EN |
VN
Xây dựng được quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp công ty của bạn thực hiện việc mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp chính xác, tiết kiệm chi phí nhất.
1. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình mua hàng rõ ràng?
Sự minh bạch trong quy trình mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hạn chế các rủi ro, lãng phí nguồn lực, thời gian, chi phí và đạt được nhiều lợi ích khác.
1.1. Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là quy trình thiết lập mua sắm hàng hóa nhằm tối ưu về mặt giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa.
Quy trình mua hàng thông suốt sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và nỗ lực
1.2. Lợi ích khi có quy trình mua hàng rõ ràng?
Khi có quy trình mua hàng rõ ràng, hiệu quả, công ty của bạn sẽ đạt được các lợi ích như:
- Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp
- Tạo lập được quy trình mua hàng hóa hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng…
- Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả
- Quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao nhưng chi phí hợp lý nhất
- Tối ưu, hợp lý hóa quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan
- Cung cấp được một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của công ty
- Thiết lập được một mô hình quản lý nhà cung cấp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, không phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận riêng biệt
- Tạo lập được một chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp
2. Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp
Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin. Quy trình này ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp có thể gồm các bước như sau:
2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua
Ở giai đoạn này của quy trình mua hàng, công ty của bạn sẽ xác định các hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho công ty. Ví dụ như công ty muốn trang trí văn phòng với không gian xanh thoáng đãng. Vậy hàng hóa cần mua lúc này là hệ thống các cây xanh, hoa, tiểu cảnh phù hợp với không gian văn phòng.
Hàng hóa, dịch vụ bạn quyết định mua cần giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho công ty của bạn
2.2. Bước 2: Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng
Mỗi mặt hàng, dịch vụ sẽ có yêu cầu, chuẩn khác nhau. Công ty bạn sẽ cần xác định các yêu cầu đối với đơn đặt hàng cụ thể đánh tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần thiết. Ví dụ như cây xanh thì cần làm rõ là mua bao nhiêu cây, chủng loại gì, chiều cao, kích cỡ bao nhiêu, các yêu cầu khác về màu sắc hoa, lá như thế nào… Bạn cũng cần làm rõ về giới hạn ngân sách chi cho hàng hóa, dịch vụ. Điều này sẽ giúp nhân viên mua hàng đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng.
2.3. Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
Thông thường các công ty sẽ xây dựng các mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Trường hợp bạn chưa tìm được nhà cung cấp ưng ý thì bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp qua tìm kiếm trực tuyến; tham dự các triển lãm thương mại hoặc liên hệ trao đổi qua điện thoại.
Sau khi tìm thấy một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn ra đối tượng phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho doanh nghiệp có thể kể đến như mức độ uy tín, thời gian hoạt động trên thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.
Sử dụng các tiêu chí đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp
2.4. Bước 4: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Để đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất thông thường bạn sẽ cần lấy báo giá đề xuất của ít nhất 3 nhà cung cấp. Từ các báo giá đề xuất cung ứng này, bạn sẽ cân nhắc so sánh xem đâu là lựa chọn tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Bạn cũng nên xem xét đến yếu tố thương hiệu nhà cung cấp, chính sách bảo hành, dịch vụ sau bán hàng… để lựa chọn chuẩn xác nhất.
2.5. Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Ở bước 5 của quy trình mua hàng, bạn sẽ tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn ở bước 4. Việc đàm phán này nhằm trao đổi sâu hơn, rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết đối với hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo 2 bên có thể thực hiện việc cung ứng thuận lợi.
Sau khi đàm phán kết thúc, công ty của bạn và nhà cung ứng sẽ cùng ký kết hợp đồng để có một ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng cũng là văn bản thể hiện rõ ràng, đầy đủ các cam kết, yêu cầu đối với hàng hóa, dịch vụ cung ứng cũng như trách nhiệm của 2 bên.
Hợp đồng giao kết giữa bạn và nhà cung cấp sẽ giúp gia tăng cam kết thực hiện thỏa thuận
2.6. Bước 6: Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán
Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao, lắp đặt hàng hóa, dịch vụ trong khung thời gian đã thỏa thuận. Công ty của bạn sẽ tiến hành kiểm tra, nhận, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp.
2.7. Bước 7: Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp
Với các giao dịch hàng hóa, dịch vụ lớn ví dụ như triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho toàn công ty có giá trị hơn 1 tỷ đồng chẳng hạn thì bạn sẽ cần một cuộc đánh giá hoạt động của nhà cung cấp chính thức với sự tham gia của những người đã ra quyết định mua sản phẩm, dịch vụ. Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn nhìn nhận được các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ như thế nào… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp công ty bạn yêu cầu bảo hành hàng hóa, dịch vụ trong thời gian bảo hành.
Đối với các giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhỏ ví dụ như mua một chậu cây xanh chẳng hạn thì việc đánh giá nhà cung cấp thường không chính thức. Nếu bạn cảm thấy chất lượng hàng hóa, dịch vụ không như cam kết; thời gian giao hàng quá lâu, bạn có thể yêu cầu đổi trả hoặc không sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp đó về sau nữa.
