Kỹ năng giao việc là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng mà mọi nhà quản lý xuất sắc cần có. Một dự án hay một nhiệm vụ có thể hoàn thành hay không phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng giao việc và ủy quyền của nhà quản lý. Vậy, kỹ năng giao việc là gì và tầm quan trọng của kỹ năng này trong công việc như thế nào? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao việc và ủy quyền?
Để giúp bạn trả lời những thắc mắc kể trên, mời bạn cùng tham khảo chi tiết bài viết dưới đây của Masterskills nhé.
Giao việc là gì?
Giao việc chuyển giao trách nhiệm các nhiệm vụ cụ thể từ người này đến người khác. Ở góc nhìn của người quản lý, giao việc xuất hiện khi họ giao công việc cụ thể cho nhân viên cấp dưới của mình.
Điều này giúp cho nhà quản lý tập trung xử lý các đầu công việc có giá trị cao, đòi hỏi các kỹ năng xử lý công việc cao hơn. Đồng thời, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia công việc với quyền tự chủ cao hơn.
Tại sao kỹ năng giao việc quan trọng?
Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra, doanh thu sẽ cao hơn khoảng 38% nếu nhà quản lý biết cách giao việc cho nhân viên.
Theo đó, các nhà quản lý biết rằng, họ sẽ không thể một mình xử lý hiệu quả mọi công việc. Do đó, họ bố trí và sắp xếp công việc cho những nhân viên mà họ có thể tự tin giải quyết công việc tốt nhất. Qua đây có thể thấy, giao việc cho nhân viên, hay ủy quyền là một cách làm hiệu quả để nâng cao tinh thần và năng suất công việc.
Khi đó, nhà quản lý có nhiều thời gian để giải quyết các công việc mang lại giá trị ích cao hơn.
9 cách giao việc hiệu quả cho nhà quản lý
Dưới đây là 9 cách giúp các nhà quản lý biết cách giao việc một cách hiệu quả hơn.
Biết nên giao việc gì
Không phải bất kỳ nhiệm vụ, công việc nào cũng có thể giao cho nhân viên. Do đó, khi giao việc nhà quản lý cần xác định tính chất công việc có phù hợp để phân công cho nhân sự cấp dưới hay không. Đồng thời, nhân sự được giao việc có thể hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất hay không.
Trong quá trình tuyển dụng đòi hỏi bạn phải tuyển dụng đúng nhân tài và xác định được điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên. Qua đó sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân chia công việc, và giao trách nhiệm phù hợp cho từng nhân sự cấp dưới trong nhóm.
Trao quyền cho nhân viên là một cách để bạn thể hiện sự tin tưởng và tôn trọng nhóm của mình, hơn thế nữa bạn có thời gian để tập trung vào các dự án mang tính chiến lược.
Giúp nhân viên phát huy tối đa điểm mạnh và mục tiêu của bản thân
Mỗi nhân sự nên có những mục tiêu của riêng mình, một trong số đó là cơ hội để trao quyền. Chẳng hạn, nhân sự cấp dưới của bạn muốn học hỏi kỹ năng quản lý, khi đó công việc phù hợp mà nhà quản lý giao cho họ nên là yếu tố giúp họ tích lũy kỹ năng và đóng góp vào con đường nghề nghiệp của họ.
Nhà quản lý cần hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để biết cách giao việc phù hợp. Qua đó sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa thế mạnh của bản thân. Khi một ai đó có cơ hội để trở nên xuất sắc hơn, họ sẽ làm việc một cách hiệu quả nhất.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Giao việc không đơn thuần là việc bạn cứ chia công việc cho nhân sự cấp việc cấp dưới mà không cần quan tâm đến kết quả công việc như thế nào.
Theo đó, các dự án bạn thực hiện phải đi kèm với bối cảnh phù hợp và mục tiêu của tổ chức. Một mục tiêu rõ ràng phải thể hiện được kết quả mong muốn đạt được, thiết lập mục tiêu tại từng mốc thời gian nhất định, cách đo lường kết quả.
Cung cấp đúng nguồn lực và cấp độ thẩm quyền
Khi giao việc cho nhân viên, bạn cần xác định công việc đó đã phù hợp với nhân sự hay chưa. Bởi, khi bạn đặt một nhiệm vụ bất khả thi cho một ai đó sẽ khiến cả hai bên đều không thể hoàn thiện công việc một cách hiệu quả.
Do vậy, nếu nhân sự mà bạn giao việc cần được đào tạo kỹ năng hoặc quyền hạn cụ thể để hoàn thành dự án thì với vai trò là nhà quản lý, bạn cần cung cấp đầy đủ những điều này.
Thiết lập một kênh giao tiếp rõ ràng
Nhà quản lý muốn tránh quản lý vi mô, nhưng họ muốn thiết lập một kênh giao tiếp để họ và người được giao việc có thể thoải mái đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin về dự án.
Chấp nhận sự sai sót
Điều này đặc biệt quan trọng với những người cầu toàn, những người tránh giao việc vì họ cho rằng cách của họ là cách duy nhất để hoàn thành công việc.
Do đó, bạn nên cho phép và chấp nhận sự sai sót, điều này không thể hiện nhân viên của bạn thất bại mà điều này cho phép thử nghiệm và thực hiện công việc theo một hướng tiếp cận mới mẻ.
Nếu nhà quản lý cởi mở với những ý tưởng và cách giải quyết công việc theo một hướng mới mẻ sẽ giúp họ dễ dàng giao việc hơn.
Kiên nhẫn
Khi giao việc cho nhân sự của mình, thời gian để họ hoàn thiện công việc trong lần đầu tiên có thể lâu hơn bình thường nhưng bạn đừng quá sốt ruột mà hãy kiên nhẫn với họ. Bạn hãy nhớ lại thời gian đầu tiên bạn thực hiện công việc này và so sánh với hiện tại.
Khi đó, bạn sẽ nhận ra những bài học và kỹ năng rút ra được sau từng nhiệm vụ để có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bởi vậy, theo thời gian khi bạn tiếp tục giao cho nhân viên các nhiệm vụ tương tự, bạn sẽ nhận thấy hiệu suất công việc tốt lên từng ngày.
Đưa ra feedback
Bên cạnh việc theo dõi tiến độ công việc, nhà quản lý cũng cần đưa ra những phản hồi và góp ý cho nhân viên sau khi các nhiệm vụ được giao hoàn thành.
Nếu dự án không được hoàn thành bạn đừng ngần ngại đưa ra góp ý mang tính xây dựng. Điều này sẽ giúp nhân viên rút ra kinh nghiệm cho bản thân và cải thiện trong những nhiệm vụ tiếp theo.
Đối với một dự án hoàn thành, nhà quản lý hãy chia sẻ những phản hồi tích cực, đánh giá nỗ lực của nhân viên cũng như chia sẻ những bí quyết giúp họ có thể hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
Ghi nhận kết quả
Sau khi nhân viên đã hoàn thành các nhiệm vụ, bạn hãy ghi lại kết quả, công lao cho người đã thực hiện. Điều này thể hiện sự ghi nhận, tin tưởng và đánh giá cao nhân sự của bạn đối với họ.
Khi đó, trong các nhiệm vụ tiếp theo được giao họ sẽ nỗ lực tối đa và đem lại hiệu suất công việc cao nhất.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ giúp nhà quản lý nâng cao kỹ năng giao việc hiệu quả mà Masterskills muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều góc nhìn mới về giao việc và cách để nâng cao kỹ năng giao việc và ủy quyền hiệu quả hơn.
Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Masterskills giải đáp chi tiết nhé.
