Có thể mọi người đã từng nghe tới thuật ngữ workshop, thế nhưng bản chất workshop là gì thì không phải ai cũng hiểu tường tận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ giải đáp khái niệm, lợi ích và các bước tổ chức workshop thành công nhé.
Workshop là gì? Workshop tiếng Việt là gì?
“Workshop trong tiếng Việt là một buổi hội thảo, trao đổi kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm ở nhiều lĩnh vực khác nhau.”
Hiện nay, việc tổ chức workshop khá linh hoạt, có thể là workshop offline tại các hội trường, phòng họp, quán cafe hay các workshop trực tuyến trên các ứng dụng như Google Meet, Facebook, Skype…
Thành phần tham gia workshop được chia làm 2 đó là diễn giả (Speaker) và người tham gia. Trong đó số lượng Speaker trong mỗi workshop không cố định, có thể 1 hoặc 4,5 người. Các đối tượng, số lượng người tham gia cũng không giới hạn, tùy thuộc vào địa điểm, khả năng tổ chức của Speaker. Và thời gian diễn ra workshop bao nhiêu cũng không giới hạn, nó dựa theo nội dung chia sẻ của nhà sản xuất và ban tổ chức.
Có những loại hình workshop phổ biến nào?
Hiện nay, các buổi workshop thường chia làm 3 loại gồm:
Workshop Marketing
Workshop Marketing là loại hình workshop có quy mô hoành tráng bậc nhất, và có số lượng thành viên đông đảo. Buổi workshop này không đơn thuần là các buổi chia sẻ kiến thức thông thường mà mục đích quan trọng là giới thiệu, quảng bá về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ mới.
Những người tham gia workshop Marketing gồm có người đại diện nhãn hàng, các chuyên gia, các đối tác và người tiêu dùng. Khi diễn ra workshop Marketing đại diện nhãn hàng sẽ trực tiếp giới thiệu chi tiết về thành phần, tính năng, công dụng, ưu điểm và thông điệp mà thương hiệu muốn truyền tải đó là gì.
Workshop chia sẻ kiến thức
Workshop chia sẻ kiến thức là buổi workshop phổ biến và thường gặp nhất hiện nay. Và quy mô không cố định số lượng người tham gia, có thể từ vài chục đến vài trăm người. Thời gian tổ chức workshop chia sẻ kiến thức thường dao động từ 3-4 giờ.
Trong mỗi buổi workshop này sẽ được chia làm hai phần: phần đầu là chuyên gia chia sẻ kiến thức về công việc, học tập và phần hai là giải đáp thắc mắc của những người tham gia. Thông qua buổi chia sẻ này, những người tham gia sẽ được mở mang, tích lũy thêm rất nhiều kiến thức bổ ích, quý giá từ đội ngũ chuyên gia.
Workshop thực hành
Workshop thực hành thường diễn ra ở nội bộ công ty, trong ngành, từng lĩnh vực riêng… Với mục đích chính là bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho nhân viên.
Tại các buổi workshop thực hành, phần mở đầu các chuyên gia sẽ chia sẻ và kinh nghiệm quý giá của mình. Phần lớn thời gian còn lại, thay vì đặt câu hỏi như 2 workshop trên thì người tham gia sẽ được thực hành và trải nghiệm. Đây là khoảng thời gian tuyệt vời bởi bạn có thể làm trực tiếp và nhận được sự góp ý của các chuyên gia để tay nghề của mình được nâng cao hơn.
Những lợi ích của Workshop là gì?
Ngày nay, các công ty, các trường học hay các chuyên gia thường xuyên tổ chức các buổi Workshop, bởi nó mang lại nhiều lợi ích cho những người tham gia. Cụ thể như:
Tăng khả năng làm việc theo nhóm
Trong các buổi workshop người tham gia không chỉ đơn thuần ngồi nghe các Speaker chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm mà còn phải tương tác, thảo luận và thực hành trực tiếp với những người không quen biết để hoàn thành một số hoạt động trong workshop qua đó giúp phát huy khả năng làm việc theo nhóm, chủ động kết nối mọi người trong team.
Thúc đẩy tính tư duy, sáng tạo
Dự buổi workshop, bạn không chỉ thụ động lắng nghe các chuyên gia, diễn giả chia sẻ mà bạn cần phải có tư duy và óc sáng tạo. Từ những chia sẻ đó cộng với khả năng linh hoạt của bản thân sẽ giúp bạn có nguồn cảm hứng mới, ý tưởng riêng cho công việc của mình.
Mở rộng các mối quan hệ, tăng cường hợp tác
Đối tượng tham gia workshop đa dạng từ học sinh/sinh viên, nhân viên, đối tác, nhà đầu tư, người tiêu dùng… Vì vậy đây là cơ hội để bạn học hỏi thêm kiến thức, mở rộng các mối quan hệ, tìm kiếm khách hàng hay đối tác phù hợp.
