Bên cạnh kỹ năng chuyên môn và năng lực nghiệp vụ, kỹ năng mềm là yếu tố quan trọng mà những người mong muốn trở thành những chuyên gia quản lý cần phải quan tâm. Kỹ năng mềm là những đặc điểm tính cách, thái độ, thói quen và hành vi mà bạn thể hiện khi làm việc với những người khác. Những kỹ năng này rất quan trọng vì chúng sẽ giúp bạn xây dựng những mối quan hệ và thu được những thành quả từ điều đó. Hôm nay, CareerLink.vn giới thiệu với bạn những kỹ năng mềm quan trọng nhất mà nhà quản lý cần phải nắm vững.
1.Đáng tin cậy
Việc được tin cậy vô cùng quan trọng. Khi là nhân viên, bạn có được cấp trên tin tưởng rằng bạn sẽ đến nơi bạn cần đến, làm những gì bạn cần làm, thực hiện những gì bạn đã hứa không? Nếu cấp trên tin tưởng vào bạn, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến.
Khi bạn trở thành quản lý, mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp và cấp dưới của bạn cũng cần dựa trên sự tin cậy. Điều này sẽ giúp xây dựng niềm tin ở đôi bên, để đồng nghiệp và cấp dưới để hỗ trợ thêm khi bạn cần họ. Bạn cũng cần xây dựng niềm tin khi làm đúng theo những gì bạn đã nói, khi đó nhân viên cấp dưới sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc theo sự chỉ đạo của cấp trên. Điều này giúp bạn xây dựng một vị trí, vai trò gương mẫu và là nguồn động lực cho tập thể của mình.
2.Kỹ năng lắng nghe tích cực
Những nhà quản lý cần phải có khả năng hiểu rõ và suy xét những đề xuất của người dưới quyền. Kỹ năng lắng nghe tích cực giúp nhà quản lý hiểu rõ đâu là những vấn đề thực sự, ý định và kết quả của nhân viên của mình. Kỹ năng này cũng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa người dưới quyền và người lãnh đạo. Kỹ năng lắng nghe tích cực cũng quan trọng đối với người quản lý vì điều này giúp tránh những xung đột và giúp đối nhân xử thế với người khác một cách thích hợp.
3.Làm việc trung thực
Hãy trình bày bản chất vốn có của sự việc và không nên tạo vỏ bọc giả dối. Đừng chỉ nói những gì bạn nghĩ rằng cấp trên của bạn muốn nghe. Bất kỳ ai cũng tôn trọng những người trung thực, dù đó là với những người có địa vị trên hay dưới mình. Nếu bạn đã được thuê để làm một công việc, bạn có tập trung làm việc của mình không hay chỉ ngồi chơi và xem những người khác làm việc? Bạn có phải là người làm việc chăm chỉ nhất không? Nếu không, bạn nên thay đổi.
4.Kỹ năng đánh giá mang tính xây dựng
Nhân viên thường phạm sai lầm. Nhưng họ cũng là những người sản xuất ra một sản lượng hàng hóa lớn. Nhà quản lý cần phải đưa ra ý kiến phản hồi trong những tình huống tương tự kể trên. Một khi nhân viên phạm sai lầm, bạn cần truyền đạt lại những lời phê bình một cách tích cực hoặc có tính xây dựng. Đây là một cơ hội cho nhân viên học hỏi và phát triển chứ không phải là lúc nhà quản lý chế giễu và làm nản lòng nhân viên. Nếu nhân viên của mình thực hiện tốt, bạn cần đánh giá cao và ghi nhận những nỗ lực của họ và đưa ra những lời khuyên kịp thời để giúp họ mở mang sự hiểu biết nhiều hơn.
5.Kỹ năng giao tiếp
Bạn giao tiếp với ông chủ, đồng nghiệp, cấp dưới của mình tốt như thế nào? Bạn có khả năng giao tiếp bằng văn bản có tốt như giao tiếp bằng lời nói không? Nếu bạn có bất kỳ điểm yếu nào trong mỗi trường hợp này, bạn cần phải làm việc để cải thiện hoặc loại bỏ nhược điểm đó. Những nhà quản lý là người kiểu mẫu cho nhân viên noi theo. Bạn không chỉ là một phần của nhóm, mà bạn còn cần hiểu rằng làm thế nào để phù hợp trong tổ chức lớn hơn và làm việc thế nào để tăng cường những mối quan hệ này. Bạn phải duy trì cách cư xử tốt đẹp trong tất cả mối quan hệ của mình. Dù bạn sử dụng điện thoại, e-mail hoặc nói chuyện trực tiếp, bạn cũng nên tỏ ra lịch sự và hiểu biết. Mục tiêu của bạn là làm cho nhân viên và đồng nghiệp của mình cảm thấy thoải mái khi ở xung quanh bạn và tin tưởng vào bạn. Việc đối xử ngược đãi đối với người lao động có thể dẫn đến hiệu suất làm việc kém, thường xuyên ngắt quãng và năng suất thấp.
