Trên lý thuyết, hybrid working là một lựa chọn hoàn hảo hứa hẹn một môi trường làm việc linh hoạt, tiện lợi và tự do hơn cho nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tổ chức đang nhận ra rằng đây có thể là lựa chọn tồi tệ nhất so với làm việc từ xa hay tại văn phòng.
Nguyên nhân phần lớn đến từ số lượng và sự kém hiệu quả của các cuộc họp hybrid.
J.O. Gownder, phó chủ tịch kiêm nhà phân tích chính tại Forrester Research, đồng thời là tác giả của báo cáo mới nhất “Master Hybrid Meetings With These Five Steps”, cho biết: “Nhân viên bị choáng ngợp với các cuộc họp nối tiếp nhau, kém hiệu quả và quá nhiều cuộc họp bị hủy bỏ.” Ông nói thêm: “Các cuộc họp hybrid hiện nay không hiệu quả với cả người tham gia trực tiếp lẫn người tham gia từ xa, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến kinh doanh.”
Dữ liệu của Harvard Business Review từ năm ngoái được Gownder trích dẫn cho thấy 92% nhân viên coi các cuộc họp là tốn kém và không hiệu quả vì 70% trong số đó khiến họ không thể làm việc hiệu quả.
Chuyện này không xảy ra trước đại dịch Covid-19. Gownder cho biết thêm: “Tần suất các cuộc họp tăng 13% trong suốt năm đầu tiên của đại dịch. Các nhà lãnh đạo thì nói rằng các cuộc họp đó rất hấp dẫn và không bao giờ được ‘đánh úp’.” Tác giả còn khẳng định: “Nếu không thực hiện các bước khắc phục cần thiết, các cuộc họp có nguy cơ trở thành ma cà rồng làm giảm năng suất.”
Hybrid meeting là gì?
Hybrid meeting là cuộc họp trong đó một số người tham dự ở cùng trong văn phòng và những người còn lại tham gia từ xa.
Có một khái niệm đi kèm với hybrid meeting là hybrid moderator. Đó là người được giao nhiệm vụ đảm bảo tất cả những cuộc họp hybrid đều có được sự bình đẳng giữa những người tham gia trực tiếp và online.
Hybrid meeting khiến mọi người trễ deadlines
Sam Liang, CEO và co-founder của Otter.ai nói rằng: “Công nghệ và mô hình làm việc từ xa đã giúp người lao động lên lịch các cuộc họp nối tiếp và mời mọi người tham gia dễ dàng hơn mà không cần đến quy trình hậu cần phức tạp. Điều này đã dẫn đến sự gia tăng quá mức của các cuộc họp.”
Nghiên cứu gần đây của Otter.ai ước tính rằng trung bình người lao động dành ⅓ thời gian làm việc cho các cuộc họp, trong đó có đến 31% được coi là không cần thiết.
Kết quả này cũng trùng khớp với Chỉ số toàn cầu về việc làm của nền tảng quản lý công việc Asana được xuất bản vào đầu tháng 3 năm nay. Theo đó, những cuộc họp không cần thiết đã tiêu tốn gần 4 giờ/tuần của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đáng buồn hơn nữa là nhà điều hành có nguy cơ trễ deadlines cao hơn 30% so với nhân viên bình thường vì họ có quá nhiều cuộc gọi video và phải họp hành liên miên.
Tình trạng hybrid working bắt đầu từ 3 năm trước có thể giải thích cho điều này. Khi đó, doanh nghiệp lo lắng liệu mọi người sẽ giao tiếp và kết nối với nhau bằng cách nào khi chuyển sang làm việc từ xa hoặc hybrid, dẫn đến các cuộc họp và ứng dụng hỗ trợ chúng gia tăng chóng mặt.
Nghiên cứu của công ty này chỉ ra số lượng ứng dụng trung bình một công ty sử dụng cho nhân viên và cho cấp giám đốc là 10.
Joshua Zerkel, người đứng đầu bộ phận tương tác toàn cầu tại Asana cho biết: “Nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong việc thích nghi và cải tiến suốt nhiều năm qua. Hậu quả là chúng ta có những nhân viên bị quá tải và không có thời gian để thực hiện công việc của họ. Các doanh nghiệp dường như đang trì trệ khi nói đến cách các nhóm đang làm việc. Và cách tổ chức các cuộc họp bừa bãi là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến điều này.”
Thực tế, một số công ty đã đưa ra những hành động đối phó. Mới đây, Shopify đã loại bỏ 322.000 giờ họp khỏi lịch của nhân viên và triển khai một chính sáng mới mang tên “Thứ Tư không họp hành”.
Giải pháp cho Hybrid meeting: Trao quyền cho nhân viên
Một ví dụ điển hình khác về hạnh động thực tiễn của các công ty đối với vấn đề này được Asana đưa ra. Tổ chức tư vấn của công ty này, The Work Innovation Lab, đã tiến hành một thử nghiệm nội bộ có tên là “cuộc họp ngày tận thế” vào năm ngoái. Ý tưởng của thử nghiệm này cho phép người tham gia định hình lại các cuộc họp, kể cả việc rút ngắn các cuộc họp kéo dài lại thành các cuộc họp 15 phút.
Sau khi được xoá bớt các lịch họp, nhân viên của Asana được yêu cầu suy nghĩ về lịch làm việc của họ sau khi không còn các cuộc họp không cần thiết trong vòng 48 giờ. Sau đó, họ có thể thêm các cuộc họp trở lại vào lịch của mình, nhưng chỉ giới hạn ở các cuộc họp mà họ cho là quan trọng.
Thử nghiệm này đã giúp lịch làm việc của nhân viên bớt lộn xộn và không còn tình trạng nhan nhản các cuộc họp.
Joshua Zerkel cho biết họ nhận thấy 48% các cuộc họp không có giá trị cao và sau khi loại bỏ chúng, họ đã tiết kiệm được tổng cộng 265 giờ mỗi tháng.
Anh nói thêm rằng các cuộc họp là “một môn thể thao đồng đội”. Do đó, việc cho phép và thu hút các thành viên trong nhóm cùng tham gia cải thiện văn hoá họp là cần thiết. Lời khuyên của anh là hãy hỏi nhân viên về sáng kiến của họ cho sự cải tiến, trao quyền cho họ trong các thử nghiệm tương tự và tôn vinh nỗ lực của họ.
CEO của Otter.ai, Sam Liang cũng đưa ra lời khuyên tương tự: “Việc giảm bớt các cuộc họp rất đơn giản: Chúng ta phải trao quyền cho nhân viên để họ đánh giá những cuộc họp xem đâu là cuộc họp quan trọng và cho phép họ chọn không tham gia những cuộc họp không quan trọng.”
Dù là hybrid meeting hay các cuộc họp offline/online, việc quyết định mức độ cần thiết và quan trọng là điều nên được ưu tiên để đảm bảo không ai cảm thấy thời gian bị lãng phí.
(Theo Worklife)
