1. Purchasing Staff job là công việc gì?
Purchasing Staff còn có một tên gọi khác là nhân viên thu mua. Đây là những người phụ trách việc thu mua sản phẩm, nguyên liệu hay vật tư cho công ty dưới sự giám sát trực tiếp của quản lý mua hàng. Mục tiêu công việc của Purchasing Staff là thu mua những sản phẩm có chất lượng tốt nhất với mức giá cạnh tranh. Bên cạnh đó, công việc của Purchasing Staff còn yêu cầu bạn phải có kỹ năng tính toán, đàm phán, ngoại giao,… để có thể tối ưu hóa chi phí và quản trị rủi ro trong quá trình mua hàng.
Purchasing Staff là công việc đòi hỏi kỹ năng tính toán, đàm phán, ngoại giao,…
2. Mô tả công việc của Purchasing Staff
Bạn muốn tìm hiểu chi tiết Purchasing Staff làm gì? Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dịch vụ của từng công ty, công việc của Purchasing Staff sẽ có những yêu cầu cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, Purchasing Staff sẽ cần làm những công việc chính sau đây.
– Tiếp nhận thông tin mua hàng từ các bộ phận khác và lên danh sách cần mua sắm theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh được diễn ra thông suốt.
– Tìm hiểu và đánh giá các nhà cung cấp xem họ có đủ năng lực đáp ứng danh sách sản phẩm theo yêu cầu đặt ra về mẫu mã, chủng loại, chất lượng không.
– Gửi email hoặc gọi điện đến các nhà cung cấp để yêu cầu họ gửi thông tin chi tiết về sản phẩm, báo giá cụ thể và các chính sách mua hàng liên quan khác.
– Lên kế hoạch đến trực tiếp nhà cung cấp để đánh giá và kiểm tra chất lượng sản phẩm thực tế.
– Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt yêu cầu đã đề ra không.
– Tiến hành phân tích và lựa chọn các đơn chào hàng đáp ứng được nhu cầu về chi phí, chất lượng và chính sách mua hàng.
– Đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng về chính sách thanh toán, thời hạn giao hàng.
– Liên hệ với bên vận chuyển để làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
– Giám sát số lượng và theo dõi tiến độ giao hàng đúng với cam kết trên hợp đồng.
3. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của Purchasing Staff
3.1 Am hiểu về thị trường và giá thành sản phẩm
Purchasing Staff là người chịu trách nhiệm chính cho các nguồn hàng hóa và nguyên vật liệu đầu vào cho các bộ phận để công ty có thể diễn ra hoạt động kinh doanh thông suốt.
Do đó, Purchasing Staff phải là người am hiểu về thị trường và biến động giá cả cụ thể của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu cần đặt mua cho công ty. Từ đó, Purchasing Staff mới có sự nhạy bén để đưa ra các quyết định mua hàng chính xác từ các nhà phân phối.
Purchasing Staff phải hiểu rõ thị trường và giá cả sản phẩm
3.2 Thành thạo về ngoại ngữ
Purchasing Staff job đòi hỏi người làm công việc thu mua phải thông thạo ít nhất 1 đến 2 ngoại ngữ như Anh, Hàn, Trung, Nhật,… Bởi vì tùy vào loại hình sản xuất và dịch vụ của công ty mà đòi hỏi nhân viên thu mua phải nhập khẩu những nguồn nguyên vật liệu từ nước ngoài.
Chẳng hạn, đối với các doanh nghiệp sản xuất chuyên về máy móc, linh kiện, sắt thép, phụ liệu dệt may,… thì họ thường nhập các nguồn hàng từ Trung Quốc, Hàn, Nhật để mua được những nguyên liệu chất lượng với chi phí tối ưu. Hay các ngành sản xuất đồ nội thất cao cấp, nguồn nguyên vật liệu sẽ đến từ châu u để nâng tầm giá trị của sản phẩm.
Do đó, thông thạo về ngoại ngữ là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu góp phần tạo nên hiệu quả công việc của nhân viên thu mua.
