4 Bước làm việc hiệu quả với PDCA

4 Bước trong phương pháp làm việc hiệu quả PDCA.

• Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện.
• Bước 2: Thực hiện theo kế hoạch.
• Bước 3: Kiểm tra kết quả thực hiện so với kế hoạch.
• Bước 4: Thực hiện cải tiến đem lại hiệu quả khi thực hiện.

1 trong những công cụ cải tiến quy trình làm việc hiệu quả. Tuy nhiên khi Apply thì thường xảy ra các tình huống dẫn tới Fail toàn tập.

• Làm trước tính sau không cần kế hoạch. “First Do No Need Plan”.
• Có kế hoạch nhưng không thực hiện. “Always have Plan but never Do”.
• Kế hoạch 1 đường nhưng làm 1 nẻo. “Plan A but Do B”.
• Có kế hoạch có thực hiện nhưng không kiểm tra. “Check is always better”.
• Có kế hoạch có thực hiện có kiểm tra nhưng không có phương án cải tiến. “You must action to have good Result”.

Công cụ là tổng thể tuy nhiên đi vào từng chi tiết và tình huống cụ thể cũng cần “biến hóa” để phù hợp.

Mục tiêu vẫn là mang lại hiệu quả cao nhất. Ví dụ chúng ta có 1 chiến dịch kích thích mua hàng thông qua kênh Online thì cần có các chiến dịch phân tích thị trường, đối thủ, sản phẩm, chiến dịch tối ưu marketing. Khi thực hiện bán hàng thì cần có bước kiểm tra lại hiệu quả sử dụng sản phẩm dịch vụ. Thu thập các đánh giá của khách hàng từ đó cải tiến sản phẩm. Trải nghiệm của khách hàng càng tốt chứng tỏ chất lượng sản phẩm dịch vụ càng tốt.

Phần 1: Nói về Plan – Lập kế hoạch – Theo quy tắc T + I + E + 5M

• Bước đầu tiên để lập kế hoạch cần xác định được:
• Target: Mục tiêu của tôi khi lập kế hoạch là cần đạt được gì ?
• Information: Thông tin của mục tiêu.
• Environment: Mục tiêu này sẽ được thực hiện trong môi trường như thế nào !? Online, Offline, Nhiệt độ, độ ẩm, mùa hè, mùa đông…
• Man: M thứ nhất – Ai hay phòng ban tổ chức nào sẽ thực hiện mục tiêu ?
• Method: M thứ hai – Mục tiêu sẽ hoàn thành bằng phương pháp nào ? Phải tùy thuộc ngành nghề. Lấy ví dụ Marketing thì đạt mục tiêu tăng trưởng doanh số 30% ^^! thì chạy chiến dịch trên kênh truyền thông nào.
• Material: M thứ ba – Mục tiêu này hoàn thành dựa trên dữ liệu, vật liệu (đối với sản xuất) nào ?
• Machine: M thứ tư – Các máy móc, thiết bị cần thiết để thực hiện mục tiêu là gì ?
• Measurement: M thứ năm – Thước đo hoàn thành mục tiêu là gì ? Khi nào thì biết mục tiêu hoàn thành, vượt.

Phần 2: Nói về Do – Cách thức thực hiện.

Tại bước này cần chú ý thông thường chúng ta nghĩ tới Do là lao vào thực hiện. Nhưng các SME nên nhớ rằng chúng ta những người chủ không phải là những người thực hiện mà chính là nhân viên của chúng ta.

• Đầu tiên: Hãy “Huấn luyện” sao cho các nhân viên đều thuần thục cách thức thực hiện và “Mọi người đều thực hiện theo cùng 1 cách” để đảm bảo ngày hôm nay tôi gặp nhân viên A thực hiện như thế này nhưng hôm sau lại gặp nhân viên B thực hiện như thế kia. Thế thì lại có sự so sánh cùng 1 doanh nghiệp nhưng nhân viên A thế này nhân viên B thế kia.
• Tiếp theo: Bây giờ sau khi huấn luyện xong thì mới tới bước thực hiện theo đúng nội dung đã huấn luyện.

Phần 3: Check – Kiểm tra kết quả thực hiện.

• Nếu làm đúng Yes đạt vượt, chúng ta tiếp tục phát huy.
• Nếu làm đúng Yes đạt đúng, chúng ta cũng cần có hành động kích thích tăng trưởng đạt vượt (Đây gọi là Reflect sau khi thực hiện, phương pháp này sẽ đề cập trong 1 bài khác).
• Nếu chưa đạt Plan đề ra thì chúng ta chuyển sang mục Action.
• Nói về việc kiểm tra thì có nhiều hình thức, tuy nhiên việc đầu tiên cần làm là hãy để nhân viên tự đánh giá.
• Tiếp theo là các cấp quản lý đánh giá.
• Tiếp nữa là có bộ phận đánh giá nội bộ hoặc nếu không có thì sẽ thuê bộ phận ngoài đánh giá.

Phần 4: Action – Hành động để cải tiến.

• Có nhiều cách hành động để cải tiến nhưng theo tôi thì nếu kết quả chưa tốt mà ảnh hưởng tới khách hàng thì trước hết hãy xin lỗi và đền bù trước sau đó mới đóng cửa xem lại nội bộ.
• Thứ tự như sau: Tìm nguyên nhân – Khắc phục (làm khách hàng hài lòng) – Điều chỉnh kế hoạch – Điều chỉnh phương pháp huấn luyện – Điều chỉnh cách thực hiện.

Như đã chia sẻ ở bài trước: Công cụ là tổng thể tuy nhiên đi vào từng chi tiết và tình huống cụ thể cũng cần “biến hóa” để phù hợp.

Các công cụ cải tiến là cần thiết để giúp SME ngày càng phát triển và tiến xa hơn.