1. Khái niệm quản trị mua hàng
Trước hết, cùng tìm hiểu khái niệm về mua hàng. Mua hàng được hiểu là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? Mua của đối tác nào, với số lượng và giá cả ra sao? Đây là quá trình khá phức tạp và thường lặp đi lặp lại, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích và yếu tố quản lý, cung ứng.
Quản trị mua hàng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát mọi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm phục vụ thực hiện mục tiêu bán hàng.
2. Nội dung quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có 2 nội dung chính mà các doanh nghiệp cần phải lưu tâm đó là:
- Xác định nhu cầu mua hàng: Việc xác định nhu cầu mua mặt hàng nào? Với số lượng bao nhiêu? Mua vào thời điểm nào và với mức ngân sách như thế nào là điều vô cùng quan trọng, cần phải được làm rõ trước hết.
- Lập kế hoạch mua hàng: thường khi đã trả lời được các câu hỏi cơ bản trong việc xác định nhu cầu hàng thì việc lập kế hoạch sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Thường các doanh nghiệp có những quy trình mua hàng cụ thể và đặc biệt quản trị mua hàng bằng các phần mềm nên việc lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch trở nên đơn giản hơn.
3. Vai trò cần thiết của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Quản trị mua hàng tốt sẽ giúp các doanh nghiệp quản trị tốt nguồn vốn và hoạt động hiệu quả.
Quá trình mua hàng là vô cùng cần thiết đặc biệt là yếu tố sống còn của doanh nghiệp thương mại, dưới đây phân tích 2 vai trò rõ ràng nhất của nó:
- Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình bán ra. Với doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp mua đi – bán lại. Do vậy, vai trò tạo đầu vào của quá trình mua hàng là vô cùng quan trọng. Quản trị mua hàng tốt, nghĩa là doanh nghiệp luôn đủ số hàng hóa với chất lượng tốt và đúng thời điểm cho việc bán sản phẩm ra.
- Đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo điều kiện cho lợi nhuận gia tăng. Việc quản trị hàng hóa tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung ứng chất lượng, thương lượng được những mức giá tốt để giá thành đầu vào cho sản phẩm là thấp nhất. Mặt khác, quản trị mua hàng tốt giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra. Nghĩa là số hàng hóa dự trữ không quá thấp tránh tình trạng thiếu hàng, và không quá cao tránh việc tồn kho lớn.
Để quản trị quá trình mua hàng tốt đòi hỏi sự phối hợp của nhiều phòng ban và sự chỉ đạo tốt từ người quản trị. Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ rất nhiều cho quá trình quản trị mua hàng, giúp các doanh nghiệp ngày càng hoạt động hiệu quả.
