EN |
VN
Doanh nghiệp thường làm gì để giúp nhân viên mau chóng thích ứng với công việc và văn hóa doanh nghiệp? Trong bài dưới đây, Masterskills sẽ chia sẻ đến bạn một phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong việc hỗ trợ quá trình onboard của nhân viên mới trở nên hiệu quả hơn bằng việc “ghép đôi” với một buddy hay còn được biết đến với tên gọi “buddy system”. Vậy buddy system là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé.
Buddy system là gì?
Buddy system được hiểu một cách đơn giản là việc nhân viên mới được làm việc cùng với một buddy – nhân viên hiện tại của công ty (thông thường họ có một số những điểm tương đồng về độ tuổi, trách nhiệm trong công việc). Buddy sẽ người hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc trong thời gian đầu.
Buddy cũng có thể chia sẻ những kiến thức, mẹo, công cụ từ những trải nghiệm thực tế của mình cho nhân viên mới để họ có thể làm quen với công việc nhanh hơn.
Bên cạnh đó, hình thức buddy system tại nơi làm việc tạo cơ hội cho nhân viên mới đưa ra những phản hồi chân thật về quá trình làm quen với công việc mới.
Một buddy phải làm những gì?
Một buddy cần đáp ứng những yêu cầu gì? Theo đó, một buddy cần có kỹ năng và kiến thức trong các công việc cụ thể như:
- Chia sẻ, giải thích những nhiệm vụ khác nhau cho nhân viên mới.
- Giải thích về cách sử dụng các công cụ văn phòng, sắp xếp việc đi lại, v.v.
- Chia sẻ về văn hóa doanh nghiệp, hướng dẫn công việc liên quan, v.v.
- Cung cấp các insight về cách công việc được thực hiện trong tổ chức.
- Khuyến khích nhân viên mới tham gia các hoạt động tại công sở như: ăn cơm chung, cafe chung, v.v.
Bên cạnh đó, khi lựa chọn một buddy cho nhân viên mới, doanh nghiệp nên cân nhắc về một số đặc điểm họ với nhân viên mới. Một buddy tốt nên có các đặc điểm như:
- Sẵn sàng trở thành bạn đồng hành hoặc mentor của một người khác.
- Có performance tốt trong quá khứ.
- Có thời gian để kết nối với nhân viên mới.
- Có kiến thức và kỹ năng để chia sẻ với nhân viên mới về công việc.
- Là một người bạn đồng trang lứa với nhân viên mới.
- Kỹ năng giao tiếp và kết nối mạnh mẽ.
- Hòa đồng với các đồng nghiệp.
Ưu điểm của buddy system
Buddy system là một hình thức được áp dụng hết sức phổ biến trong các công ty. Vậy ưu điểm của buddy system là gì? Cùng Masterskills tìm hiểu ngay trong phần dưới đây nhé.
Quá trình onboarding thuận lợi
Buddy giống như một người bạn thân của nhân viên mới, họ sẽ giúp cho quá trình onboarding của nhân viên mới trở nên thuận lợi hơn hết. Khi làm việc cùng với một người bạn thân sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái, và dễ kết nối hơn. Bên cạnh đó, buddy có thể giúp họ giống như một mentor trong việc làm quen với công việc, môi trường làm việc.
Tăng khả năng làm việc nhóm
Khi làm việc với các buddy, nhân viên mới có thể dễ dàng chia sẻ các quan điểm và ý kiến của mình. Rào cản giao tiếp có thể được phá bỏ. Điều này giúp cho quá trình làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn.
Giảm sự lo lắng cho nhân viên mới
Buddy là người đưa cho bạn những phản hồi chân thực và mang tính xây dựng về quá trình làm việc của họ. Thông qua đó, họ có thể biết mình đang làm tốt hay không và cần cải thiện ở những điểm nào.
Buddy có thể đưa cho bạn những lời khuyên hữu ích để bạn thích nghi với công việc và môi trường mới nhanh hơn.
Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên
Bạn biết đấy, để tuyển dụng được một nhân viên phù hợp tốn rất nhiều thời gian và chi phí. Hơn nữa, việc nhân viên rời bỏ doanh nghiệp có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức. Do đó, doanh nghiệp luôn tìm kiếm các biện pháp để duy trì nhân viên. Trong đó, việc áp dụng hình thức buddy system cho nhân viên mới được xem là một cách làm hiệu quả.
Điều này vừa giúp nhân viên cũ cảm thấy mình như một phần quan trọng của doanh nghiệp vừa giúp nhân viên mới làm quen và gắn kết với tổ chức nhanh hơn.
Một số nhược điểm cần chú ý
Mặc dù mang lại nhiều điểm tích cực cho doanh nghiệp, tuy nhiên buddy system cũng có những hạn chế nhất định.
Chẳng hạn như, một nhân viên mới có thể trở nên bị động và dựa dẫm khi làm việc với một buddy. Khi đó, dường như buddy đang làm nhiệm vụ của cả hai người, qua đó có thể phát sinh ra các mâu thuẫn khiến cho hiệu quả công việc giảm sút.
Bên cạnh đó, không phải lúc nào buddy và nhân viên mới cũng có phong cách làm việc giống nhau. Điều này có thể gây ra sự bất đồng trong trình làm việc và gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của cả hai.
Thêm nữa, hiểu biết và nhận thức của nhân viên mới về công việc và doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng khá nhiều từ buddy. Trong trường hợp, buddy không training một cách cẩn thận có thể gây ảnh hưởng xấu đến quá trình làm việc của nhân viên mới.
Triển khai buddy system hiệu quả
Dưới đây là một vài gợi ý giúp doanh nghiệp triển khai hình thức buddy system hiệu quả.
Chọn người làm buddy
Tìm buddy phù hợp cho nhân viên mới là một trong những điều vô cùng quan trọng khi triển khai hình thức này.
Bạn hãy lựa chọn các nhân viên có kinh nghiệm, dễ gần và sẵn sàng dành thời gian, công sức để hướng dẫn nhân viên mới thích nghi với công việc mới nhanh hơn. Đừng quên so sánh sự tương đồng giữa họ với nhân viên mới nhé.
Training cho buddy
Hãy đảm bảo rằng buddy có đủ kiến thức và kỹ năng để cố vấn, giao tiếp và đưa ra phản hồi hiệu quả đến nhân viên mới.
“Ghép đôi” phù hợp
Dựa trên sự tương quan về trách nhiệm công việc, tuổi tác, sở thích và tính cách để ghép nhân viên mới với một buddy phù hợp.
Đưa ra mục tiêu cụ thể
Thiết lập các mục tiêu rõ ràng của việc áp dụng buddy system trong tiến trình onboarding của nhân viên mới, đó có thể là cải thiện hiệu quả công việc, nâng cao tinh thần làm việc nhóm, v.v. Việc xác định cụ thể mục tiêu cần đạt giúp bạn xác định cách thực hiện phù hợp.
Khuyến khích giao tiếp, hỗ trợ thường xuyên
Điều này sẽ tạo một môi trường hỗ trợ toàn diện, giúp nhân viên làm quen với môi trường mới nhanh hơn. Bên cạnh đó, nhân viên mới cũng sẽ trở nên cởi mở hơn trong việc trao đổi hoặc nhờ sự trợ giúp từ buddy hay các đồng nghiệp xung quanh.
Kiểm tra, đánh giá, cải thiện
Việc đo lường tác động của buddy system đến hiệu quả tiến trình onboarding, năng suất làm việc và tỷ lệ giữ chân, v.v sẽ giúp doanh nghiệp xác định những điểm tốt và chưa tốt của hình thức này. Qua đó, tìm hướng khắc phục hiệu quả điểm yếu.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ về phương pháp buddy system mà Masterskills muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích và giúp bạn làm rõ khái niệm “buddy system là gì?”.
Nếu bạn là một nhân viên mới, bạn có muốn có một buddy đồng hành cùng mình không? Hãy để lại ý kiến của mình trong phần bình luận để Masterskills và mọi người cùng biết nhé.
