Trong kinh doanh, việc lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng đúng định hướng là điều vô cùng quan trọng và cần thiết để hoàn thành những mục tiêu được đề ra. Benjamin Franklin có câu nói rất nổi tiếng: “Nếu bạn thất bại trong việc lập kế hoạch, bạn đang lên kế hoạch để thất bại”. Vậy, lập kế hoạch như thế nào cho hiệu quả?
Chu trình PDCA (Viết tắt của: Plan – Do – Check – Action) là một trong những phương pháp đơn giản, phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng để kiểm soát và cải tiến liên tục kế hoạch, giúp công việc tốt hơn để hoàn thành được mục tiêu đề ra.
Lợi ích mà PDCA mang lại khi ứng dụng vào việc lập kế hoạch:
- Đạt được tất cả các mục tiêu đề ra
- Gia tăng hiệu quả công việc
- Giảm căng thẳng trong công việc
- Cân bằng cuộc sống
Chu trình PDCA bao gồm 4 bước
Plan: Lập kế hoạch
Ở giai đoạn này, bạn sẽ lập kế hoạch cho những việc cần phải làm. Plan trong chu trình PDCA cần:
- Mục tiêu chuẩn bị làm là gì?
- Liệt kê tất cả các công việc cần làm để đạt được mục tiêu
Việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong chu trình PDCA, vì nó sẽ quyết định phần nào sự thành công của hoạt động. Sau khi lập được mục tiêu theo công thức SMART, hãy liệt kê tất cả công việc theo nguyên tắc brainstorming, đừng quan tâm việc nhiều hay ít, cũng đừng quan tâm việc đúng hay sai. Tiếp đến, loại bỏ những công việc không cần thiết, giữ lại những việc quan trọng thật sự cần thiết cho mục tiêu, và bắt đầu cho thời gian, cho chỉ số đo và phân bổ nguồn lực
Để kế hoạch không bị sai sót khi áp dụng vào thực hiện, bạn cần xem qua và điều chỉnh trước khi bắt đầu.
Do: Triển khai kế hoạch
Đây là giai đoạn chúng ta bắt tay vào thực hiện tất cả các công việc đã liệt kê. Ở giai đoạn này, thời gian và chỉ số đo lường sẽ dẫn dắt để chúng ta thực thi. Đây cũng xem như là quá trình thử nghiệm, hãy ghi lại tiến trình để có thể so sánh với mục tiêu đề ra ban đầu.
Check: Kiểm tra, theo dõi
Đây có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Nếu bạn muốn làm rõ kế hoạch của mình, đảm bảo rằng, thời gian, tất cả các tiêu chí, KPI đặt ra đều thực hiện được theo đúng tiến độ bạn cần chú ý đầy đủ đến giai đoạn Check.
Sử dụng công cụ đo lường để có thể theo dõi được mốc thời gian, chỉ số đo lường
Điều chỉnh, cải tiến
Ở giai đoạn này, sau khi đã phát hiện một số vấn đề phát sinh, cần phải xử lý, cần đưa ra những giải pháp dự phòng trong lúc lập kế hoạch để đảm bảo những mục tiêu được đề ra ban đầu phải được thực hiện một cách hiệu quả.
Trong trường hợp kế hoạch đạt được thành công, chúng ta sẽ cải tiến kế hoạch để đảm bảo đạt được những mục tiêu cao hơn. việc cải tiến này nằm ở chỗ cách làm, phương pháp làm hay bổ sung kỹ năng, năng lực mới để giúp cho những kế hoạch tiếp theo thành công tốt hơn.
Nguyên lý của phương pháp PDCA rất dễ dàng để áp dụng vào trong thực tiễn. Bạn quy luật hóa những việc bạn làm tốt, và cải thiện những việc bạn làm chưa tốt. Từ đó, bạn có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đề ra.
