PDCA là gì?
Tên gọi
Chu trình PDCA hay mô hình PDCA là một phương pháp làm việc rất nổi tiếng tại Nhật Bản. Đây là tên gọi của mô hình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được thể hiện với một hình ảnh đường tròn lăn trên một mặt phẳng theo chiều kim đồng hồ. Nó mang ý nghĩa về quá trình quản lý và sự cải tiến liên tục không ngừng nghỉ. Trong đó, PDCA là từ viết tắt từ những chữ tiếng Anh là: Plan – Do – Check – Act.
Người phát minh
Chu trình PDCA rất nổi tiếng và được rất nhiều doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng. Thế nhưng, người phát minh ra chu trình này lại không phải là người Nhật. Tiến sĩ Deming (người Mỹ) là người đã phát triển ra mô hình này vào những năm 1950 dựa trên ý tưởng của Walter Andrew Shewhart tạo ra vào năm 1939. Vào năm 1950, tiến sĩ Deming đã giới thiệu chu trình này đến với người Nhật lần đầu tiên và từ đó hầu hết mọi doanh nghiệp tại đây đều áp dụng hiệu quả chu trình này.
Tìm hiểu về chu trình PDCA
Plan
Plan được dịch ra có nghĩa là “kế hoạch” và là chữ cái đầu tiên trong chu trình này. Trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào thì điều đầu tiên cần phải đề ra đó là kế hoạch. Việc lập kế hoạch là bước quan trọng đầu tiên ở bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào ở mọi doanh nghiệp.
Kế hoạch ở đây có thể là một kế hoạch cho dự án ngắn hạn hay dài hạn. Ở phần này cần phải đề ra các việc cần làm, thời hạn, cách thức thực hiện, các tiêu chí quan trọng. Cần đưa ra những thông tin chính xác cho công việc, những việc quan trọng cần làm và hoàn thiện bảng kế hoạch.
Do
Đây là chu trình thực hiện công việc như các kế hoạch đã đề ra. Đây là chu trình quan trọng thứ hai ở phương pháp PDCA. Lúc này, sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và cần phải xác định được nên thực hiện công việc nào trước hay sẽ triển khai nhiều việc cùng một lúc.
Ở chu trình này cần phải có sự tập trung cao độ để kiểm tra khối lượng công việc, thời hạn để hoàn thành. Bên cạnh đó còn cần phải thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra và nhanh nhạy, ứng biến tốt trong công việc. Cần định hình lại những công việc sau cùng để tiến hành theo đúng thời gian.
Check
Bước qua quy trình tiếp theo là check, có nghĩa là kiểm tra. Kiểm tra ở đây cũng rất quan trọng để kiểm soát lại công việc đã tốt chưa, có theo kế hoạch ban đầu hay không. Cần tìm hiểu và khắc phục những vấn đề sai sót hay những việc chậm tiến độ. Bên cạnh đó, cần phải kiểm tra, rà soát lại các vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc để cải thiện nhanh chóng.
ACT
Đây là bước cuối cùng và cũng không kém phần quan trọng trong chu trình PDCA. Bước này sẽ cần phải nhìn lại kết quả, những điều đã thực hiện được cũng như những điều còn chưa làm tốt, những điều chưa làm được. Từ đó, sẽ phân tích và đưa ra những cách cải thiện, rút kinh nghiệm cho bản thân để làm tốt hơn ở lần sau.
Cách người Nhật lập kế hoạch theo chu trình PDCA
Khi bắt đầu một công việc, họ lên kế hoạch một cách cẩn thận, ước lượng thời gian, phân chia nhỏ công việc, giao người phụ trách các phần…
Người Nhật vốn rất cẩn thận trong mọi việc và đặc biệt là các việc quan trọng. Với một dự án mới hay trong tất cả các công việc họ đều lên kế hoạch một cách cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết. Toàn bộ kế hoạch sẽ được đề ra những việc cần làm, điều gì quan trọng nhất và thời gian thực hiện ở mỗi công việc như thế nào.
