QUY TRÌNH MUA HÀNG LÀ GÌ? CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để hoàn thành một giao dịch. Các doanh nghiệp phải trải qua quy trình này khi mua bất cứ thứ gì. Có sự khác nhau trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp và người tiêu dùng. Quy trình này trong doanh nghiệp thường yêu cầu các công việc như: nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, thực hiện quá trình đàm phán và lập hóa đơn.

*Quy trình mua hàng của doanh nghiệp trải qua nhiều bước khác nhau*

Một số hạn chế khi áp dụng quy trình mua hàng

So với trước kia, môi trường kinh doanh hiện nay đang ngày càng phức tạp và các yêu cầu công việc cũng được chú trọng hơn. Do đó, việc áp dụng quy trình mua hàng thủ công đã không còn đảm bảo tính chính xác và độ hiệu quả. Một số hạn chế tiêu biểu có thể kể đến như sau:

Thông số kỹ thuật hàng hóa: Các hồ sơ lưu trữ liên quan đến hàng hóa nhiều và khó để thống kê một cách chi tiết.
Lựa chọn nhà cung cấp (NCC) không đảm bảo: Nhân viên là người trực tiếp quyết định NCC hàng hóa, nguyên vật liệu. Do đó, sai sót hay ăn chia hoa hồng giữa nhân viên, nhà cung cấp có thể khiến chất lượng hàng hóa giảm và gây thất thoát cho doanh nghiệp.
Rủi ro mua hàng: Hoạt động thủ công khiến việc trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban bị hạn chế. Do đó, việc kiểm soát tồn kho, số lượng hàng mua,.. không được đảm bảo độ chính xác.
Rủi ro thanh toán: Khó khăn trong việc theo dõi và lên kế hoạch xử lý các tình huống như thiếu hồ sơ thanh toán, đơn hàng chưa được phê duyệt, số lượng hàng hóa có vấn đề,…
Tốn thời gian vận hành: Từ các vấn đề ở trên, doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy quy trình mua hàng thủ công tốn nhiều thời gian, công sức nhân viên phụ trách. Song, kết quả mang lại không cao so với những gì bỏ ra.

*Quy trình mua hàng thủ công tốn kém nhiều thời gian hơn*

Để cải thiện những mặt hạn chế này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị mua hàng hoặc quản trị doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình. Qua đó, giúp nhân viên dễ dàng quản lý thông tin, các phòng ban có thể chia sẻ dữ liệu với nhau và doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong quá trình mua hàng.

Lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình mua hàng rõ ràng

Xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế các nguy cơ thất thoát và chất lượng hàng hóa khi nhập kho. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng:

Đảm bảo nhà cung cấp (NCC) thích hợp (tránh rủi ro thương mại và giá cả cạnh tranh trên thị trường) cho một loại hàng hóa, dịch vụ cụ thể.
Quy trình mua hàng giúp loại bỏ các giao dịch mua hàng không phù hợp.
Quản lý hệ thống, mối quan hệ với những NCC uy tín.
Nếu xây dựng được một quy trình mua hàng rõ ràng thì doanh nghiệp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
Tạo ra một quy chuẩn chung cho hàng hóa, nguyên vật liệu trước khi tiến hành nhập kho.
Hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi kiểm toán một cách chính xác.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp các chiến lược tự động hóa, giúp quá trình mua hàng được giảm thiểu chi phí.

Tham khảo: Bí quyết quản trị mua hàng tối ưu

*Hàng hóa, nguyên vật liệu được kiểm soát, đảm bảo chất lượng*

Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp không thể tự ý đưa ra quyết định mua hàng nếu không có nhu cầu cụ thể. Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thường phát sinh trong quá trình kinh doanh, kế hoạch tổng và kế hoạch sản xuất. Sau khi xác định được nhu cầu này, mô tả quy trình mua hàng được xây dựng dựa trên các bước sau đây.

Lập đề nghị mua hàng

Nhu cầu mua hàng thường bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất hoặc nhu cầu riêng lẻ tại các phòng ban về dụng cụ, tài sản phục vụ công việc. Bộ phận phát sinh nhu cầu lập đề nghị gửi đến phòng mua hàng để chờ duyệt. Với phần mềm SalesUp ERP, bộ phận phát sinh nhu cầu sẽ tiến hành lập đề nghị mua hàng trên hệ thống và được duyệt thông qua chính sách duyệt PR.

Nếu đề nghị mua hàng được thông qua thì nhân viên mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm NCC.

*Tổng quan về lưu đồ quy trình mua hàng*

Lập đề nghị báo giá

Đồng thời một đề nghị báo giá được gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc đơn vị mới để thẩm định/đánh giá lại. Điều này giúp tìm ra NCC phù hợp với các điều kiện của bộ phận lập đề nghị mua hàng.

Theo dõi báo giá của NCC

Đây là một bước quan trọng trong quy trình mua hàng. Các báo giá từ các nhà cung cấp được gửi về và ghi nhận. Hệ thống tự động hóa hoặc nhân viên phòng mua hàng sẽ lựa chọn NCC có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng trước đó.