Kênh tiếp thị, quảng bá tiết kiệm, hiệu quả
So với các hình thức Marketing khác thì workshop được đánh giá là kênh tiếp thị, quảng bá tiết kiệm và hiệu quả cho các doanh nghiệp. Bởi những người tham gia hội thảo, hội nghị là những đối tượng quan tâm nên họ chính là khách hàng mục tiêu. Chỉ cần tìm hiểu, tham khảo tâm tư ý kiến góp ý để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tăng hiệu quả tiếp cận thương hiệu và doanh thu về cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn các bước tổ chức workshop thành công
Đến đây, các bạn đã hiểu rõ về khái niệm workshop nghĩa là gì và những lợi ích mang lại như thế nào. Nhưng làm sao để tổ chức workshop thành công, hiệu quả? Đừng lo, câu trả lời sẽ có ngay đây.
Xác định mục tiêu của workshop là gì
Trước khi làm workshop, cá nhân/đơn vị tổ chức cần xác định được mục tiêu của việc tổ chức workshop là gì. Từ đó mới có thể vạch ra chiến lược, lên kế hoạch, kịch bản, xác định thời gian và địa điểm tổ chức cụ thể.
Xác định đối tượng tham gia workshop là ai
Khi đã xác định được mục tiêu, cá nhân/đơn vị tổ chức workshop cần lên danh sách các đối tượng tham gia để có kế hoạch tiếp cận, xây dựng chương trình phù hợp.
Nhà tổ chức workshop cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng đối tượng tham dự để đảm bảo công việc được kiểm soát tốt. Hiệu quả và tính chuyên nghiệp của sự kiện được nâng cao. Thường các vị trí trong các buổi workshop gồm có:
– Người điều phối (Facilitator): là người làm công tác giám sát, theo dõi và chỉ đạo mọi thứ đảm bảo Workshop diễn ra đúng kế hoạch. Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh không có trong kịch bản có sẵn.
– Người ghi chép (Note-taker): công việc giống như một thư ký đó là phải ghi lại diễn biến của buổi workshop. Tổng hợp những ý kiến phê bình, đóng góp từ người tham gia để nhà tổ chức rút kinh nghiệm cho những workshop tiếp theo.
– Người giám sát (Timekeeper): công việc của người làm vị trí này là theo dõi sát sao thời gian từng mục trong chương trình. Đảm bảo các hạng mục diễn ra theo đúng tiến độ trong kế hoạch. Trong trường hợp có một số thay đổi vì lý do nào đó, người giám sát có trách nhiệm phân bổ thời gian hợp lý nhất.
– Người tham dự (Participant): Đây là đối tượng quan trọng của buổi workshop. Những người tham gia workshop lắng nghe, học hỏi những kiến thức hữu ích từ các chuyên gia, diễn giả.
Chọn địa điểm làm workshop phù hợp
Việc chọn địa điểm để tổ chức workshop phù hợp tùy thuộc vào chủ đề, quy mô và số lượng người tham dự. Với những workshop có số người tham dự ít thì nên chọn những phòng họp, phòng hội nghị. Còn nếu lượng người tham gia đông vài trăm người thì nên chọn các địa điểm ngoài trời hoặc các hội trường lớn.
Tiến hành buổi workshop
Sau khi đã thực hiện đúng các bước trên thì bước tiếp theo là tiến hành buổi workshop. Mở đầu là lời giới thiệu, chào hỏi của Speaker rồi mới dẫn dắt vào chủ đề chính. Người điều phối (Facilitator) có trách nhiệm giới thiệu các hoạt động và thời gian của workshop, trình bày mục đích và tiêu chí tổ chức của chương trình. Sau đó, Facilitator sẽ giới thiệu diễn giả/chuyên gia là người trực tiếp chia sẻ trong chương trình.
Tổng kết và rút kinh nghiệm buổi workshop
Để workshop sau thành công hơn, nhà tổ chức sẽ cần phải đưa ra tổng kết và rút kinh nghiệm. Khi workshop kết thúc cũng là thời gian để diễn giả tổng kết, giải đáp các thắc mắc, đồng thời sẽ kiểm tra và gửi tài liệu cho người tham gia.
Qua bài viết này, mong rằng bạn đọc hiểu được bản chất của workshop là gì, các lợi ích và các bước tổ chức một buổi workshop hiệu quả, thành công. Đừng quên ghé thăm website Masterskills.vn thường xuyên để được tham khảo các bài chia sẻ hay, những công việc hấp dẫn và mới nhất nhé!