6.Kỹ năng quản lý thời gian
Một nguồn tài nguyên mà nhà quản lý nào cũng không bao giờ có đủ chính là thời gian. Để trở thành nhà quản lý thành công, điều tối quan trọng là bạn cần phát triển, và liên tục cải thiện những kỹ năng của mình, trong đó có kỹ năng quản lý thời gian. Thêm vào đó là làm việc có ưu tiên và biện pháp ủy quyền, những điều này sẽ làm giảm số việc bạn phải làm, ngoài ra bạn phải có khả năng tăng cường tối đa những việc bạn cần phải làm trong thời gian mà mình có.
7.Kỹ năng thiết lập mục tiêu
Trong số những kỹ năng mềm dành cho nhà quản lý, kỹ năng thiết lập mục tiêu cũng được xem như một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Những nhà quản lý tốt có thể ra quyết định thực thi những việc cần phải làm và thiết lập mục tiêu để đạt được điều đó. Đừng để một ngày trôi qua mà không thực hiện điều gì mà bạn có thể làm. Bạn cần đặt ra sự ưu tiên. Bạn phải tìm ra những gì cần phải làm và đặt mục tiêu cụ thể cho bản thân và cho nhóm của mình. Khi nhà quản lý thiết lập một mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy có thêm động lực để hoàn thành nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu đã được đề ra.
8.Trí tuệ cảm xúc
Là người lãnh đạo, bạn sẽ cần phải thấu hiểu cảm xúc của người dưới quyền của mình. Một số người thích làm việc độc lập và họ có khả năng bắt nhịp công việc rất nhanh. Trong khi đó, một số khác lại làm việc tốt hơn nếu họ được tận tình hướng dẫn. Sự phân công vai trò và trách nhiệm mà không hiểu rõ tính cách của người dưới quyền sẽ làm bạn chậm tiến trình để đạt được mục tiêu được giao. Là nhà lãnh đạo, bạn đang ở tại một vị trí lý tưởng có thừa kinh nghiệm và nguồn lực để có thể giúp nhân viên của mình học những kỹ năng và năng lực mới, và vì vậy có thể cải thiện hiệu suất làm việc.
9.Tính linh hoạt
Mỗi ngày chúng ta đều phải đối mặt với nhiều thay đổi. Luật pháp và những quy định luôn thay đổi. Những đối thủ cạnh tranh luôn phát hành sản phẩm mới. Thiên tai luôn xảy ra trên thế giới. Những nhà quản lý tốt phải có sự linh hoạt để đối phó với sự thay đổi liên tục. Những nhà quản lý tốt mong đợi sự thay đổi và lên kế hoạch cho điều đó. Kết quả là, những nhà quản lý này có sự chuẩn bị tốt hơn cho những thay đổi không mong đợi. Tính linh hoạt cho phép những nhà quản lý này phản ứng nhanh hơn và giảm thiểu những biến cố đổ vỡ có thể đến bất ngờ.
10.Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả
Nhiều nhà quản lý được đánh giá cao bởi khả năng chỉ ra những gì cần phải làm và thúc đẩy hoàn thành những việc này. Cho dù đó là một sự thay đổi trong định hướng chiến lược hay huấn luyện công việc thực thi nhiệm vụ, một nhà quản lý giỏi phải có khả năng không chỉ đảm nhận nhiệm vụ công việc, mà còn thực hiện với một thái độ tích cực, và học hỏi được từ việc đó.
11.Thường xuyên tự phê bình
Mọi người đều có những điểm yếu. Để trở thành một người quản lý tốt, bạn nên có khả năng đánh giá bản thân. Điều này có nghĩa là bạn cần nhận thức được điểm yếu của chính mình. Bạn cần phải loại bỏ những điểm yếu của bản thân gây cản trở sự tiến bộ của cả nhóm. Điều quan trọng là phải biết những giới hạn của mình và tìm cách để làm việc thật tốt hoặc cải thiện công việc.
Kỹ năng chuyên môn có thể là những gì bạn đã biết và rèn luyện, nhưng điều đó vẫn chưa đủ. Để trở thành một nhà quản lý thành công, bạn cần phải thông thạo những kỹ năng mềm dành cho nhà quản lý. Đôi khi, những kỹ năng mềm sẽ giúp bạn phát triển kinh nghiệm suốt đời; mặt khác dù bạn có tài năng thiên bẩm nhưng bạn vẫn phải trau dồi những kỹ năng này thường xuyên để cải thiện những cơ hội dẫn đến thành công ở vị trí một nhà quản lý.
Thu Hiền (tổng hợp)
