Nếu đang tìm hiểu về năng suất là gì thì chắc bạn đã biết đây là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của một công ty. Điều này có nghĩa là tăng mức năng suất và doanh nghiệp có thể mong đợi tạo ra lợi nhuận cao hơn mà không cần thêm nhân viên.
Vì vậy điều quan trọng là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải hiểu cách đo lường năng suất, sau đó sử dụng dữ liệu đó để xác định và vượt qua những trở ngại để làm cho nhân sự của họ hiệu quả hơn.
“Năng suất là nguồn gốc chính của tăng trưởng kinh tế và khả năng cạnh tranh.”
Năng suất là gì?
Năng suất có thể có nghĩa khác nhau trong các bối cảnh khác nhau.
Năng suất làm việc là gì?
Năng suất làm việc cá nhân phản ánh mức độ hiệu quả của bạn trong việc hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Năng suất cá nhân cuối cùng là đạt được mục tiêu. Mục tiêu có thể là bất cứ điều gì từ việc kiếm được nhiều tiền hơn trong một công việc kinh doanh, hoàn thành công việc hàng ngày nhanh hơn để có thêm thời gian theo đuổi sở thích cá nhân.
Năng suất kinh tế là gì?
Năng suất kinh tế là khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ hơn trong thời gian ngắn hơn.
Năng suất kinh tế cao xảy ra khi có ít chi phí lao động và nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất cùng một lượng hoặc nhiều hơn. Khi sử dụng ít lao động hơn để sản xuất nhiều hơn, nó sẽ tạo ra lợi nhuận lớn hơn và mang lại lợi thế cho công ty, ngành hoặc quốc gia so với bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào.
Năng suất biên là gì?
Trong khi mọi người thường coi lao động bổ sung là yếu tố ảnh hưởng đến mức độ sản xuất của doanh nghiệp, thì cũng có những yếu tố khác cũng có tác dụng này, chẳng hạn như tăng vốn, đầu tư vào máy móc để tăng tốc độ sản xuất, sắp xếp lại để tối ưu hóa không gian làm việc hoặc cải tiến nguyên liệu.
Năng suất biên đề cập đến sản lượng bổ sung mà một công ty sản xuất bằng cách thêm một yếu tố lao động khi tất cả các yếu tố khác không đổi. Theo lý thuyết năng suất biên, khi một doanh nghiệp bổ sung thêm các yếu tố sản xuất, nó có thể làm tăng lượng sản phẩm tạo ra.
Tầm quan trọng của năng suất
Dưới đây là 6 lý do tại sao năng suất lại quan trọng.
Tăng khả năng sinh lời
Các công ty sẽ gia tăng lợi nhuận khi chi phí sản xuất hàng hóa và dịch vụ giảm xuống. Khi nhân viên làm việc hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần ít lao động hơn để sản xuất cùng một lượng hàng hóa. Công ty có thể chọn giảm số lượng lao động để sản xuất cùng một sản lượng nhưng nếu chọn duy trì cùng một lượng lao động, doanh nghiệp sẽ được lợi khi tăng sản lượng.
Giảm chi phí hoạt động
Thông qua một số sáng kiến, doanh nghiệp có thể giảm chi phí hoạt động. Nếu nhân viên cải thiện quy trình làm việc cá nhân, họ có thể sản xuất nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn hoặc giảm số giờ bỏ ra để đạt được sản lượng tương tự. Chi phí hoạt động thường có thể được giảm xuống thông qua đầu tư vào công nghệ và theo thời gian, các quy trình được cải tiến có thể dẫn đến giảm chi phí lao động.
Tài nguyên được tối ưu hóa
Hầu hết các doanh nghiệp không sử dụng các nguồn lực của họ với tiềm năng tốt nhất của họ. Đôi khi nhân viên rất bận rộn và những lúc khác họ đang tìm kiếm nhiều việc hơn để làm.
Quản lý nguồn nhân lực tốt hơn giúp giảm chi phí và tăng năng suất thông qua việc phân bổ vai trò tốt hơn và bố trí nhân viên hiệu quả hơn. Quy trình làm việc được cải tiến có thể xác định các vai trò chồng chéo và doanh nghiệp có thể khắc phục các tình huống mà nhân viên chưa sử dụng hết tiềm năng của họ.
Dịch vụ khách hàng được cải thiện
Khi nhân viên làm việc năng suất, hệ thống hỗ trợ chuyên nghiệp, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng. Khi khách hàng hài lòng, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi vì khách hàng hạnh phúc dẫn đến các nhà quản lý hạnh phúc và các cổ đông hạnh phúc.
Giảm thiểu chất thải và tác động đến môi trường
Môi trường bị ảnh hưởng khi các cá nhân hoạt động không hiệu quả. Nếu không có sự tập trung, thời gian, tiền bạc và nguồn lực sẽ trở nên lãng phí. Ngược lại, có tổ chức và hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn đồng nghĩa với việc giảm mức sử dụng nguồn lực như điện năng. Với mức năng suất cao hơn, nó tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ và lành mạnh hơn.
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Bất kỳ nhiệm vụ nào được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn và tốt hơn đối thủ cạnh tranh đều mang lại lợi thế cho doanh nghiệp. Năng suất tăng dẫn đến tăng khả năng cạnh tranh. Với chi phí hoạt động giảm, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh, làm tăng giá trị gia tăng cho khách hàng.
Các loại năng suất trong doanh nghiệp
Trong một tổ chức, có bốn loại năng suất chính. Mỗi thứ có tác động đến một phần khác nhau của chuỗi cung ứng khi bạn cung cấp cho khách hàng một sản phẩm hoặc dịch vụ. Hãy cùng tìm hiểu các loại năng suất là gì nhé.
Năng suất vốn
Năng suất vốn cho bạn biết tỷ lệ sản phẩm hoặc dịch vụ trên vốn vật chất. Vốn vật chất có thể là thiết bị, bất động sản hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn cần để sản xuất dịch vụ của mình. Bạn cải thiện vốn vật chất thông qua việc tăng vốn, điều này thường dẫn đến sản lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cao hơn.
Năng suất nguyên liệu
Một tỷ lệ khác là năng suất nguyên liệu. Điều này xem xét tỷ lệ của sản phẩm hoặc dịch vụ trên nguyên vật liệu (còn được gọi là tài nguyên thiên nhiên). Năng suất nguyên liệu hữu ích hơn trong một số ngành so với những ngành khác. Ví dụ, nó có ít giá trị trong lĩnh vực phát triển phần mềm, nơi cần ít tài nguyên thiên nhiên, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất hàng hóa.
Năng suất lao động
Một loại thước đo năng suất mà hầu hết người sử dụng lao động quan tâm muốn biết là năng suất lao động. Nó cho doanh nghiệp biết liệu họ có đang sử dụng sức lao động trong việc sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hiệu quả hay không.
Năng suất nhân tố tổng hợp
Năng suất nhân tố tổng hợp bao gồm tất cả mọi thứ mà vốn, nguyên liệu và năng suất lao động không tính đến. Điều này có thể bao gồm những thay đổi về kiến thức và kỹ năng, sử dụng cơ cấu tổ chức, chiến thuật quản lý… Những yếu tố này có thể có tác động lớn đến năng suất trong một số ngành dịch vụ.
Cách đo lường năng suất lao động
Để tính năng suất lao động, hãy chia tổng giá trị của hàng hóa và dịch vụ được sản xuất cho tổng số giờ làm việc.