Căn cứ vào bảng báo giá của nhà cung cấp và chính sách duyệt PO (phần mềm SalesUp ERP), phòng mua hàng tiến hành lập và theo dõi hợp đồng/đơn mua hàng dựa trên đặc thù doanh nghiệp, tính chất mua bán.

*Theo dõi báo giá của các nhà cung cấp tiềm năng*

Tham khảo: Kỹ năng cần thiết của một chuyên viên mua hàng

Phê duyệt báo giá

Trong quy trình mua hàng, phê duyệt báo giá thường do ban lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện dựa trên các thông tin sau:

Cùng 1 mặt hàng, tiến hành so sánh báo giá của các nhà cung cấp khác nhau với điều kiện mua hàng.
Cùng 1 mặt hàng, so sánh báo giá cũ và mới của các NCC khác nhau.

Lập hợp đồng/đơn mua hàng

Chỉ chuyển đến bước này của quy trình mua hàng khi đã chọn được đơn vị cung cấp phù hợp. Nhân viên phòng mua hàng tiến hành lập hợp đồng mua hàng (ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, thời điểm giao hàng). Đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp để hợp đồng giữa 2 bên.

Nếu hợp đồng cần nhiều lần ký kết thì sẽ lập đơn hàng cho từng thời điểm thực hiện. Thông tin được in trên hàng sẽ phụ thuộc vào các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng. Đơn hàng được lưu chuyển đến các bộ phận, phòng ban liên quan như: kế toán, bộ phận kho,… để theo dõi và thực hiện

*Hợp đồng mua hàng được ký kết giữa 2 bên*

Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Trong quy trình mua hàng, đây là bước quan trọng trước khi nhập kho. Để đảm bảo không phát sinh vấn đề gì vào thời điểm nhập hàng, phòng mua hàng lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng gửi đến các phòng ban liên quan theo dõi và thực hiện.

Với quy trình mua hàng thủ công, quá trình này có thể tốn nhiều thời gian thay vì được tích hợp như trên hệ thống quản trị doanh nghiệp. Các phòng ban liên quan sẽ tự được thông báo vào quy trình khi đến công việc của mình.

Nhập kho hàng hóa

Bộ phận kho kiểm định/kiểm tính hàng hóa được vận chuyển đến trước khi nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm tra căn cứ các thông tin trên hợp đồng, bao gồm: số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách hàng hóa,… Các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông tin đến phòng mua hàng và thực hiện quy trình đổi/trả hàng hóa. Ngược lại, mặt hàng đạt tiêu chuẩn có thể tiến hành nhập kho.

Trong quá hàng hóa nhập kho, bộ phận kho ghi nhận số lượng, còn thông tin về giá được bổ sung bởi phòng mua hàng.

*Dựa trên hợp đồng đã ký, hàng hóa nhập kho được kiểm tra cẩn thận*

Thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng

Phòng mua hàng căn cứ hóa đơn nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng để lập hồ sơ thanh toán. Nếu hồ sơ được duyệt thì phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho NCC. Ngược lại, kế toán thực hiện sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.

Với SalesUp ERP, module kế toán sẽ chạy ngầm trong suốt quy trình mua hàng để rút ngắn thời gian xét duyệt.

Tham khảo: Công việc của nhân viên thu mua và những kỹ năng cần thiết

Một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đưa ra các quyết định sáng suốt.

Thời điểm cần có hàng

Để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất, doanh nghiệp cần tăng doanh số bán hàng và cải thiện chi phí vận hành sản xuất. Do đó, thời điểm có hàng đóng vai trò rất quan trọng – giúp các đơn vị thực hiện theo dõi, kiểm soát được dòng lưu chuyển nguyên vật liệu đầu vào.

Doanh nghiệp có thể biết khi nào nên tiến hành đặt hàng để nguyên vật liệu được vận chuyển đúng thời gian hẹn trước và đảm bảo các cam kết về chất lượng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lưu kho hàng hóa và tối đa nguồn vốn cho các cơ hội tiềm năng khác.

*Xác định thời điểm nhập hàng để tối ưu vốn sử dụng*

Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn

Khi tiến hành mua hàng, nhân viên cần căn cứ kế hoạch sản xuất và khả năng sử dụng nguyên vật liệu hiện tại để tính số lượng hàng cần đặt. Có thể hiểu đơn giản đây là số lượng đặt hàng kinh tế trong quy trình mua hàng.

Một số trường hợp, quyết định mua hàng còn chịu sự điều chỉnh từ mức tồn kho an toàn. Do đó, quy trình mua hàng phải đảm bảo các điều kiện trong sản xuất và tổng lượng hàng tồn kho không ít hoặc nhiều hơn hạn mức kho.

Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp

Với cùng một loại nguyên vật liệu, mỗi nhà cung cấp sẽ có những mức giá khác nhau. Ví dụ, hàng nhập từ nước ngoài sẽ có thời gian giao nhận lâu hơn và phát sinh một số chi phí nhất định. Đối với các doanh nghiệp thì thời gian chờ vận chuyển hàng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất.

Các đơn hàng từ quốc tế thường được đặt với số lượng lớn để đảm bảo đủ dùng cho hoạt động sản xuất trong lần tiếp theo. Do đó, đây là một vấn đề rất quan trọng khi xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng.