Nhiều người nhầm lẫn rằng Purchasing và Procurement là hai khái niệm có thể thay thế nhau. Có thể do các bước và quy trình khi một doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa và dịch vụ. Tuy nhiên, nếu phân tích kỹ hơn, chúng ta có thể thấy sự khác biệt rõ rệt giữa Purchasing và Procurement. Vì vậy, nâng cao hiểu biết và phân biệt được sự khác nhau giữa 2 khái niệm này có thể giúp một tổ chức cải thiện hiệu suất và nâng cao doanh thu.
Procurement là gì?
Procurement (hay còn gọi là mua sắm) bao gồm một loạt các hoạt động nhằm đảm bảo quá trình thu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nhìn chung, các nhóm Procurement tìm hiểu thị trường thật kỹ lưỡng để có được nguồn cung cấp có mức giá cạnh tranh mang lại giá trị cao nhất.
Procurement là một hình thức mua sắm mang tính kinh doanh cao
Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty đều xác định Procurement theo cách giống nhau. Nhiều công ty cho rằng mua sắm bao gồm tất cả các giai đoạn, từ thu thập các yêu cầu kinh doanh và tìm nguồn cung ứng cho đến theo dõi việc nhận hàng và cập nhật các điều khoản thanh toán, trong khi những công ty khác lại định nghĩa hẹp hơn về Procurement, ví dụ như xác nhận đơn đặt hàng và thanh toán.
Procurement là một hình thức mua sắm mang tính kinh doanh cao. Khi Procurement được quản lý hiệu quả và hoạt động tốt, nó có thể giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Điều quan trọng là công ty phải liên tục theo dõi và đánh giá quá trình mua sắm để cải thiện bất kỳ điểm yếu hoặc điểm kém hiệu quả nào. Chúng ta cũng có thể giảm thiểu chi phí mua sắm và chi phí quản lý bằng cách dùng công nghệ để tự động hóa các thao tác.
Công ty phải liên tục theo dõi và đánh giá quá trình mua sắm để cải thiện bất kỳ điểm yếu
Các bước cơ bản để xây dựng hệ thống Procurement mà một doanh nghiệp cần có là:
- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
- Đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp
- Đám phàn để ký hợp đồng hợp tác với các nhà cung cấp đã chọn
- Thanh toán và nhận nguồn hàng
- Đảm bảo vận chuyển và quyền lợi
Purchasing là gì?
Purchasing là một từ để chỉ các bước thực hiện giao dịch mua hàng hóa dịch vụ giữa các tổ chức và nhà cung cấp.
Purchasing bắt đầu khi người mua hàng đặt hàng và kết thúc khi họ nhận được bưu kiện
Trên thực tế, Purchasing là một phần trong của Procurement, được bắt đầu khi người mua hàng đặt hàng và kết thúc khi họ nhận được bưu kiện. Một số đặc điểm của Purchasing như sau:
- Đặt hàng: Đặt hàng hóa và dịch vụ theo yêu cầu của các đơn vị kinh doanh thông qua việc truyền thông cung cấp thông tin từ nhà cung cấp.
- Theo dõi đơn hàng: Nhà cung cấp sẽ theo dõi đơn hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng: Bước này là phân phối đơn đặt hàng theo các điều khoản và điều kiện giao hàng từ người mua.
- Thanh toán đơn hàng: Các đơn hàng đã đáp ứng đúng quy định sẽ được gửi đến nhà cung cấp sẽ nhận được khoảng tiền khi hoàn thành đơn đặt hàng thành công.
Sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement
Purchasing đóng vai trò như một chiến thuật, còn Procurement sẽ là chiến lược
Khác biệt về chiến lược và chiến thuật
Khi so sánh giữa các định nghĩa và quy trình cơ bản, chúng ta có thể thấy Purchasing đóng vai trò như một chiến thuật, còn Procurement sẽ là chiến lược. Purchasing liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, bắt đầu bằng cách đặt hàng và kết thúc khi người mua nhận được nó. Còn về Procurement, toàn bộ quy trình đều bắt đầu từ thời điểm một kinh doanh yêu cầu mua hàng hóa và dịch vụ.
Procurement tập trung vào những khâu chiến lược như tìm nhà cung cấp phù hợp, tối ưu giá trị hợp tác, v.v. Đây là một quá trình khép kín được thực hiện ngay sau khi nhận được đơn đặt hàng và là một phần quan trọng trong 1 chiến lược doanh nghiệp.
Mục tiêu và mục đích
Purchasing tập trung vào chi phí của đơn hàng, trong khi Procurement tập trung vào việc tạo ra giá trị và tổng chi phí sở hữu. Nếu Purchasing giảm thiểu chi phí cho một đơn hàng, thì Procurement lại nhằm vào các mục tiêu xa hơn như giảm thiểu rủi ro, tuân thủ hợp đồng, tiết kiệm chi phí và giữ các mối quan hệ dài lâu với nhà cung cấp.
Purchasing là một phần trong của Procurement
Tập trung xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp
Việc xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp gần như không có trong quá trình Purchasing vì Purchasing chỉ hoạt động với nhà cung cấp có sẵn. Tuy nhiên, Procurement lại đề cao giai đoạn xây dựng mối quan hệ lâu dài hợp tác với các nhà cung cấp. Procurement sẽ đề xuất các nhà cung cấp trở thành đối tác chiến lược, nhằm gắn bó mối quan hệ giữa 2 bên hợp tác với nhau về lâu về dài. Đây là lý do cho việc Supplier Relationship Management (SRM) trở thành một bước không thể thiếu trong Procurement.
Dự trù và giảm thiểu rủi ro
Xét về khía cạnh giao dịch của Purchasing, nó không tập trung và việc xác định và giảm thiểu rủi ro nhiều. Do vậy, thiếu đầu tư sẽ gây bất lợi cho một tổ chức. Doanh nghiệp phải đối mặt với các rủi ro chuỗi cung ứng khi tham gia hợp tác với các nhà cung cấp khác nhau.
Supplier Relationship Management (SRM) trở thành một bước không thể thiếu trong Procurement
Còn Procurement xác định các rủi ro có ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh và giảm thiểu chúng bằng cách thực hiện các điều khoản giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp hàng hóa.
