Chu trình PDCA là một phương pháp quản lý khép kín được phát triển bởi vị tiến sĩ mang tên Edward Deming vào giai đoạn giữa thế kỉ 20, thông qua các bước:
- P (Plan) – Lên kế hoạch
- D (Do) – Tiến hành thực hiện
- C (Check) – Kiểm tra
- A (Act) – Cải tiến
Đây là mô hình quản lý được khuyến khích áp dụng thực hành kiểm soát, điều chỉnh, cải tiến trong bộ máy hoạt động của các công ty, tập đoàn, doanh nghiệp. Dựa vào việc theo dõi, đánh giá và liên tục đưa ra những thay đổi phù hợp, chu trình PDCA tựa như bánh xe đẩy nhanh sự phát triển của doanh nghiệp.
Do việc áp dụng đơn giản và hiệu quả cực cao nên hiện nay chu trình PDCA trong làm việc nhóm được sử dụng khá rộng rãi, nó tồn tại ở bất kỳ lĩnh vực, bất kì phòng ban nào của công ty. Việc thực hiện mô hình này giúp không chỉ người quản lý mà các nhân viên có thể nắm được tình hình của công việc, qua đó có những đo lường, phân tích, đánh giá hiệu suất làm việc hiện tại.
Có thể nói việc cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp thường xuyên “thay da đổi thịt”, tạo nên lớp màn bảo vệ cứng cáp trước những biến số phát sinh và linh hoạt trước những yêu cầu của thị trường.
Chu trình PDCA trong làm việc nhóm được áp dụng như thế nào?
P (Plan) – Lên kế hoạch
Đây là bước các thành viên trong nhóm vạch ra được mục đích chung cùng những mục tiêu cụ thể sắp tới trong công việc. Việc lên kế hoạch phải được xây dựng một cách chi tiết, khoa học với các dữ liệu như: thời hạn hoàn thành, mức độ hiệu quả, cách vận hành của từng đầu việc, triển khai định hướng,…
Thông thường đây là giai đoạn cần được nhóm bàn bạc, lên ý tưởng kỹ lưỡng và có sự thống nhất của các thành viên. Các nhóm có thể trình bày kế hoạch của mình ra giấy hoặc trên các phần mềm tin học văn phòng chuyên lưu trữ dữ liệu chuyên dụng như Word, Excel,…
D (Do) – Tiến hành thực hiện
Đây là lúc các dữ kiện trên giấy được hiện thực hóa và lần lược được triển khai theo kế hoạch. Giai đoạn này cần phải tập trung cao độ và liên tục cập nhật tình hình công việc cho ban quản lý để đảm bảo các đầu việc đang vận hành đúng tiến độ, đồng thời liệt kê được những biến số phát sinh trong suốt thời gian thực hiện.
C (Check) – Kiểm tra
Sau giai đoạn tiến hành thực hiện, cố gắng đẩy tiến độ vào “guồng” của kế hoạch đã đề ra thì các nhóm cần có thời gian đánh giá kết quả, mức độ hiệu quả của công việc. Bằng việc liệt kê những mối nguy phát sinh trong suốt quá trình triển khai hay những sai sót thường mắc phải, cản trở hiệu suất công việc để có thể tìm ra được nguyên nhân của vấn đề nằm ở đâu trong đường dây kế hoạch.
A (Act) – Cải tiến
Khi đã móc nối được những “lỗ hổng” trong kế hoạch, nhóm tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình của thực tế. Đồng thời đề ra các rủi ro tiềm năng có thể phát sinh khi thực hiện kế hoạch, qua đó có những phương án xử lý, phòng tránh phù hợp, kịp thời. Sau khi đã có những điều chỉnh thì quay lại bước P ban đầu để hoàn thành bảng kế hoạch và chuẩn bị có những D-C-A kế tiếp. Từ đó tạo nên vòng tròn quản lý khép kín, đưa nhóm vào vòng quay cải tiến liên tục.
