy ) cũng là loại lãng phí không cần thiết nhất tại nơi làm việc. Tôi tin rằng tất cả chúng ta rất ghét một nơi làm việc mà có nhiều lý do để trốn tránh công việc, người mà luôn muốn đùn đẩy công việc cho người khác khi có một trách nhiệm nào đó đến với họ. Nhóm người đó thật sự họ rất sáng tạo và họ có thể nói với bạn vô vàn lý do hay câu hỏi làm bạn thiếu mạch lạc và họ đẩy công việc đó về lại cho bạn.
Trong rất nhiều các trường hợp, chúng ta tốn rất nhiều thời gian thương thảo với việc đùn đẩy và lẩn tránh, nó có thể lớn gấp nhiều lần thời gian xử lý để hoàn thành công việc trong thực tế.
Xin hãy nhớ rằng, nếu bạn cho bạn là một chuyên gia, xin hãy hành động như một chuyên gia.
Defect : Làm một việc đúng ngay từ đầu. Nếu bạn yêu cầu giúp đỡ, hãy gọi ngay khi có thể, đừng giữ nó trong lòng rồi tiếp tục thực hiện những sai hỏng. Không có nơi nào cho bạn cả ngàn lý do hay là hành động sửa sai trong tương lai sau khi mọi việc đã lộn xộn lên.
Bạn có thể hiệu quả hơn trong công việc nếu bạn sẵn sàng viết ra tất cả các lãng phí mà bạn tạo ra hàng ngày và hãy thực hiện hành động cần thiết để loại bỏ chúng từ thói quen của chính bạn.