Họ sẽ ước lượng thời gian để hoàn thành các công việc trong mức độ cho phép và thường phân chia nhỏ các công việc ra. Điều này nhằm mang đến hiệu quả cao nhất cũng như phân chia những người phụ trách cho từng công việc. Như vậy, dù việc lớn hay nhỏ thì mọi thứ đều diễn ra tốt nhất, tránh sai sót trong từng khâu.
Sau khi kế hoạch được thông qua, họ thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến hành kiểm tra sau khi làm xong và sửa đổi khi cần thiết
Khi đề ra các kế hoạch chi tiết thì họ sẽ giao cho cấp trên để duyệt qua kế hoạch làm việc. Khi kế hoạch được thông qua thì mọi người sẽ bắt đầu vào làm việc với các công việc được giao. Điều quan trọng là họ vừa phải thực hiện công việc một cách chính xác, đầy đủ và phải thực hiện theo đúng tiến độ, thời gian đặt ra.
Trong quá trình làm việc sẽ tiến hành kiểm tra nhiều lần và khi hoàn thành xong công việc họ cũng kiểm tra lại một lần nữa. Mọi công đoạn sửa đổi sẽ thực hiện trong suốt thời gian này để tránh sai sót cũng như có được kết quả tốt nhất.
Vòng lặp PDCA này được lặp đi lặp lại cho đến khi công việc được hoàn thành. Khi thực hiện, mọi người một khi đã nhận việc đều tận lực hoàn thành theo kế hoạch
Làm việc theo phương pháp PDCA này được thực hiện xuyên suốt trong dự án và ở mỗi công việc khác nhau. Các công việc sẽ được lập kế hoạch riêng và được thực hiện theo vòng lặp này cho đến khi hoàn thành. Đối với phương pháp này, một khi đã nhận việc thì phải toàn tâm toàn lực làm việc hết mình, theo đúng kế hoạch và đem lại kết quả tốt nhất cho công ty, bộ phận phụ trách cũng như thể hiện tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Ý nghĩa của PDCA trong môi trường doanh nghiệp Nhật
Tạo sự chăm chỉ và ý thức làm việc cao
Ý thức của người Nhật trong công việc rất cao và họ luôn được đánh giá cao về điều này. Ý thức này được hình thành từ chính văn hóa và đời sống của người Nhật, họ sống theo nguyên tắc, khuôn khổ và chăm chỉ ở mọi việc. Họ thường xuyên bận rộn với công việc, dành nhiều thời gian ở công ty để hoàn thành công việc của mình.
Tuân thủ kỷ luật lao động
Kỷ luật là yếu tố hàng đầu trong đời sống cũng như trong công việc với người Nhật. Họ tuân thủ theo những phép tức, khuôn khổ và rất nghiêm túc trong quá trình làm việc. Một khi đã bắt tay vào công việc họ sẽ làm hết mình, tuân thủ theo các quy định của công ty và cấp trên.
Khả năng làm việc nhóm
Người Nhật rất đoàn kết và họ có được khả năng làm việc nhóm rất cao. Ở trong công việc, điều này được thể hiện rất rõ. Họ có thể kết hợp với tất cả mọi người, các bộ phận trong công ty để hoàn thành các công việc một cách tốt nhất. Điều đặc biệt là cách làm việc nhóm của họ thể hiện sự kiên nhẫn, hành xử lịch sự và không hề to tiếng với nhau.
Làm việc tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác
Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác là những điều mà người Nhật luôn hướng đến trong công việc. Dù một việc đơn giản hay các công việc phức tạp thì họ đều làm một cách tỉ mỉ, chi tiết để tránh xảy ra bất kỳ sai sót nào. Họ luôn chú trọng từng chi tiết nhỏ để giúp cho tổng thể và kết quả làm việc được tối ưu, hoàn thành tốt các công việc được giao.
Chu trình PDCA là một chu trình làm việc thông minh và có kế hoạch. Chu trình này được hầu hết mọi công ty tại Nhật Bản áp dụng. Nó mang đến nhiều điểm mạnh cũng như lợi ích khi triển khai một công việc hay một dự án. Với những thông tin trên, bạn có thể hiểu hơn về chu trình này cũng như cách người Nhật làm việc như thế nào với PDCA.
