Khả năng xác định và giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng một cách nhanh chóng và hiệu quả là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê có thể nhanh chóng nhưng lại phức tạp và tốn nguồn lực, khiến việc đào tạo và đảm bảo chất lượng trở nên khó thực hiện hơn.
Để giải quyết bài toán này, các kỹ sư người Nhật đã đúc kết ra bộ công cụ thống kê quản lý chất lượng (7QC) bên cạnh hệ thống các giải pháp sản xuất như Kaizen, thực hành 5S hay Lean Manufacturing… Áp dụng những công cụ chất lượng cơ bản trong hệ thống quản lý sản xuất, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý chất lượng sản phẩm hoặc quy trình, bất kể trong ngành nào.
7 công cụ quản lý chất lượng (QC) là gì?
7 công cụ quản lý chất lượng QC là một tập hợp các kỹ thuật biểu đạt dữ liệu đồ họa và giải quyết vấn đề. Bảy công cụ chất lượng cơ bản có vai trò quan trọng đối với các phương pháp cải tiến quy trình, bao gồm Six Sigma, quản lý chất lượng tổng thể (TQM),… 7 công cụ chất lượng thường được các kỹ sư sử dụng để giải quyết các vấn đề về chất lượng liên quan đến sản phẩm hoặc quy trình hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng. Từ đó sẽ giảm thiểu các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng như làm lại sản phẩm, sửa chữa hay thay thế.
Nội dung các công cụ quản lý chất lượng (QC)
7 công cụ QC được giáo sư người Nhật Kaoru Ishikawa giải thích có thể giải quyết 90% vấn đề về chất lượng trong công ty. Những công cụ cơ bản về chất lượng này đòi hỏi kiến thức cơ bản về thống kê, dễ hiểu và dễ sử dụng so với các phương pháp thống kê nâng cao như kiểm tra giả thuyết, phân tích hồi quy…
Sơ đồ (Flowchart)
Sơ đồ là công cụ phổ biến nhất trong số 7 công cụ chất lượng. Công cụ này được sử dụng để trực quan hóa trình tự các bước trong một quy trình, hệ thống… Ngoài việc hiển thị toàn bộ quy trình, sơ đồ còn nêu bật mối quan hệ giữa các bước và ranh giới quy trình (bắt đầu và kết thúc).
Sơ đồ sử dụng một bộ ký hiệu tiêu chuẩn và tiêu chuẩn hóa việc sử dụng các ký hiệu để người sử dụng cũng có thể hiểu và sử dụng chúng một cách dễ dàng.
Công dụng
- Xây dựng sự hiểu biết chung về một quá trình
- Phân tích các quy trình và khám phá các lĩnh vực có vấn đề, sự kém hiệu quả, các trở ngại…
- Chuẩn hóa các quy trình bằng cách hướng dẫn mọi người thực hiện theo các bước giống nhau
Lợi ích
Nâng cao sự hiểu biết về quy trình, nêu bật những điểm nghẽn hoặc sự kém hiệu quả và hỗ trợ các nỗ lực tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình.
Biểu đồ tần suất (Histogram)
Biểu đồ tần suất là một công cụ thống kê ở dạng cột đơn giản. Thông qua biểu đồ, chúng ta có thể thấy được tần suất của công việc nhờ các điểm dữ liệu được tổng hợp lại.
Công dụng:
- Giải thích một lượng lớn dữ liệu và xác định các mẫu
- Đưa ra dự đoán về hiệu suất của quá trình
- Xác định các nguyên nhân khác nhau của một vấn đề chất lượng
Lợi ích: Biểu đồ thể hiện mật độ phân bố của dữ liệu một cách rõ ràng và chính xác giữa các nhóm khác nhau của mẫu, cho phép xác định nhanh chóng và dễ dàng đưa ra quyết định các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình sản xuất.
Sơ đồ nguyên nhân và kết quả (Cause and effect diagram)
Công cụ này do chính Kaoru Ishikawa xây dựng nên vào năm 1953 và còn được gọi là sơ đồ xương cá (vì nó có hình dạng giống bộ xương của một con cá) hay sơ đồ Ishikawa.
Chúng được sử dụng để xác định các yếu tố (nguyên nhân) khác nhau dẫn đến một vấn đề (kết quả). Cuối cùng, nó giúp khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề cho phép doanh nghiệp tìm ra giải pháp chính xác, hiệu quả.
Công dụng
- Giải quyết vấn đề; tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề
- Nắm bắt được về mối quan hệ giữa các nguyên nhân khác nhau dẫn đến vấn đề
- Phân tích, phòng ngừa những mối nguy tiềm ẩn gây nên việc hoạt động kém chất lượng
Lợi ích
Tăng cường khả năng giải quyết vấn đề bằng cách xác định và sắp xếp một cách có hệ thống các nguyên nhân có thể xảy ra, cho phép các nhóm giải quyết các nguyên nhân gốc rễ.
Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
Biểu đồ phân tán là biểu đồ giúp xác định mối liên hệ giữa hai biến số. Biểu đồ phân tán hiển thị giá trị của hai biến được vẽ dọc theo hai trục của biểu đồ. Các điểm kết quả trong mô hình sẽ tiết lộ mối tương quan.
Công dụng
- Xác định mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả
- Tìm hiểu nguyên nhân gây ra hiệu suất kém
- Nắm bắt được sự ảnh hưởng của biến độc lập đến biến phụ thuộc
Lợi ích
Giúp xác định mối tương quan hoặc mô hình giữa các biến số, tạo điều kiện về mối quan hệ nhân quả và hỗ trợ việc ra quyết định.
Phiếu kiểm tra (Check sheets)
Phiếu kiểm tra cung cấp một cách có hệ thống để thu thập, ghi lại và trình bày dữ liệu định lượng và định tính về các vấn đề chất lượng theo thứ tự. Đây là một trong những công cụ QC phổ biến nhất và giúp việc thu thập dữ liệu trở nên đơn giản hơn.
Công dụng
- Kiểm tra hình dạng phân bố xác suất của một quá trình
- Định lượng các khiếm khuyết theo loại, vị trí hoặc nguyên nhân
- Theo dõi việc hoàn thành các bước trong quy trình nhiều bước (dưới dạng danh sách kiểm tra)
Lợi ích
Cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc, trình tự để thu thập dữ liệu, giúp xác định xu hướng, mô hình và lĩnh vực cần cải thiện dễ dàng hơn.
Biểu đồ kiểm soát (Control Charts)
Biểu đồ kiểm soát là một loại biểu đồ được sử dụng để quan sát và nghiên cứu sự biến đổi của quy trình trong một khoảng thời gian. Biểu đồ giúp đo lường các biến thể và trực quan hóa, giúp theo dõi các số liệu như lỗi, chi phí trên mỗi đơn vị, thời gian sản xuất, hàng tồn kho…
Biểu đồ kiểm soát thường được sử dụng trong các phương pháp sản xuất, cải tiến quy trình như Six Sigma và các thuật toán giao dịch chứng khoán.
Công dụng
- Xác định xem một quá trình có ổn định hay không
- Giám sát các quy trình và tìm hiểu cách cải thiện hiệu suất kém
- Nhận biết những thay đổi bất thường trong một quá trình
Lợi ích
Cho phép giám sát về độ ổn định của quy trình theo thời gian gian thực, phát hiện sớm những sai lệch hoặc bất thường và đưa ra hành động khắc phục kịp thời để duy trì chất lượng ổn định.
Biểu đồ Pareto (Pareto Chart)
Biểu đồ Pareto là sự kết hợp giữa biểu đồ cột và biểu đồ đường. Nó giúp xác định các sự kiện cần thiết để thiết lập các ưu tiên.
Biểu đồ Pareto tổ chức và trình bày thông tin theo cách giúp dễ dàng hiểu được tầm quan trọng của các vấn đề khác nhau. Biểu đồ này có dạng cột và hiển thị các lỗi theo thứ tự (từ cao nhất đến thấp nhất) trong khi biểu đồ đường hiển thị phần trăm tích lũy của lỗi.
Công dụng
- Xác định tầm quan trọng tương đối của nguyên nhân của một vấn đề
- Xác định nguyên nhân sẽ có tác động rủi ro cao nhất cần được giải quyết
- Dễ dàng tính toán tác động của lỗi đối với sản xuất
Lợi ích
Giúp tập trung nỗ lực cải tiến vào các yếu tố hoặc vấn đề quan trọng nhất, dẫn đến phân bổ nguồn lực hiệu quả và cải thiện kết quả.
Giá trị của 7 công cụ quản lý chất lượng
- Cung cấp một lộ trình có hệ thống để giải quyết vấn đề và cải thiện chất lượng
- Dễ dàng để nắm bắt, kiểm soát một cách hiệu quả, khoa học và logic
- Tuân theo quy tắc 80/20 tức là đạt được 80% kết quả với 20% nỗ lực
- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
- Xác định nguyên nhân gốc rễ và phân tích, đưa ra hướng giải quyết triệt để
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng và sự hài lòng của khách hàng
Mỗi công cụ quản lý chất lượng đều được sử dụng trong từng tình huống cụ thể dựa vào có vai trò, chức năng riêng để giúp. Trong một số trường hợp, việc kết hợp tất cả 7 công cụ quản lý chất lượng QC nhằm khắc phục sự cố, tạo ra thành phẩm đạt chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tất cả các công cụ chất lượng đều cần được xem xét và cân nhắc sử dụng để xác định và giải quyết các vấn đề về chất lượng trong quá trình sản xuất. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể vận hành một cách hiệu quả nhất.