3.3 Kỹ năng quản lý thời gian
Việc lên kế hoạch thu mua hiệu quả nguồn hàng và nguyên vật liệu cho các bộ phận trong công ty đòi hỏi nhân viên thu mua phải có kỹ năng quản lý thời gian. Điều này giúp cho Purchasing Staff biết cách sắp xếp độ ưu tiên đặt mua những nguồn hàng cần thiết, nhanh chóng và kịp thời. Nhờ đó, hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ của công ty có thể được diễn ra thông suốt và không bị ngưng trệ gây thiệt hại kinh tế.
Quản lý tiến độ thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo quá trình hoạt động, sản xuất được diễn ra thông suốt
3.4 Kỹ năng đàm phán và thỏa thuận
Năng lực của nhân viên thu mua không chỉ nằm ở khả năng lên kế hoạch mua hàng mà còn có kỹ năng đàm phán. Để mua được nguồn hàng với chất lượng tốt và chi phí tiết kiệm nhất, Purchasing Staff phải biết được cách thương lượng với nhà cung cấp về những quyền lợi cần thiết trong quá trình mua hàng và sau mua hàng. Từ đó, công ty mới có thể đạt được những thỏa thuận tốt nhất trong hợp đồng và giảm thiểu được nhiều rủi ro khi mua hàng.
3.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc của Purchasing Staff, nhân viên thu mua sẽ có lúc không thể tránh khỏi những sự cố phát sinh như sản phẩm kém chất lượng, giao hàng trễ thời hạn, nguồn cung đứt đoạn,… dẫn đến quá trình cung cấp nguồn hàng bị gián đoạn và làm cho công tác sản xuất bị ngưng trệ. Do đó, nhân viên thu mua sẽ cần dùng đến kỹ năng giải quyết vấn đề để kịp thời xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ trong quá trình làm việc.
3.6 Duy trì và phát triển các mối quan hệ
Phần lớn các cơ hội tốt về công việc, kinh doanh hay phát triển sự nghiệp đều được tìm thấy thông qua các mối quan hệ chất lượng. Do đó, để làm việc đạt hiệu quả cao, nhân viên thu mua cần có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hay có một mạng lưới mật thiết với những “bậc thầy” trong cùng ngành làm việc.
Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng sản phẩm, nguyên vật liệu
Từ đó, nhân viên thu mua có thể luôn được ưu tiên nhận được những đãi ngộ tốt nhất trong quá trình mua hàng hay có những thông tin sớm nhất về những nguồn hàng, nguyên liệu khó tìm mua được.
4. Những nghề nghiệp liên quan đến công việc Purchasing Staff
Dưới đây là những vị trí nghề nghiệp có liên quan đến quá trình triển khai công việc của Purchasing Staff.
4.1 Giám đốc Marketing
Vị trí giám đốc Marketing chịu trách nhiệm chính về kế hoạch quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty đến rộng rãi người tiêu dùng. Do đó, nhân viên thu mua có thể tiếp nhận những yêu cầu mua hàng từ giám đốc Marketing dựa trên kế hoạch Marketing theo từng quý và năm.
Cụ thể, nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng những trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động Marketing như lễ ra mắt sản phẩm, livestream sản phẩm, lễ tri ân khách hàng,…
4.2 Thư ký tài chính
Nhân viên thu mua luôn cần phải hoạch định được chiến lược giá thu mua phù hợp với ngân sách chi tiêu đặt ra của công ty. Do đó, nhân viên thu mua sẽ thường xuyên phối hợp với thư ký tài chính hoặc phòng tài chính để đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí đã được đề ra.
4.3 Giám đốc dịch vụ ăn uống
Những người làm ở vị trí giám đốc dịch vụ ăn uống chắc chắn sẽ đặt ra những yêu cầu rất cao về chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào. Do đó, nhân viên thu mua sẽ cần phải xác định được tiêu chuẩn đánh giá sản phẩm của giám đốc dịch vụ ăn uống để có thể tìm ra những nguồn nguyên liệu chất lượng cao cấp, đạt chuẩn theo yêu cầu.
