1. Thu hồi nợ là gì và ý nghĩa của việc thu hồi nợ?
– Thu hồi nợ là việc mà chủ nợ yêu cầu khách hàng của mình thanh toán các khoản tiền, tài sản khác đến hạn hoặc đã quá hạn theo hợp đồng đã thỏa thuận.
– Ý nghĩa của việc thu hồi công nợ
Nhằm để đảm bảo sự lành mạnh và an toàn về tài chính của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra, giúp vận hành bộ máy hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh.
2. Các hình thức thu hồi nợ
Hiện nay, đã có nhiều hình thức thu hồi nợ khác nhau. Nhưng ở mỗi hình thức lại có những ưu và nhược điểm khác nhau. Vì thế, bạn cần có sự hiểu biết và vận dụng các cách thức thu hồi nợ một cách hợp lý để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Các hình thức thu hồi nợ
Hiện nay, có hai hình thức phổ biến đó là: bằng pháp lý và qua thương lượng.
a) Thu hồi nợ bằng pháp lý
Đây là hình thức thu hồi các khoản nợ bằng việc thực hiện theo các quy định của pháp luật, căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng/thỏa thuận đã ký kết giữa các bên để buộc khách nợ thực hiện nghĩa vụ trả nợ.
Cách thu hồi công nợ bằng phương pháp pháp lý bao gồm: Khởi kiện hoặc Tố giác thông qua thủ tục tố tụng tại Tòa án hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng để buộc khách nợ phải thực hiện nghĩa vụ trả nợ.
b) Thu hồi nợ qua thương lượng
Là hình thức thu hồi các khoản nợ bằng kỹ năng thông qua việc tác động tới khách hàng nợ về mặt tâm lý, tình cảm. Nhưng đồng thời vẫn đảm bảo được mối quan hệ tốt đẹp đối với khách hàng.
Các giai đoạn thu hồi nợ qua thương lượng gồm:
- Chuẩn bị đàm phán
Giai đoạn này gồm có: nghiên cứu hồ sơ, đánh giá hồ sơ, tìm hiểu về khách nợ, đặt ra các mục tiêu và các quy trình đàm phán.
- Tiếp xúc với khách nợ
Bao gồm: gọi điện thoại, email, đặt lịch hẹn làm việc trực tiếp với khách nợ.
Hầu hết các trường hợp trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với khách nợ thường kéo dài. Vì thế, mỗi quá trình thương lượng với khách nợ đều rất quan trọng.
11 bí quyết thu hồi nợ cho doanh nghiệp
Sau đây là 11 bí quyết thu hồi nợ, để nhằm đảm bảo dòng tiền của công ty doanh nghiệp không bị tắc nghẽn
1. Soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng
Nhằm để hạn chế những vấn đề phát sinh: yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, quy định về việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu khi thanh toán chậm.
2. Thể hiện ngày cụ thể trong hoá đơn của bạn
Ví dụ như cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/5”.
3. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp của bạn
Cần xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng. Cũng như quy định rõ thời gian và cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần ý thức được rõ tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
4. Email hoá đơn cho khách hàng
Bạn nên email hóa đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện. Mục đích để rút ngắn được quá trình thu hồi.
5. Điện thoại và gặp trực tiếp
Khi một khách hàng để email không phản hồi quá lâu thì bạn hãy nhấc điện thoại lên và hẹn trực tiếp với khách hàng để trao đổi.
Trước khi gọi cho khách hàng, bạn nên xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Nên để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn gọi đang trao đổi.
6. Trình bày mục đích của cuộc gọi
Phải chắc chắn rằng, bạn đang nói chuyện với người có khả năng quyết định chi trả. Nếu bạn không thể gặp trực tiếp được với người đó, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.
7. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp
Đây là một giao dịch kinh doanh, khách hàng nợ bạn tiền, đừng la hét hay đe doạ.
8. Đòi hỏi cam kết chính xác
Bạn nên yêu cầu thời gian một cách chính xác. Không nên để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi một cách qua loa “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Tiếp sau đó, hãy lập lại các cam kết để xác nhận và tránh nguy cơ hiểu nhầm.
9. Luôn luôn lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch
Lưu trữ giao dịch của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,… Bạn có thể cần đến những thứ này cho việc tranh tụng sau này.
10. Luôn luôn theo dõi khi khách hàng từ chối tôn trọng cam kết chi trả
Hãy yêu cầu rõ ràng với khách hàng là bạn muốn được thông báo nếu khách hàng không thể chi trả đúng thời hạn và cần xác định rõ ràng ngày bạn có thể nhận được thanh toán.
11. Nên thuê một tổ chức chuyên thu nợ
Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản này bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra để làm việc với khách hàng này.
