Nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu quy trình sản xuất, tạo ra lợi thế cạnh tranh nhằm mục tiêu phát triển chung. Thế nhưng để đạt được đến mục đích này cần rất nhiều sự nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên. Hạn chế lãng phí trong sản xuất cũng là một trong những yếu tố làm tăng tốc quy trình sản xuất đòi hỏi người quản trị phải chú ý. Phương pháp hạn chế lãng phí trong sản xuất cũng là chủ đề mà chúng tôi muốn chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Lãng phí trong sản xuất là gì?
Lãng phí là việc quản lý, sử dụng nguồn vốn, tài sản, nhân lực, thời gian sản xuất và tài nguyên không có hiệu quả, không sản sinh ra thêm giá trị cho chuỗi cung ứng. Những hoạt động không mang lại giá trị cho doanh nghiệp cần được hạn chế tối đa. Trong thực tế, không ai sẵn sàng thanh toán thêm bất kì khoản phí phát sinh nào từ các hoạt động không tạo ra giá trị cho họ. Vì vậy, lãng phí sẽ chỉ tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp.
Lãng phí là một trong những nguyên nhân làm cho doanh nghiệp bị tụt hậu và kém phát triển so với thị trường. Muốn giảm thiểu lãng phí và tối ưu lợi nhuận, người chủ doanh nghiệp cần nhận biết và phân biệt được các loại lãng phí trong sản xuất để loại bỏ chúng. Bên cạnh đó, việc cắt giảm chi phí có thể sẽ khiến doanh nghiệp phải gánh chịu thêm nhiều chi phí phát sinh, đòi hỏi người quản lý phải thật sáng suốt và tính toán kỹ lưỡng.
Các loại lãng phí trong sản xuất
Lợi nhuận doanh nghiệp có thể đến từ việc cắt giảm các chi phí trong quá trình sản xuất. Quy trình sản xuất cũng được cải thiện và tối ưu dần hơn nếu hạn chế được các lãng phí này. Tuy nhiên trong thực tế, có rất nhiều nhà quản trị không chú ý đến vấn đề này và thậm chí còn coi nhẹ nó.
Các loại lãng phí trong sản xuất
Nhằm giúp doanh nghiệp có thêm những thông tin và tầm quan trọng của hạn chế chi phí, chúng tôi xin chia sẻ một số loại lãng phí trong sản xuất điển hình:
Lãng phí nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những nhân tố quan trọng trong sản xuất. Nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến chất lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến nguồn lực doanh nghiệp nếu không lên kế hoạch nhập – xuất cho hợp lý.
Trong thực tế, việc sản xuất dư thừa sản phẩm để dự phòng là điều dễ hiểu. Kéo theo đó là số nguyên vật liệu cũng tăng lên. Nhà quản lý cần chú trọng vào kế hoạch mua nguyên vật liệu để tránh dư thừa quá nhiều hoặc không đủ cho sản xuất.
Lãng phí nguồn nhân lực
Nhân lực luôn là yếu tố trung tâm của mọi doanh nghiệp. Người lao động đóng vai trò tương tác trực tiếp với các công cụ, dụng cụ, máy móc để tạo ra sản phẩm. Do đó, lãng phí nguồn nhân lực thực sự là vấn đề cần phải hạn chế.
Thực trạng hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp phân công chưa hợp lý, phân xưởng thì thừa người, phân xưởng lại thiếu người. Mức lương, thưởng không xứng đáng, không giữ chân được nhân tài cũng là lãng phí nhân lực. Phân quyền, chia cấp công việc không hợp lý, khiến người lao động không tận dụng được hết năng lực chuyên môn của mình.
Lãng phí tồn kho
Doanh nghiệp cần phải hạn chế lãng phí tồn kho càng nhanh càng tốt bởi đây là yếu tố vô cùng cấp thiết, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, nguồn lực, thương hiệu của doanh nghiệp và còn ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất về sau. Các loại hàng hóa cần được sắp xếp vị trí hợp lý theo từng tiêu chí đề ra (ví dụ: hạn sử dụng, tính chất, mức độ sử dụng thường xuyên hay không thường xuyên,….).