Nếu năng suất đang được tính toán cho một doanh nghiệp thì tổng giá trị của hàng hóa và dịch vụ được coi là giá trị tiền tệ. Số tiền này không nhất thiết phải tương đương với giá vốn hàng bán, vì một phần số lượng được sản xuất có thể được lưu trữ trong hàng tồn kho cuối kỳ, thay vì được bán. Do đó, phép tính sẽ là:
Năng suất lao động = Giá trị tiền tệ ÷ Tổng số giờ làm việc
Cách để nâng cao năng suất tại nơi làm việc
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn biết cách nâng cao năng suất là gì và dưới đây là một số điều cần thực hiện.
Cung cấp cho nhân viên những công cụ phù hợp
Nếu nhân viên của bạn không được trang bị các công cụ năng suất phù hợp, họ sẽ không hoạt động hiệu quả. Các công cụ mà nhân viên cần được chia thành ba loại:
– Các công cụ cộng tác và năng suất giúp nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, cho dù họ có ở cùng một vị trí hay không.
– Công cụ giao tiếp giúp nhóm của bạn giữ liên lạc với nhau, với khách hàng và với các bên liên quan bên ngoài. Các ví dụ phổ biến bao gồm email, WhatsApp và Slack.
– Các công cụ theo dõi thời gian cho phép bạn và nhân viên theo dõi lượng thời gian được sử dụng cho mỗi nhiệm vụ. Điều này sẽ cho thấy những gì có thể được thực hiện hiệu quả hơn và những nhân viên nào có thể đang quá tải công việc.
Đừng quản lý vi mô
Sự cám dỗ đối với quản lý vi mô có thể rất lớn nhưng quản lý vi mô ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất. Nó khiến mọi người căng thẳng và khiến họ cảm thấy như bạn không tin tưởng họ. Quản lý vi mô cũng có khả năng làm chậm lại mọi thứ – nhân viên sẽ khó đạt được hiệu quả nếu bạn phải kiểm tra kỹ mọi thứ họ làm.
Cắt giảm các cuộc họp
Tất cả chúng ta đều quen thuộc với cuộc họp kéo dài hai giờ mà lẽ có thể giải quyết bằng một email. Các cuộc họp không cần thiết làm lãng phí nhiều thời gian ở nơi làm việc hơn bất cứ điều gì khác. Do đó, chỉ cần cắt giảm các cuộc họp là có thể thúc đẩy năng suất làm việc một cách đáng kể.
Giảm phiền nhiễu
Phương tiện truyền thông xã hội có thể tác động lớn đến năng suất nhưng sẽ không thực tế nếu có chính sách không sử dụng điện thoại. Hãy cố gắng giữ cho nhân viên tập trung nhưng vẫn cho phép họ có không gian để thở.
Khuyến khích nhân viên hạn chế sử dụng điện thoại riêng và có thể kiểm tra khi nghỉ giải lao. Điều này sẽ đảm bảo rằng thời gian ở bàn làm việc của họ hiệu quả hơn.
Cải thiện không gian làm việc
Môi trường quá nóng hoặc quá lạnh sẽ làm mất tập trung, vì nhân viên sẽ dành nhiều thời gian hơn để đi lại lấy áo khoác hoặc xài thêm quạt. Đảm bảo hệ thống điều hòa hoạt động phù hợp với thời tiết.
Cung cấp hỗ trợ và đặt mục tiêu thực tế
Một vấn đề phổ biến đối với các nhà quản lý là không có ý thức rõ ràng và mạnh mẽ về việc liệu nhân viên của họ có hiệu suất cao hay không.
Nhân viên của bạn có cần động lực để luôn đi đúng hướng không? Giúp họ bằng cách đưa ra các mục tiêu có thể đạt được. Cung cấp định hướng rõ ràng cho người giám sát và nhân viên để giúp làm rõ những mong đợi. Điều này sẽ giúp tăng năng suất của họ, vì họ sẽ có sự tập trung và mục tiêu rõ ràng.
Nghe có vẻ đơn giản nhưng để hiểu rõ năng suất là gì thì có rất nhiều khía cạnh liên quan, hi vọng bạn đã nắm được những ý chính đó thông qua bài viết này.
Trâm Nguyễn