Các mặt hàng sản xuất lưu trữ trong kho cần được bảo quản cẩn thận, tránh hư hỏng, dập nát lúc cần thiết, nhất là với các mặt hàng thực phẩm, thuốc thang,…
Lãng phí trong quá trình sản xuất
Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp ít nhiều đều sẽ vô tình gây ra các lãng phí. Điển hình như hao mòn máy móc sản xuất, tạo ra bán thành phẩm, sản phẩm lỗi,….Nguyên nhân xuất phát từ nhiều phía, có thể do máy móc thiết bị cũ kỹ, nguồn nhân lực có trình độ chưa cao hay người quản lý chưa giám sát chặt chẽ,….
Phương pháp hạn chế lãng phí trong sản xuất
Một vài yếu tố nhỏ gây lãng phí có thể sẽ không ảnh hưởng quá nhiều đến doanh nghiệp. Nhưng nhiều yếu tố nhỏ gộp lại theo thời gian sẽ gây ra sự tổn thất rất lớn. Để hạn chế những tổn thất này không hề khó, nhưng để duy trì không để xảy ra các lãng phí này đòi hỏi nhà quản trị phải thực sự nắm bắt được tốt các phương pháp.
Phương pháp hạn chế lãng phí trong sản xuất
Một số phương pháp giúp hạn chế lãng phí trong sản xuất gồm:
Áp dụng công cụ 5S
Công cụ 5S xuất phát từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ 20, dần dần lan rộng ra các quốc gia như Malaysia, Singapore,….và cả Việt Nam. Công cụ 5S cụ thể gồm:
- Sàng lọc: xem xét, phân loại, chọn lọc, loại bỏ những thứ không cần thiết trong sản xuất
- Sắp xếp: tổ chức, điều phối lại các vật dụng trong phân xưởng, kho hàng,… theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại
- Sạch sẽ: vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp thường xuyên không gian làm việc, máy móc gia công,…
- Săn sóc: duy trì các tiêu chuẩn 3S và thực hiện một cách liên tục
- Sẵn sàng: rèn luyện, tự giác, duy trì nề nếp, tác phong
Thực hiện 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hiệu quả chi phí sản xuất, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn quy trình sản xuất, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng thị phần.
Lập kế hoạch cho mọi hoạt động
Từ quản lý kho, quản lý nguyên vật liệu tới quản trị con người, từng quy trình sản phẩm, chất lượng sản phẩm đều cần phải có một sự bài bản và nguyên tắc nhất định. Nhà quản trị phải luôn trong tư thế sẵn sàng để đáp ứng kịp thời những nhu cầu, thắc mắc trong sản xuất. Muốn vậy, nhà quản trị cần phải lập sẵn các kế hoạch chi tiết, đúng trọng tâm.
Việc dự tính được các yếu tố như: nguyên vật liệu, sản phẩm dự trữ,….cũng vô cùng quan trọng. Nếu không có sự tính toán từ trước, các yếu tố này có thể dư thừa gây ra lãng phí nguồn lực hoặc thiếu gây ra chậm trễ đơn hàng, mất uy tín công ty.
Muốn lập kế hoạch sao cho hiệu quả, nhà quản lý cần dựa vào nhu cầu thị trường, nguồn lực doanh nghiệp, các số liệu kỳ trước,….Kế hoạch cần đảm bảo tính khả thi, trực quan và sát với thực tế.
Ứng dụng ERP để hạn chế lãng phí trong sản xuất
ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm rất nhiều chức năng quản trị, giúp chủ doanh nghiệp không chỉ nắm được hết tình hình sản xuất mà còn tinh giảm được hầu hết các lãng phí.
Một hệ thống ERP gồm các chức năng hỗ trợ sản xuất như:
- Quản trị sản xuất từ khâu nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra
- Nắm được chất lượng sản phẩm do quản trị từng quy trình sản xuất
- Quản lý xuất, nhập, tồn kho theo thời gian thực
- Kiểm soát được tình hình nhân lực tại kho
- Giúp nhà quản trị theo dõi được toàn bộ doanh nghiệp từ xa
ERP còn rất nhiều chức năng khác hữu ích như quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, tài chính, kế toán. Chính vì vậy, đầu tư vào một hệ thống ERP ban đầu sẽ mất một khoản phí, tuy nhiên các lãng phí sẽ bị loại bỏ hầu như toàn bộ và lợi ích mà ERP mang lại cũng vô cùng lớn.
